Вопрос выдачи, хранения и оформления трудовой книжки в случае работы в филиале часто вызывает затруднения как у HR‑специалистов, так и у самих работников. Ниже собраны ключевые нормы трудового законодательства, практические рекомендации и ответы на самые популярные вопросы.
Кто является работодателем в филиале?
По российскому трудовому праву филиал не является юридически самостоятельным субъектом. Поэтому в качестве работодателя в трудовых договорах, приказах о приёме на работу и, конечно же, в трудовой книжке указывается головная организация. Это важный момент, который следует учитывать при оформлении всех кадровых документов.
Что это значит на практике?
- В трудовом договоре и приказе о приёме указывается полное название головной компании.
- В трудовой книжке в колонке «Работодатель» также указывается головная организация.
- Филиал может лишь осуществлять кадровую работу по поручению головного офиса, но не может самостоятельно оформлять трудовые отношения.
Как правильно оформить запись о переводе в/из филиала?
Перевод сотрудника в другой филиал (или из него) фиксируется в трудовой книжке как постоянный перевод. Временные перемещения (командировки, стажировки) в трудовые книжки не вносят.
Формат записи
- Наименование подразделения (например, «Филиал в Ростове‑на‑Дону»).
- Дата перевода (в формате ДД.MM.ГГГГ).
- Должность на новом месте.
- При необходимости – причина перевода (по инициативе работодателя, по желанию сотрудника и т.п.).
Пример записи:
<перевод в Филиал в Ростове‑на‑Дону> , ДОЛЖНОСТЬ: Специалист по маркетингу
Где хранить трудовые книжки сотрудников филиала?
Если в филиале не планируется создание отдельной кадровой службы, то все оригинальные документы (в т.ч. трудовые книжки) должны храниться у головного работодателя. Однако в локальном нормативном акте (например, в Положении о филиале) необходимо прописать порядок:
- Хранение оригиналов – у головного офиса.
- Копии – у руководителя филиала (для оперативного доступа).
- Электронные копии – в корпоративной базе данных, доступной HR‑отделу.
Возможные варианты
- Хранение в головном офисе – самый безопасный вариант, так как там есть полный контроль над документами.
- Хранение в филиале – допускается только при наличии согласованного регламента и обеспечении сохранности (например, в пожар‑ и воровстве‑защищённых шкафах).
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) – современный способ, когда оригиналы хранятся в цифровом виде, а в филиале доступны только просмотр и печать при необходимости.
Как оформить запись о переводе в другой филиал?
Запись в трудовые книжки о переводе в другой филиал оформляется так же, как и перевод в головное подразделение. Главное – указать полное название филиала и дату перехода. При этом в тексте записи не требуется указывать, что сотрудник остаётся в прежнем трудовом статусе – это подразумеваеться.
Пример:
Переведен в Филиал «Южный» (г. Краснодар) , ДОЛЖНОСТЬ: Инженер‑конструктор
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если отдел кадрового администрирования находится в другом городе?
Работодатель обязан обеспечить получение работником трудовых книжек в последний день работы. Это может быть реализовано:
- Личной передачей в отдел кадров в головном офисе;
- Отправкой по обычной почте (без рекомендаций и заказного отправления), но с подтверждением получения;
- Через курьера или службу доставки, назначенного для филиала.
Может ли филиал самостоятельно оформлять трудовые договоры?
Нет. Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении подписываются от имени головной организации. Филиал лишь исполняет функции исполнительного органа.
Как правильно оформить изменения в наименовании организации (ОАО → АО) в трудовых книжках?
При изменении юридического названия все записи в трудовых книжках, где указана старое название, необходимо обновлять, заменив «ОАО» на «АО». При этом сохраняются даты и другие сведения, чтобы избежать потери исторической информации.
Как оформить запись о переводе временного сотрудника (например, из филиала в головной офис на 6 месяцев)?
Временные перемещения не фиксируются в трудовых книжках. Если сотрудник официально переводится на постоянную позицию в другом подразделении – вносится запись, иначе – нет.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2024 года в России активно внедряется система Электронных трудовых книжек. Они позволяют:
- Сократить бумажные архивы;
- Ускорить выдачу и обновление данных;
- Обеспечить защиту информации от потери и повреждения.
Для перехода на ЭТК необходимо:
- Получить согласие сотрудника;
- Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152;
- Подключить к системе подпись (ЭЦП) для подтверждения изменений.
Электронные трудовые книжки также хранятся в головном офисе, но доступ к ним может быть предоставлен руководителям филиалов в рамках локального регламента.
Работа в филиале не отменяет основных требований Трудового кодекса РФ. Главное – помнить, что трудовой договор и трудовая книжка оформляются от имени головной организации. При оформлении переводов, увольнений и иных кадровых действий необходимо:
- Указывать полное название головной компании;
- Соблюдать порядок выдачи и хранения трудовых книжек;
- Вести учёт перевода в соответствии с установленными форматами;
- Обеспечивать сохранность документов (бумажных или электронных).
Соблюдение этих правил позволит избежать юридических рисков, упростить работу HR‑отдела и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.
Автор статьи: HR‑консультант, специалист по трудовому праву.