Вопрос оплаты выдачи (или восстановления) трудовой книжки часто возникает у сотрудников и работодателей․ Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические ситуации и рекомендации, которые помогут определить, кто несёт финансовую ответственность в каждом конкретном случае․
Что такое трудовая книжка и какие её виды существуют?
Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 66) и Федеральным законом от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» трудовые книжки могут быть:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант на бумажном носителе․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись в единой информационной системе Социального фонда России (ранее Пенсионного фонда)․
С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех newly hired сотрудников, однако бумажный вариант сохраняется, если работник не подал заявление об отказе от него․
Нормативная база, регулирующая оплату
Основные положения, определяющие, кто оплачивает изготовление, выдачу или восстановление трудовой книжки:
- Статья 65 ТК РФ – работодатель обязан обеспечить ведение трудовой книжки (в бумажном или электронном виде) и внесение в неё записей о работе․
- Статья 66 ТК РФ – работник имеет право получить трудовую книжку (или её копию) при увольнении, а также при необходимости восстановления документа․
- Постановление Правительства РФ от № 225 (с изменениями) – устанавливает порядок выдачи, хранения и восстановления трудовых книжек, а также размеры государственной пошлины за выдачу дубликата․
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» – регламентирует вопросы ведения, хранения и предоставления трудовых книжек․
Из указанных норм следует, что работодатель несёт расходы на первичное оформление и ведение трудовой книжки, тогда как работник может нести расходы только в случаях, связанных с утратой, повреждением или запросом дубликата по своей инициативе (за исключением случаев, когда утрата произошла по вине работодателя)․
Кто платит в типичных ситуациях?
При приёме на работу (первичная трудовая книжка)
Работодатель обязан за свой счёт оформить первую трудовую книжку (бумажную или электронную) и внести запись о приёме․ Сотрудник не платит ничего․
При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку
Перевод в электронный формат осуществляется работодателем бесплатно для сотрудника․ Расходы на подключение к системе Социального фонда и ведение ЭТК несут работодатель․
При утрате или повреждении трудовой книжки по вине работника
Если работник потерял книжку или повредил её по своей неосторожности, он обязан возместить стоимость выдачи дубликата․ Размер государственной пошлины за выдачу дубликата бумажной трудовой книжки установлен Постановлением Правительства РФ № 225 и составляет (на 2026 год) около 200 рублей․ За выдачу дубликата ЭТК пошлина не взимается, но возможны административные издержки (например, оплата услуг кадрового агентства), которые также ложатся на работника․
При утрате или повреждении трудовой книжки по вине работодателя
Если книжка была утеряна или испорчена из‑за действий (или бездействия) работодателя (например, при хранении в архиве, при переводе в электронный вид и т․п․), восстановление производится за счёт работодателя․ Сотрудник не платит․
При запросе копии трудовой книжки (не дубликата) для личных нужд
Копия трудовой книжки выдаётся работником по его требованию․ Работодатель предоставляет её бесплатно, так как копия не является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж․
При оформлении трудовой книжки при совместительстве или внешнем совмещении
Каждый работодатель ведёт свою трудовую книжку (или запись в ЭТК) за свой счёт․ Сотрудник не оплачивает ведение нескольких книжек․
Практические рекомендации для работодателей
- Ведите чёткий учёт всех выданных трудовых книжек и их дубликатов; фиксируйте причины выдачи (первичная, восстановление, перевод в ЭТК)․
- Информируйте сотрудников о порядке восстановления трудовой книжки и о том, кто несёт расходы в каждой ситуации (лучше – в локальном нормативном акте или в трудовом договоре)․
- При переходе на ЭТК обеспечьте бесплатное подключение сотрудников к системе Социального фонда и предоставьте необходимые инструкции․
- Храните бумажные книжки в условиях, исключающих порчу и утрату (огнестойкие шкафы, ограниченный доступ)․
- При утрате по своей вине немедленно организуйте выдачу дубликата и уведомите сотрудника о необходимости оплаты государственной пошлины (если требуется)․
Практические рекомендации для сотрудников
- Сохраняйте трудовую книжку в безопасном месте; при переходе на электронный вариант храните подтверждение о согласии на ведение ЭТК․
- При утере или повреждении книжки немедленно сообщайте работодателю; уточните, виновата ли сторона в утрате․
- Если требуется дубликат по вашей инициативе, подготовьтесь к оплате государственной пошлины (чек об оплате сохраняйте для бухгалтерии)․
- При получении копии трудовой книжки проверяйте её соответствие оригиналу; при расхождениях требуйте исправления․
- При переходе на новую работу убедитесь, что предыдущий работодатель передал вам трудовую книжку (или электронную выписку) в течение трёх рабочих дней после увольнения (ст․ 84․1 ТК РФ)․
Оплата за новую (или восстановленную) трудовую книжку зависит от причины её выдачи:
- Первичная выдача, ведение и переход на электронный формат – за счёт работодателя․
- Восстановление из‑за утраты или повреждения по вине работника – за счёт работника (государственная пошлина за дубликат бумажной книжки)․
- Восстановление из‑за утраты или повреждения по вине работодателя – за счёт работодателя․
- Выдача копии трудовой книжки для личных нужд – бесплатно, за счёт работодателя․
Соблюдение этих правил не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства, но и способствует поддержанию доверительных отношений между работником и работодателем․
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ․