Вопросы ведения трудовых книжек всегда требуют особого внимания и строгого соблюдения законодательства. Одной из самых частых ситуаций, вызывающих затруднения у кадровиков, является временный перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение. Нужно ли вносить соответствующую запись в трудовую книжку? Давайте разберем этот вопрос подробно с опорой на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и правила ведения кадрового учета.

Что говорит закон о временных переводах?

Основной нормативный акт, регулирующий этот вопрос, Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно части 4 статьи 66 ТК РФ, в трудовую книжку работника вносятся сведения о:

• самом работнике;
• выполняемой им работе;
• переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора;
• награждениях за успехи в работе.

Обратите внимание на ключевую формулировку: закон предписывает вносить записи только о постоянных переводах. Никакого упоминания о временных переводах в данной статье нет. Это означает, что по общему правилу сведения о временном переводе в бумажную трудовую книжку и в электронные сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) не вносятся.

Общие правила: временный перевод не фиксируется

Если сотрудник переводится на другую должность временно (например, на время отпуска по беременности и родам основного работника, на период длительной болезни коллеги или для замещения отсутствующего сотрудника), запись в трудовую книжку вносить не нужно.

В этом случае кадровый учет ограничивается изданием приказа о временном переводе (по форме Т-5 или локальному бланку) и заключением дополнительного соглашения к трудовому договору; Эти документы будут являться подтверждением того, что работник в определенный период выполнял иную работу.

Исключение из правил: превращение временного перевода в постоянный

На практике часто встречаются ситуации, когда временный перевод по договоренности сторон становится постоянным. Например, работник переведен временно на должность руководителя отдела, но позже стороны решили, что он останется на этой позиции бессрочно. Как быть в этом случае?

Согласно актуальным кадровым правилам (в т.ч. разъяснениям системы КонсультантПлюс и портала «Кадровик-практик»), если временный перевод признан постоянным, запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке.

Как правильно внести запись о признании перевода постоянным?

В случае превращения временного перевода в постоянный, запись вносится в традиционном порядке в раздел «Сведения о работе». При этом важно правильно указать даты:

1. Графа 1 — ставится порядковый номер записи (продолжающая нумерацию раздела).
2. Графа 2 — указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с первоначальным временным переводом (а не дата подписания соглашения о признании его постоянным!).
3. Графа 3 — вносится запись о переводе. Например: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера» с указанием наименования структурного подразделения и должности.
4. Графа 4, указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись. Здесь возможны два варианта:
   • Если издавался новый приказ о признании перевода постоянным — указываются его реквизиты.
   • Если первоначальный приказ о временном переводе дополнялся или на него делалась ссылка в дополнительном соглашении, могут указываться реквизиты первоначального приказа (в зависимости от сложившейся практики в организации).

Что делать, если запись о временном переводе была внесена по ошибке?

Иногда неопытные кадровики по ошибке вносят запись о временном переводе в трудовую книжку. Если это произошло, ошибку необходимо исправить, так как наличие такой записи противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Исправление производится в следующем порядке:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи;
• В графе 2 указывается дата внесения исправления;
• В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, перевод являлся временным»;
• В графе 4 повторяется дата и номер приказа о временном переводе (того самого, на основании которого была внесена ошибочная запись).

Таким образом, работодатель аннулирует неверную информацию, и трудовая книжка будет отражать реальную картину в соответствии с законом.

Резюме

Ведение трудовых книжек требует точности и знания правовых нюансов. Запомнить главное правило просто:

Временный перевод — запись не делается.
Постоянный перевод (с самого начала или ставший постоянным из временного) — запись делается обязательно.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное формирование страхового стажа и истории трудовой деятельности работника.