Вопрос правильного хранения кадровых документов остается одним из самых важных для любого работодателя. В 2026 году, с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и изменения законодательства, многие специалисты задаются вопросом: где именно должны храниться бумажные трудовые книжки? Можно ли поместить их в папку с личным делом сотрудника или для этого требуется отдельный сейф? Разберем все нюансы, опираясь на действующие нормы и практику.
Можно ли хранить трудовую книжку в личном деле?
Ответ на этот вопрос требует разделения понятий «текущее хранение» и «архивное хранение», а также учета статуса трудовой книжки (бумажная или электронная).
Согласно сложившейся практике и требованиям по защите персональных данных, оригинал бумажной трудовой книжки работающего сотрудника не рекомендуется постоянно хранить в составе личного дела, которое может перемещаться между столами специалистов или выдаваться работнику для ознакомления. Трудовая книжка, это документ строгой отчетности.
Однако, существуют нюансы:
- Во время работы: Трудовая книжка должна храниться у работодателя как бланк строгой отчетности, обычно в сейфе или металлическом шкафу, под ответственностью специально назначенного лица. Личное дело в этот момент формируется из копий документов и оригиналов заявлений/приказов.
- Копии в личном деле: В личном деле сотрудника допустимо хранить копию титульного листа и последних страниц трудовой книжки, но только при наличии письменного согласия работника на обработку и хранение копии этого документа, так как он содержит чувствительные персональные данные.
- После увольнения: Если трудовая книжка не была получена сотрудником в день увольнения (невостребованная), она хранится отдельно от личного дела до момента выдачи или истечения срока хранения (45 или 75 лет в зависимости от периода работы), после чего передается в архив.
Что изменилось в правилах ведения и хранения?
По состоянию на май 2026 года, практика работы с кадровыми документами претерпела значительные изменения по сравнению с прошлыми годами:
- Первичное заполнение: Для работников, принятых на работу впервые, бумажная трудовая книжка больше не заполняется и не заводится. Вся информация о их стаже ведется исключительно в электронном виде.
- Новый Порядок ведения: Действующий Порядок ведения и хранения трудовых книжек пришел на смену старой Инструкции. Хотя новая регламентация может казаться менее подробной в примерах, она жестче регулирует вопросы учета бланков.
- Электронный формат: Основным документом стала выписка из электронного реестра. Бумажный вариант сохраняется только для тех, кто подал соответствующее заявление до 2021 года или имеет бумажную книжку с записями более раннего периода.
Формирование личного дела: что можно и нельзя хранить
Личное дело сотрудника — это комплекс документов, связанных с его трудовой деятельностью. В 2026 году к составу личного дела подходят с особой осторожностью из-за закона о персональных данных.
Документы, обязательные или допустимые в личном деле:
- Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.
- Копия приказа о приеме на работу.
- Личная карточка работника (форма Т-2 или ее электронный аналог).
- Должностная инструкция (с подписью об ознакомлении).
- Заявления и приказы на отпуска, командировки.
- Документы об образовании и квалификации (копии дипломов, сертификатов).
- Справки из органов ЗАГС (о рождении детей, браке) — только с письменного согласия работника.
Важные ограничения:
Роструд и судебная практика указывают, что хранить в личном деле копии документов, содержащих ключевые личные данные (паспорт, ИНН, СНИЛС, оригиналы трудовых книжек), без острой производственной необходимости и согласия сотрудника — рискованно. Если копия трудовой книжки необходима (например, для подтверждения стажа при внутреннем расследовании), она должна быть изъята из дела сразу после использования или храниться в закрытом разделе с ограниченным доступом.
Порядок хранения невостребованных трудовых книжек
Особый режим хранения установлен для трудовых книжек уволенных сотрудников, которые не были ими получены:
Где хранить?
Невостребованные трудовые книжки хранятся отдельно от личных дел действующих сотрудников. Они учитываются в специальной книге (журнале) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Сроки хранения:
С 2026 года сроки хранения невостребованных документов зависят от периода работы:
- Документы по личному составу, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет (ранее было 75 лет для некоторых категорий, но законодательство унифицировали в сторону 50 лет для большинства случаев, однако для особо важных документов срок может достигать 75 лет — важно сверяться с конкретным перечнем архивных документов).
- Если трудовая книжка не востребована, работодатель обязан хранить ее до обращения работника или его наследников, либо до истечения срока хранения, после чего она может быть уничтожена с составлением соответствующего акта.
Требования к помещению и безопасности
Законодательство не содержит жестких требований к площади кабинета отдела кадров, но устанавливает обязательные условия безопасности:
- Металлические шкафы: Бланки трудовых книжек, вкладыши и сами заполненные книжки должны храниться в металлических шкафах или сейфах, исключающих доступ посторонних лиц.
- Ответственное лицо: Приказом по организации должен быть назначен сотрудник, ответственный за ведение, учет и хранение трудовых книжек. Именно он несет персональную ответственность за их сохранность.
- Учет бланков: Ведется строгий учет не только заполненных, но и чистых бланков трудовых книжек и вкладышей.
Резюме
Хранение оригинала трудовой книжки непосредственно в папке «Личное дело» работающего сотрудника не является стандартной и рекомендуемой практикой. Личное дело комплектуется копиями документов и оперативными бумагами (заявления, приказы), тогда как трудовая книжка как документ строгой отчетности должна лежать в сейфе у ответственного лица.
Помните: любое хранение копий документов, содержащих персональные данные (включая трудовую книжку), в составе личного дела требует письменного согласия работника. Нарушение этих правил может повлечь штрафы со стороны контролирующих органов.