Вопрос ведения трудовой книжки для сотрудников, работающих по совместительству, остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Многие работники и работодатели до сих пор путаются: обязательно ли фиксировать дополнительную занятость, кто именно должен делать запись и какие документы для этого потребуются. В этой статье мы подробно разберем актуальные нормы Трудового кодекса РФ и разъяснения Минтруда, действующие в 2026 году.

Главное правило: добровольность внесения записи

Самое важное, что нужно запомнить: внесение записи о работе по совместительству в трудовую книжку не является обязательным. Это право работника, а не его обязанность.

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника. Если сотрудник не проявил инициативы и не попросил внести соответствующую запись, работодатель (ни основной, ни по совместительству) не вправе делать это самостоятельно.

Кто вносит запись: исключительная компетенция основного работодателя

Здесь часто возникает путаница. Работодатель, у которого вы трудитесь по совместительству (внешнему), не имеет права вносить записи в вашу трудовую книжку, даже если она находится у него на хранении (что бывает редко) или если вы принесли ее специально.

• Основной работодатель: Только организация или ИП, где вы работаете полный день (основное место работы), имеет право вносить записи о совместительстве.
• Работодатель по совместительству: Выдает документы, подтверждающие работу (приказы, справки), но саму запись в книжку не делает.

Это правило действует независимо от того, внутреннее это совместительство (в одной компании) или внешнее (в разных организациях). В обоих случаях запись вносит отдел кадров по основному месту работы.

Алгоритм действий: как правильно оформить запись

Если вы решили, что запись о совместительстве вам необходима (например, для подтверждения стажа при выходе на пенсию или для получения кредитного рейтинга), следуйте пошаговой инструкции:

1. Получите документ-основание. Обратитесь к работодателю по совместительству. Он обязан выдать вам заверенную копию приказа о приеме на работу (или приказ об увольнении, если работа уже завершена) либо справку, подтверждающую период работы. Без этого документа основной работодатель не имеет права вносить запись.
2. Напишите заявление. Обратитесь в отдел кадров по основному месту работы с письменным заявлением о внесении записи о работе по совместительству. К заявлению приложите полученный документ (копию приказа или справку).
3. Внесение записи. Специалист по кадрам основного работодателя проверит документы и внесет запись в трудовую книжку.

Важные нюансы оформления

Существует несколько критически важных моментов, которые часто упускаются:

• Момент внесения записи. Закон не требует вносить запись о приеме на работу по совместительству сразу же. Более того, кадровая практика и разъяснения контролирующих органов рекомендуют вносить запись о приеме и увольнении с работы по совместительству одновременно. То есть, целесообразно обращаться к основному работодателю уже после увольнения с работы по совместительству, предоставив копию приказа о приеме и копию приказа об увольнении. Это позволяет избежать ситуации, когда в трудовой стоит запись о приеме, а записи об увольнении нет (если человек бросил вторую работу, не оформившись).
• Хронологический порядок. Ни Трудовой кодекс, ни Порядок ведения трудовых книжек не требуют строгого хронологического заполнения страниц при внесении записей о совместительстве. Запись может быть внесена позже, чем другие записи об основной работе, появившиеся в период совместительства.
• Отсутствие основного места работы. Если у гражданина нет основного места работы (он нигде не трудоустроен полный день), то и запись о совместительстве вносить некуда. В этом случае работа по совместительству фактически становится для него основной, но юридически механизм внесения записи через «основного работодателя» не сработает, так как такого работодателя нет.

Электронные трудовые книжки

В 2026 году большинство трудовых книжек ведутся в электронном виде. Принцип остается тем же: сведения о совместительстве вносит только основной работодатель в систему Пенсионного фонда (СФР) на основании документов, предоставленных работником. Работодатель по совместительству передает сведения о приеме и увольнении в СФР, но в разделе «совместительство» электронной трудовой они отображаются корректно только после обработки основным работодателем или при наличии соответствующего статуса в базах данных, однако инициировать уточнение стажа все равно рекомендуется через основного работодателя.

Резюме

Нужно ли вносить? Только по желанию работника.
Кто вносит? Только основной работодатель.
На основании чего? На основании документа от работодателя по совместительству (копия приказа или справка).
Когда вносить? В любое время, но удобнее и безопаснее — после увольнения с работы по совместительству, внося сразу запись о приеме и об увольнении.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в документах и проблем при подсчете трудового стажа в будущем.