Этот вопрос волнует как работников, так и кадровиков․ Ответ — да, но с важными условиями и нюансами․ Не все грамоты подлежат обязательной записи, а для их внесения требуется соблюдение строгого порядка․ Данная статья основана на актуальной практике и нормативных документах․
Общее правило: запись производится на основании документа
Согласно действующему порядку, запись о награждении (включая почетную грамоту) вносится в раздел IV «Сведения о награждении» трудовой книжки только при наличии подтверждающего документа․ Идеальным вариантом является приказ (распоряжение) работодателя о награждении․
Ключевой принцип: В графе 4 раздела IV (на основании чего внесена запись) должны быть указаны:
- Наименование документа (например, «Приказ о награждении»)․
- Дата документа․
- Номер документа․
Что считается наградой и подлежит записи?
В трудовую книжку заносятся сведения о следующих видах поощрений и наград:
- Государственные награды, почетные звания РФ и субъектов РФ․
- Почетные грамоты, дипломы, нагрудные знаки, значками, присваиваемые по инициативе работодателя (организации)․
- Благодарственные письма и объявления, если они оформлены как официальный документ (приказом/распоряжением) и предполагают занесение в трудовую․
Важно: Простая грамота от отдела или неофициальная благодарность, выданная без соответствующего приказа, не вносится в трудовую книжку․
Частые проблемы и их решения
Награждение было давно (например, в 1993 году), а запись не была сделана
Если факт награждения подтвержден документом, запись может быть внесена задним числом на основании этого документа․ Для этого работнику необходимо предоставить кадровику текущего работодателя:
- Заверенную копию приказа (или иного документа) о награждении с предыдущего места работы․
- В записи в графе 4 указываются реквизиты исходного документа (название, номер, дата) и делается ссылка на него, например: «На основании приказа №․․․ от ․․․ г․ (копия на hand)»․
Есть грамота, но нет номера и даты приказа (или приказ найти невозможно)
Это сложная ситуация․ По общему правилу, без реквизитов приказа запись не производится․ Однако на практике возможны варианты:
- Запросить дубликат приказа у организации-наградителя (если она существует)․
- Если приказ утерян, а грамота является единственным документом, кадровик может сделать запись на ее основании, но с обязательной оформлением служебной записки или справки от работодателя, где будет указано: «На основании представленной грамоты (без реквизитов приказа) и в соответствии с п․ ․․․ Инструкции по заполнению трудовых книжек․․․»․ Это рискованный шаг, требующий согласования с руководством и юристом․
- В крайнем случае, если запись принципиально важна для работника (например, для пенсии), можно обратиться в архив наградившей организации или в суд для установления факта награждения․
Как правильно оформить запись: образец
Раздел IV «Сведения о награждении» заполняется следующим образом:
Графа 3: «Награждение (поощрение)»
Указывается полное наименование награды и краткое основание․
Пример 1 (почетная грамота):
Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ
За многолетнюю безупречную работу и высокие профессиональные показатели
Пример 2 (благодарность с занесением):
Объявлена благодарность с занесением в трудовую книжку
За активное участие в организации корпоративного мероприятия
Графа 4: «На основании․․․»
Указываются реквизиты документа․
Пример:
Приказ ООО «Ромашка» № 45-к от
Алгоритм действий для кадровика
- Запросить у работника оригинал или заверенную копию документа о награждении (приказ, распоряжение)․
- Проверить документ: наличие подписей, печати, даты и номера․
- Сверить данные в документе с данными работника (ФИО, должность)․
- Внести запись в раздел IV трудовой книжки и личную карточку работника (форма Т-2, раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания»)․
- Оформить запись разборчиво, без исправлений и помарок․ Подпись ответственного лица и печать организации․
- Если документ был предоставлен в копии, на копии сделать отметку о месте хранения оригинала (например, «Оригинал хранится в личном деле №․․․») и заверить подписью и печатью․
Важные уточнения
- Инициатива работодателя: Запись вносится по инициативе работодателя, даже если награда была получена на предыдущем месте работы․ Для этого нужен документ с предыдущего места работы․
- Личная карточка (Т-2): Обязательно параллельно заполняется раздел 7 личной карточки работника․
- Запись о благодарности: Если в приказе указано «объявить благодарность с занесением в трудовую книжку», то запись оформляется как отдельный пункт в разделе IV․
- Отсутствие приказа: Если награда была вручена без издания приказа (что является нарушением со стороны наградившей стороны), формально зафиксировать ее в трудовой книжке в соответствии с инструкцией невозможно․