Вопросы оформления трудовой книжки часто вызывают затруднения у индивидуальных предпринимателей (ИП). В этой статье подробно разберём, как правильно вести трудовые книжки, какие записи необходимо вносить и как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию.
Общие положения
Согласно ч. 1 ст. 15, ч. 1 ст; 16, ст. 56 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ, а также Писаниям Минтруда России и Роструда, ИП, как и любой другой работодатель, обязан вести трудовую книжку для каждого наемного сотрудника.
- Трудовая книжка фиксирует все изменения в трудовых отношениях: приём, перевод, поощрения, увольнение.
- ИП не может заключить трудовой договор с самим собой и, соответственно, не делает записи о своей собственной деятельности в своей книжке.
- Заполнять трудовые книжки начали с 2021 года только в электронном виде, однако в некоторых случаях (например, при утрате электронного документа) допускается ведение бумажной формы.
Как оформить запись при приёме на работу
Для правильного оформления записи в книжке ИП должен выполнить следующие действия:
- Заполнить книгу приёма и учёта документов. Это внутренний документ, в котором фиксируются все приходные и уходные документы.
- Составить приказ о приёме на работу. Приказ должен быть подписан и датирован.
- Заполнить личный лист по форме Т‑2. В него включаются данные о сотруднике, месте работы, должности и др.
- Сделать соответствующую запись в трудовой книжке. В записи указываются:
- ФИО сотрудника;
- Дата приёма;
- Должность;
- Место работы (организационный подразделение);
- Основание увольнения (если уже известно).
Записи при переводе и поощрении
При изменении места работы, должности или при выдаче поощрения в книжку вносятся новые записи, которые указывают:
- Дата перевода;
- Новую должность и подразделение;
- Основание перевода (по соглашению сторон, реорганизации и т.п.).
Как правильно оформить увольнение по собственному желанию
Вопрос: «Не могу разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию». Ответ:
В записи об увольнении необходимо указать:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения – «по собственному желанию»;
- ФИО сотрудника;
- Должность и подразделение, из которого он уходит.
Пример формулировки:
Запись в трудовой книжке: Уволен по собственному желанию с . ФИО: Иванов Иван Иванович. Должность: Бухгалтер. Подразделение: Бухгалтерия.
Эта формулировка полностью соответствует требованиям ТК РФ и позволяет избежать недоразумений при дальнейшем оформлении документов.
Электронные трудовые книжки с 2021 года
С 2021 года в организации допускается использование только электронных форм трудовых книжек. Однако:
- Если электронный документ потерян или повреждён, его можно восстановить в бумажном виде, сделав запись вручную.
- При восстановлении записи необходимо указать, что документ восстановлен на основании оригинального приказа и приложений.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли ИП вести трудовую книжку самому себе? Нет. Записи в книжке вносятся только о наёмных сотрудниках.
- Какие документы нужны для первой записи? Приказ о приёме, форма Т‑2, копия паспорта сотрудника.
- Как часто нужно обновлять данные в книжке? При каждом изменении условий труда (перевод, повышение, увольнение) вносится новая запись.
- Что делать, если в книжке пропущена запись? Сначала составляется пояснительная записка, затем вносится недостающая запись с указанием причины её отсутствия.
Для ИП важно помнить, что:
- Трудовая книжка – обязательный документ для каждого наёмного работника.
- Записи делаются только о приёме, переводе, увольнении и поощрениях.
- При увольнении по собственному желанию в книжке указывается «по собственному желанию» и дата увольнения.
- С 2021 года предпочтительно использовать электронные формы, но бумажный вариант остаётся юридически значимым.
Соблюдая эти правила, ИП сможет вести трудовые книжки без проблем, обеспечить их соответствие законодательству и избежать трудностей при расчёте пенсии и иных выплатах для сотрудников.