Вопрос ведения трудовых книжек остаётся одним из самых обсуждаемых в сфере трудового права. С 2026 года в России произошли значительные изменения в правилах оформления и хранения трудовых книжек‚ однако основная обязанность работодателя по учёту трудовой деятельности сотрудников сохраняется. Ниже мы разберём‚ что именно требуется от работодателя‚ какие сроки и формы ведения‚ а также как правильно оформлять электронные и бумажные версии.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка» и статья 62 «Выдача документов‚ связанных с работой‚ и их копий».
• Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑136 – регламентирует переход на электронную трудовую книжку.
• Письмо Роструда от № ПГ/26715‑6/1 – уточняет порядок уведомления сотрудника о выборе бумажной или электронной версии.
• Письмо Минтруда РФ от – об обязательном предоставлении сведений о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС‑1.

Статья 66 ТК РФ

В статье 66 закреплено‚ что работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает‚ что даже при краткосрочной работе (например‚ стажировка‚ временный труд) работодатель должен учесть сотрудника в трудовой книжке.

Статья 62 ТК РФ

Согласно статье 62‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. В случае‚ если трудовая книжка не ведётся в соответствии с законодательством‚ работодатель освобождается от этой обязанности.

Сроки внесения записей

Все записи о работе‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении и награждении должны вноситься в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) работодателя. Ключевые сроки:

• Внесение записей о выполненной работе – не позднее недельного срока с момента принятия решения.
• Записи о переводе – в течение недели после принятия приказа.
• Запись об увольнении – в день увольнения (последний рабочий день).

Формы ведения: бумажная и электронная

Бумажная трудовая книжка

До 2026 года бумажная трудовая книжка оставалась обязательной. В 2026 году законодательство уточнило‚ что:

• Если работник сам выбрал бумажную версию‚ работодатель обязан вести её.
• Если работник не принял решение‚ компания по умолчанию обязана вести и бумажную‚ и электронную версии.
• Бумажная трудовая книжка должна храниться в надёжном месте‚ а её вкладыш считается недействительным без неё.

Электронная трудовая книжка

С 2020 года возможно вести только электронную трудовую книжку; В 2026 году правила уточнили:

• Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде в составе отчёта ЕФС‑1 не позднее рабочего дня‚ следующего за днем оформления.
• При приёме на работу работодатель обязан уведомить сотрудника о том‚ что бумажная трудовая книжка ему не оформляется‚ если выбран только электронный формат (письмо Роструда от ).
• Переход на электронную форму возможен только после согласия сотрудника.

Двойное ведение

Если работник не сделал выбор‚ компания обязана вести двойную запись – бумажную и электронную. Это позволяет избежать нарушений и обеспечивает доступ к документу в случае судебных разбирательств.

Практические рекомендации для работодателя

1. Проведите аудит существующей системы учёта трудовой книжки. Убедитесь‚ что все записи сделаны в срок и в соответствии с приказами.
2. Определите формат ведения для каждого сотрудника. Запросите у новых сотрудников их предпочтения (бумажный‚ электронный‚ двойной).
3. Обучите персонал. Проведите тренинг по правильному заполнению записей‚ соблюдению сроков и хранению документов;
4. Внедрите электронную систему. Если вы переходите на электронную трудовую книжку‚ подключитесь к системе ЕФС‑1 и убедитесь в корректности передачи данных.
5. Проверьте сроки. Установите напоминания о внесении записей в течение недели после принятия решений.
6. Храните бумажные копии. В случае отказа от бумажной версии храните копии в электронном виде‚ но убедитесь‚ что они доступны для проверки.

Что делать при увольнении

При увольнении работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении в трудовую книжку в день увольнения.
• Выдать работнику трудовую книжку с этой записью в день увольнения.
• Обеспечить сохранность всех записей и предоставить копию при необходимости.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести только электронную трудовую книжку? Да‚ если работник согласен. При этом работодатель обязан уведомлять сотрудника о выборе.
• Что делать‚ если работник не выбрал формат? Работодатель обязан вести двойную запись.
• Какой срок для внесения записей о переводе? Не позднее недели после принятия приказа.
• Можно ли хранить бумажную трудовую книжку в электронном виде? Нет‚ бумажная копия должна храниться в бумажном виде‚ но её копию можно хранить в электронном архиве.

В 2026 году законодательство по трудовым книжкам стало более гибким‚ но основная обязанность работодателя – вести учёт трудовой деятельности каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ остаётся неизменной. Важно соблюдать сроки внесения записей‚ правильно оформлять бумажные и электронные версии‚ а также своевременно выдавать документы при увольнении. Следование этим правилам поможет избежать штрафов‚ судебных разбирательств и обеспечит надёжный учёт трудового стажа сотрудников.