Вопрос замены или восстановления трудовой книжки может возникнуть в самых разных ситуациях: от банальной утери документа до смены фамилии или перехода на электронный формат учета стажа․ В 2026 году правила ведения трудовых книжек сочетают в себе как традиционные бумажные методы, так и цифровые технологии․ В этой статье мы подробно разберем все возможные сценарии «смены» трудовой книжки․

Восстановление трудовой книжки при утере или порче (Дубликат)

Если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность, работнику необходимо оформить дубликат․ Это не «новая» книжка с чистого листа, а восстановление данных о предыдущем стаже․

Как происходит процесс оформления:

• Обращение к работодателю: Работник подает письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки․
• Сбор данных: Для заполнения дубликата используются сведения из личного дела сотрудника, приказы о приеме и увольнении, а также данные из СФР (бывший ПФР)․
• Выбор бланка: В 2026 году работодатель может использовать либо старые чистые бланки (приобретенные до 2024 года), либо бланки нового образца․

Важно: Оформление дубликата производится бесплатно для сотрудника․

Смена фамилии, имени или отчества

Многие ошибочно полагают, что при смене фамилии нужно заводить новую трудовую книжку․ Это неверно․ В этом случае в существующий документ просто вносятся соответствующие изменения․

Правила внесения изменений:

1. Работодатель по последнему месту работы вносит запись об изменении фамилии, имени или отчества․
2. Основанием для записи служит документ, подтверждающий смену данных (например, свидетельство о браке или свидетельство о перемене имени)․
3. Запись делается в раздел сведений о работнике или в общую часть записей в соответствии с Приказом Минтруда 320н․

Переход с бумажной книжки на электронную (ЭТК) и обратно

Современное законодательство позволяет выбрать формат ведения трудового стажа․

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК):

Если работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки․ С этого момента работодатель больше не ведет бумажный документ и не несет ответственности за его хранение․

Можно ли вернуться с ЭТК на бумажную?

Это один из самых спорных вопросов․ Согласно актуальным данным, после официального перехода на электронный формат возврата к бумажному ведению книжки (в ее классическом понимании) может не потребоваться, так как все данные хранятся в цифровом реестре․ Однако в некоторых случаях возможны индивидуальные решения через работодателя и СФР, но общая тенденция направлена на полную цифровизацию․

Оформление «новой» трудовой книжки (с чистого листа)

Иногда работники просят завести новую книжку, скрыв предыдущий стаж․ С юридической точки зрения:

• Работодатель вправе завести новую книжку по письменному заявлению работника, если тот утверждает, что вступает в трудовые отношения впервые․
• Однако стоит помнить, что при выходе на пенсию стаж будет подтверждаться данными из СФР, и «скрытые» периоды работы все равно могут всплыть, либо, наоборот, не будут учтены, если нет подтверждающих документов․

Исправление ошибок в записях

Если в трудовой книжке обнаружена неверная запись, ее нельзя просто зачеркнуть или замазать корректором․

Порядок действий:

Исправления должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку․ Если работник уже уволен, он обращается к прежнему работодателю с просьбой исправить запись на основании подтверждающих документов․