Вопрос ведения трудовых книжек для работников-совместителей остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документ все еще актуален, а правила его заполнения строго регламентированы Трудовым кодексом РФ. В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен вносить записи о работе по совместительству.
Основное правило: где ведется трудовая книжка?
Самое главное, что нужно помнить работодателю и работнику: трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Это фундаментальный принцип, закрепленный в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству (внешнему), не имеет права заводить новую трудовую книжку или хранить имеющуюся у себя. Более того, при приеме на работу по совместительству работник не обязан предъявлять свою трудовую книжку второму работодателю.
Кто вносит запись о совместительстве?
Запись о работе по совместительству вносит только основной работодатель. Однако делает он это не автоматически, а исключительно по желанию самого работника.
Алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Работник устраивается на вторую работу (по совместительству).
- Если работник хочет, чтобы эта деятельность отражалась в его трудовой книжке, он должен обратиться к основному работодателю.
- Работник пишет заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
- К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие работу по совместительству (копию приказа о приеме, справку от второго работодателя или выписку из приказа).
- Основной работодатель вносит соответствующую запись в трудовую книжку.
Когда вносить запись: при приеме или при увольнении?
Один из самых частых вопросов: когда именно основной работодатель должен сделать запись? Законодательство дает гибкость в этом вопросе. Запись может быть внесена:
- В любой момент в период работы по совместительству (по заявлению работника).
- При увольнении с работы по совместительству.
Важно отметить, что если запись вносится после факта увольнения со второй работы, то в графе 4 («Документ, на основании которого внесена запись») указывается приказ о приеме на работу по совместительству, а в графе 3 («Сведения о приеме…») делается запись об увольнении. То есть в трудовую книжку вносятся сразу две записи: о приеме и об увольнении, чтобы не нарушать хронологию и логику документа.
Особенности заполнения граф трудовой книжки
При внесении записей о совместительстве важно соблюдать следующие нюансы:
Наименование организации:
В графе 3, перед записью о приеме, указывается полное и сокращенное наименование организации, где человек работает совместителем (если эта запись вносится впервые от данного работодателя). Если запись вносится основным работодателем, он указывает название второй компании.
Формулировка должности:
В графе 3 обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Пример правильной формулировки:
«Принят в отдел маркетинга менеджером по совместительству».
Дата:
В графе 2 указывается дата, стоящая в приказе о приеме на работу (или дата фактического начала работы, если она отличается и является основанием для записи), даже если запись вносится позже.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году
По состоянию на май 2026 года, институт электронных трудовых книжек является доминирующим. Согласно актуальным нормам, сведения о работе по совместительству передаются в Пенсионный фонд России (СФР) обоими работодателями:
- Основной работодатель подает сведения обо всех событиях (прием, перевод, увольнение).
- Работодатель по совместительству также обязан подавать сведения в СФР о приеме и увольнении совместителя, независимо от того, ведется ли бумажная книжка у основного работодателя.
Это означает, что в электронной базе данных запись о совместительстве появится автоматически после сдачи отчетности (формы ЕФС-1, пришедшей на смену СЗВ-ТД и другим отчетам) вторым работодателем. Работник сможет увидеть эту запись в своем личном кабинете на портале Госуслуг или в приложении СФР.
Однако, если работник сохранил бумажную трудовую книжку и желает иметь запись в ней, ему все равно необходимо обращаться к основному работодателю с документами от второго работодателя, так как автоматического переноса данных из ЭТК в бумажный бланк не происходит.
Внутреннее совместительство
Ситуация с внутренним совместительством (когда работник трудится у одного и того же работодателя по двум разным должностям) проще. В этом случае:
- Трудовая книжка уже находится у работодателя.
- Заявление от работника для внесения записи обычно не требуется (хотя практика может варьироваться, часто запись вносится автоматически на основании приказа).
- Запись вносится в общем порядке с указанием «по совместительству».
Типичные ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем с проверяющими органами и будущими пенсиями сотрудников, избегайте следующих ошибок:
- Хранение книжки у второго работодателя. Это прямое нарушение. Вторый работодатель не должен забирать оригинал трудовой книжки.
- Отсутствие слова «совместительство». Если в записи не указано, что работа является совместительством, это может создать путаницу в стаже (например, создать иллюзию работы на двух полных ставках в одно и то же время).
- Внесение записи без документов. Основной работодатель не может внести запись «на слово». Ему нужны документальные подтверждения (копия приказа или справка) от второй организации.
Ответ на вопрос «Можно ли заполнить трудовую книжку совместителю?», да, можно и нужно, если этого хочет сам работник. Но делать это должен исключительно работодатель по основному месту работы на основании предоставленных документов. Работодатель по совместительству лишь предоставляет документы и передает данные в электронный реестр СФР.
Соблюдение этих правил гарантирует работнику правильный учет стажа, а работодателю — отсутствие штрафов за нарушение трудового законодательства.