Вопрос ведения трудовых книжек для сотрудников, работающих по совместительству, остается одним из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве․ Многие работники и работодатели задаются вопросом: обязательно ли вносить такие записи, кто это делает и на основании каких документов? В данной статье мы подробно разберем актуальные нормы законодательства Российской Федерации, действующие в 2026 году․
Обязательно ли вносить запись о совместительстве?
Самое главное, что нужно помнить: законодательством не предусмотрено обязательное требование о внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству․ Это право, а не обязанность работника․
Ключевые принципы:
- Запись вносится только по желанию работника․
- Если сотрудник не изъявил желания, работодатель не имеет права настаивать на внесении данных о совместительстве․
- Отсутствие записи о совместительстве не влияет на расчет стажа для пенсии, так как страховой стаж фиксируется в системе Социального фонда России (СФР) на основе отчетов работодателя․
Кто вносит запись: основной работодатель или совместитель?
Важнейший нюанс процедуры: запись в трудовую книжку вносится исключительно по месту основной работы․
Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству (внешнему), не имеет права брать трудовую книжку работника и делать в ней какие-либо отметки․ Более того, законодательство не предусматривает процедуру выдачи трудовой книжки работнику под расписку для передачи ее другому работодателю․
Алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Сотрудник работает по основному месту и параллельно — по совместительству․
- При желании внести запись о совместительстве, работник обращается к основному работодателю․
- Основной работодатель вносит запись на основании документов, предоставленных сотрудником․
Какие документы нужны для внесения записи?
Для того чтобы основной работодатель мог легально внести информацию о работе по совместительству, ему необходимы подтверждающие документы․ Просто слов работника недостаточно․
Список необходимых документов:
- Заявление работника․ В нем должна содержаться просьба внести запись о работе по совместительству с указанием периода работы и должности․
- Документ, подтверждающий работу по совместительству․ Это может быть:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная работодателем по месту совместительства)․
- Справка от работодателя по совместительству с указанием должности, даты приема и реквизитов приказа․
- Копия трудового договора (в некоторых случаях)․
Без предоставления этих документов основной работодатель не вправе делать запись, так как он не несет ответственности за факт работы сотрудника в другой организации․
Особенности внутреннего и внешнего совместительства
Внешнее совместительство
Когда человек работает в разных организациях․ Как уже упоминалось, запись вносит основной работодатель․ Если работник уволился с работы по совместительству, но запись так и не была внесена, он вправе обратиться к основному работодателю в любой момент, предоставив документы об увольнении с места совместительства․
Внутреннее совместительство
Когда сотрудник работает в одной организации и по основной должности, и по дополнительной․ В этом случае процедура упрощается:
- Раздел «Сведения о работе» уже содержит название работодателя․
- Кадровая служба организации сама обладает всеми необходимыми приказами (о приеме на основную работу и о приеме на работу по совместительству)․
- Запись вносится на основании внутренних документов компании без необходимости писать дополнительные заявления, хотя практика запроса заявления от работника сохраняется для подтверждения его волеизъявления․
Когда лучше вносить запись: сразу или при увольнении?
По общему правилу, целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству уже после того, как сотрудник уволится с работы по совместительству, либо вносить данные о приеме и увольнении одновременно․
Почему это важно?
Если внести только запись о приеме, а сотрудник через месяц уволится с совместительства и забудет (или не посчитает нужным) сообщить об этом основному работодателю, в трудовой книжке останется «висящая» запись о работе, которая фактически уже не ведется․ Это может создать путаницу при будущих проверках или при оформлении пенсии․
Оптимальный вариант: сотрудник приносит документы о приеме и увольнении (или одну справку о периоде работы) одновременно, и кадровик вносит две соседние записи: «Принят» и «Уволен»․
Как правильно оформить запись: технические требования
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать четыре графы:
- Графа 1: Порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная, продолжается после последней записи об основной работе)․
- Графа 2: Дата начала исполнения профессиональных обязанностей (или дата увольнения)․
- Графа 3: Наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации․ Здесь же указывается, что работа являлась совместительством․
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга маркетологом по совместительству»․ - Графа 4: Наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ), его номер и дата․ Важно: указывается приказ основного работодателя (если это внутреннее совместительство) или реквизиты приказа работодателя по совместительству (если запись вносит основной работодатель на основании чужого приказа/справки)․
Что делать, если основной работодатель отказывает?
Если работник предоставил все необходимые документы и написал заявление, а основной работодатель отказывает во внесении записи, это является нарушением трудового законодательства․ Нормативные акты РФ допускают и регулируют внесение таких записей․
В случае отказа работник вправе:
- Потребовать письменный отказ с обоснованием․
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․
- Подать иск в суд о понуждении внести запись․
Внесение записи о совместительстве в трудовую книжку — это право работника, реализуемое через основного работодателя․ Процедура требует документального подтверждения факта работы в другой организации․ Несмотря на то, что с 2023 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки, для бумажного формата (который ведется для тех, кто выбрал его или чья деятельность началась до перехода на ЭТК) эти правила остаются строго обязательными․
Помните: аккуратное ведение трудовой книжки и своевременное внесение всех записей (включая периоды совместительства) помогает избежать проблем с подтверждением стажа в будущем․