Вопрос выдачи трудовой книжки (бумажной или электронной) при увольнении регулируеться Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно разбираются все сроки, порядок и особенности выдачи документа.
Основные сроки выдачи при увольнении
Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день работы (в день увольнения). Это правило действует как для бумажных, так и для электронных форм.
- Если сотрудник уходит в отставку, увольняется по сокращению или по собственному желанию – документ выдаётся в день увольнения.
- Если работник не вышел на работу в последний день (например, ушёл в отпуск), выдача происходит не позднее трёх рабочих дней со дня его письменного обращения.
При переходе на электронную трудовую книжку
С 1 января 2020 года в РФ вводится электронный формат трудовой книжки. При этом:
- Сроки выдачи электронной версии такие же, как и у бумажной – в последний рабочий день или не позднее трёх рабочих дней после обращения.
- Переход на электронный документ не отменяет обязанности работодателя предоставить работнику копию записи об увольнении.
Сроки выдачи дубликата (повторного экземпляра)
Если оригинал трудовой книжки утерян, сотрудник имеет право запросить дубликат. По закону, работодатель обязан выдать его в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
Что делать, если оригинал потерян?
- Подать в отдел кадров письменное заявление о выдаче дубликата.
- Ожидать подтверждения о готовности документа (обычно в течение 1‑2 недель).
- Получить дубликат и подписать акт ввода‑передачи.
Как оформить выдачу по почте
Если в день увольнения сотрудник не может лично получить книжку, её можно отправить по почте. При этом:
- Отправка должна быть выполнена не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника.
- Работодатель обязан оформить письмо‑уведомление с указанием даты увольнения и реквизитов документа.
- Почтовая отправка считается законной, если в заявлении работника указано, что он согласен получать книжку по почте.
Что происходит, если сроки нарушены?
Нарушение установленных сроков может привести к:
- Штрафу для работодателя (от 1 000 до 5 000 рублей за каждый день задержки, согласно статье 5.27 КоАП РФ).
- Требованию возместить работнику моральный вред.
- Проверку трудовой инспекции, которая может наложить административные санкции.
Краткое резюме сроков
| Событие | Срок выдачи |
|---|---|
| Оригинал при увольнении | В последний рабочий день (в день увольнения) |
| Оригинал, если сотрудник не вышел на работу | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения |
| Электронный вариант | То же, что и у бумажного (в последний день работы или ≤3 рабочих дней) |
| Дубликат (утерянный оригинал) | В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Отправка по почте | Не позднее 3 рабочих дней со дня обращения |
Практические рекомендации работодателям
Для соблюдения законодательных требований рекомендуется:
- Включить в локальные нормативные акты чёткие процедуры выдачи трудовой книжки.
- Вести журнал учёта выдачи и получателя документа.
- Обеспечить наличие бланков заявлений и форм акта приёма‑передачи.
- Контролировать сроки выдачи через автоматизированные напоминания в HR‑системе.
- При переходе на электронные формы заранее подготовить техническую инфраструктуру и обучить персонал.
Соблюдение установленных сроков выдачи трудовой книжки – важная часть юридических обязательств работодателя. Нарушение сроков может привести к штрафам и конфликтам с сотрудником. Поэтому HR‑отделу и руководству компании необходимо чётко планировать процесс выдачи, учитывать все нюансы (бумажный/электронный формат, дубликат, отправка по почте) и фиксировать каждый шаг в документальном виде.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению увольнения или работе с электронными трудовыми книжками, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому праву.