В 2026 году вопрос оформления бумажной трудовой книжки остаётся актуальным, однако правила её ведения существенно смягчились. Ниже подробно рассматриваем, в каких случаях бумажный документ ещё возможен, какие ограничения действуют и как правильно перейти на электронный формат.
Краткая правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66 и 66.1) трудовые книжки могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде. С 2021 года выдача бумажной книжки при первом трудоустройстве не осуществляется, но работник, который уже имеет такой документ, может продолжать им пользоваться.
Что изменилось в 2026 году?
- Бумажная трудовая книжка не обязана вестись для новых сотрудников.
- Обязательность её ведения сохраняется только в двух случаях:
- Работник сам выбрал бумажный формат.
- Документ был оформлен до 2021 года и не заменён на электронный.
- Переход на электронный вариант возможен в любой момент по заявлению сотрудника.
Когда бумажную книжку можно оформить?
Согласно информации от РИА Новости и ГАРАНТ.РУ , бумажную трудовую книжку можно оформить только в следующих ситуациях:
- Сотрудник уже владет бумажным документом, полученным до 31 декабря 2020 года.
- Работник сам запросил переход на бумажный формат в течение текущего года.
- Работодатель согласен вести документ в бумажном виде (например, в небольших организациях, где требуется физический архив).
Когда её нельзя оформлять?
С 2021 года первичное оформление бумажной трудовой книжки запрещено. Это подтверждают официальные разъяснения Минтруда и КонсультантПлюс:
- Если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат, вернуться к бумажному нельзя.
- Для новых работников (с 01 января 2021 г.) выдача бумажного документа не производится.
- После 2026 года обязательность ведения бумажной версии полностью отменяется, кроме случаев, когда работник явно выбирает её.
Переход на электронную форму
Электронные трудовые книжки (ЭТК) сейчас ведутся всеми работодателями, даже если сотрудник ранее использовал бумажный вариант. По словам эксперта НИФИ Минфина Ольги Дайнеко (интервью «Газета.ру», 2026‑01‑20), переход происходит по заявлению работника, после чего все сведения заносятся в электронный реестр, хранящийся в Социальном фонде.
Ключевые особенности перехода:
- Заявление о переходе подаётся в письменном или электронном виде.
- Работодатель в течение 10 рабочих дней вносит данные в ЭТК.
- Бумажный документ не уничтожается, но перестаёт обновляться.
- После полного перехода в электронный реестр бумажная книжка считается недействительной для официальных целей.
Что делать, если уже есть бумажная книжка?
Если у сотрудника уже есть бумажный документ, полученный до 2021 года, он может:
- Продолжать вести её, пока не решит перейти на электронный формат.
- Подать заявление о переходе и получить электронную копию всех записей.
- Оставить документ в архиве, но использовать электронный реестр для новых записей.
Важно помнить, что работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ).
- Если у сотрудника уже есть такой документ.
- Если работник самостоятельно запросил её оформление.
- Если работодатель согласен вести документ в бумажном виде.
Для большинства новых работников бумажная форма уже не предусмотрена, а переход на электронный формат считается стандартным процессом. Поэтому перед тем, как оформить бумажную книжку, необходимо убедиться, что все правовые условия выполнены и что такой способ ведения документа действительно необходим.
Если у вас остались сомнения, рекомендуется обратиться в Минтруд или к юридическому консультанту, чтобы уточнить текущие требования и правильно оформить нужный документ.