Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вкладыш (вставной лист) используется для дополнительных записей: об образовании, повышении квалификации, наградах, изменениях фамилии и т.д. Если трудовая книжка утеряна, повреждена или вкладыш отсутствует, её можно восстановить. Ниже – пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон № 402‑ФЗ «О трудовой книжке», приказы Минтруда и соцзащиты).
Когда требуется восстановление?
- Утеря или кража трудовой книжки.
- Повреждение (вода, огонь, механические повреждения) делающее запись нечитаемой.
- Отсутствие вкладыша, когда нужно внести сведения об образовании, квалификации или изменении фамилии.
- Ликвидация работодателя, у которого хранилась оригинальная книжка.
Этапы восстановления трудовой книжки
Сбор необходимых документов
Для подачи заявления потребуется:
- Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец можно скачать на сайте ПФР или МФЦ).
- Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
- СНИЛС (страховое номер индивидуального лицевого счета).
- Трудовая книжка (если она частично сохранилась) – для сверки данных.
- Документы, подтверждающие периоды работы:
- Выписки из индивидуального лицевого счета (СЗВ‑ТД) из Пенсионного фонда;
- Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки от бывших работодателей;
- Выписки из трудовой книжки бывшего работодателя (если она хранилась у него).
- При необходимости – документы об образовании, повышении квалификации, награды (для заполнения вкладыша).
Обращение к бывшему работодателю
Если организация, где вы работали, всё ещё существует:
- Напишите запрос в отдел кадров (или бухгалтерию) о выдаче справки о периодах работы и должности.
- Попросите предоставить копию трудовой книжки или выписку из неё (заверенную печатью организации).
- Полученные документы приложите к заявлению в ПФР/МФЦ.
- Получите выписку из индивидуального лицевого счета (СЗВ‑ТД) в Пенсионном фонде РФ – она содержит все периоды страхования.
- Эта выписка служит основанием для восстановления трудовой книжки.
- Лично в отделение Пенсионного фонда РФ (по месту жительства или месту последней работы).
- Через любой Многофункциональный центр (МФЦ) – они принимают документы и передают их в ПФР.
- В электронном виде через портал «Госуслуги» (услуга «Восстановление трудовой книжки»).
- Проверяет предоставленные сведения.
- Формирует дубликат трудовой книжки на основе данных из индивидуального лицевого счета и представленных документов.
- Выдаёт дубликат сотруднику под расписку.
- Можно приобрести в канцелярских магазинах, специализирующихся на офисной продукции (например, «Трудовая книжка и вкладыш», артикул 001‑ВК).
- Некоторые отделы кадров крупных организаций имеют запас blank‑вкладышей и могут выдать их бесплатно.
- Также blank‑вкладыш можно скачать в виде шаблона с сайта Минтруда РФ и распечатать на плотной бумаге (плотность не менее 160 г/м²).
- Подписать сотрудником и поставить дату.
- Представить работодателю (или кадровой службе) для заверения печатью организации и подписи уполномоченного лица (обычно специалист по кадрам или руководитель).
- Вшить в трудовую книжку в специальный карман (обычно расположен между страницами с записями о работе и разделом «Сведения о наградах»).
- Собрать документы, подтверждающие трудовую деятельность (выписка СЗВ‑ТД, трудовые договоры, справки).
- При наличии бывшего работодателя – запросить у него справки или копию книжки.
- Подать заявление в ПФР, МФЦ или через «Госуслуги».
- Получить дубликат трудовой книжки.
- При необходимости приобрести blank‑вкладыш, заполнить его, заверить у работодателя и вшить в книжку.
Если работодатель ликвидирован:
Подача заявления в Пенсионный фонд или МФЦ
Вы можете подать заявление:
После приёма заявления ПФР:
Срок изготовления дубликата – обычно не более 10 рабочих дней.
Восстановление вкладыша (вставного листа)
Вкладыш – отдельный лист формата А5, который вшивается в трудовую книжку и используется для записей, не помещающихся в основной части (образование, повышение квалификации, награды, изменение фамилии и т.д.).
Как получить blank‑вкладыш?
Заполнение вкладыша
Заполняет вкладыш работник (или его представитель) под подписью и датой. После заполнения лист необходимо:
Если трудовая книжка уже восстановлена в ПФР, но вкладыш отсутствует, его можно оформить отдельно и затем представить в ПФР для внесения в электронный трудовой стаж (СЗВ‑ТД). При этом сам вкладыш остаётся у работника как подтверждающий документ.
Полезные советы и часто задаваемые вопросы
Можно ли восстановить трудовую книжку без обращения к бывшему работодателю?
Да, если у вас есть выписка из индивидуального лицевого счета (СЗВ‑ТД) и другие документы, подтверждающие периоды работы (трудовые договоры, приказы, справки). ПФР формирует дубликат исключительно на основе данных из СЗВ‑ТД и представленных подтверждающих бумаг.
Что делать, если в выписке СЗВ‑ТД отсутствуют некоторые периоды?
В этом случае необходимо собрать дополнительные доказательства работы за эти периоды (трудовые договоры, приказы, справки от работодателей, выписки из банковского счёта о зачислении зарплаты). После предоставления этих документов ПФР внесёт недостающие сведения в дубликат.
Нужно ли нотариально заверять копии документов?
Для подачи заявления в ПФР или МФЦ достаточно обычных копий, заверенных подписью заявителя. Нотариальное заверение требуется только в случае, если документы представляются в суд или иные органы, где требуется усиленная форма подтверждения.
Сколько стоит восстановление трудовой книжки?
Госпошлина за выдачу дубликата трудовой книжки не взимается. Вы оплачиваете только стоимость blank‑вкладыша (если приобретаете его самостоятельно) и, при необходимости, услуги по копированию или заверению документов.
Можно ли получить электронную версию трудовой книжки?
С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК) в виде данных из индивидуального лицевого счета, доступных через личный кабинет на портале «Госуслуги». Однако для многих работодателей всё ещё требуется бумажный дубликат, поэтому восстановление бумажной версии остаётся актуальным.
Восстановление трудовой книжки и вкладыша – процедура, регламентированная законодательством и доступная каждому гражданину РФ. Основные шаги:
Следуя этой инструкции, вы сможете быстро и без лишних затрат восстановить оба важных документа, подтверждающих ваш трудовой стаж и профессиональные достижения.
Информация актуальна на май 2026 года. При изменениях в законодательстве рекомендуется уточнять детали на официальных сайтах Пенсионного фонда РФ, Минтруда России и портала «Госуслуges».