Трудовая книжка — это главный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Она необходима для назначения пенсии, получения социальных выплат и трудоустройства. Но что делать, если этот важный документ утерян, испорчен или уничтожен? Восстановление сведений, процесс, требующий внимательности и знания законодательства. В этой статье мы подробно разберем, как действовать в подобной ситуации.

Главное правило: кто потерял, тот и восстанавливает

Порядок восстановления трудовой книжки напрямую зависит от того, по чьей вине она была утрачена:

• Если виноват работодатель: организация обязана самостоятельно восстановить все записи, сделав запросы в соответствующие инстанции.
• Если книжку потерял сам сотрудник: согласно пункту 27 Порядка ведения трудовых книжек, работник обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где была внесена последняя запись. Именно этот работодатель будет оформлять дубликат.

Важно понимать: популярный ранее вариант, когда отдел кадров просто заводил новую (чистую) трудовую книжку при приеме на работу сотруднику, потерявшему ее, сейчас невозможен. В случае утери выдается именно дубликат, в который вносятся восстановленные сведения.

Способы подтверждения стажа

Процесс восстановления представляет собой поиск предыдущих мест работы и получение официальных подтверждающих документов. Для внесения записей в дубликат обязательно нужны оригиналы справок с предыдущих мест работы, выписки из архива либо сведения, официально предоставленные СФР (Социальным фондом России) или ПФР. Копии документов не подойдут.

Восстановление через работодателя

Если вы обратились к своему текущему или последнему работодателю, алгоритм действий следующий:

1. Вы пишете заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.
2. Предоставляете документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (справки, выписки).
3. Работодатель уполномочен самостоятельно попросить необходимые данные с ваших предыдущих мест работы.
4. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
5. Работодатель вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе), а затем вносит записи о каждом периоде работы по мере предоставления документов.

Восстановление через ПФР и СФР

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, встает закономерный вопрос: как восстановить записи через Пенсионный фонд? В этом ведомстве (и теперь в объединенном Социальном фонде России — СФР) хранятся сведения о стаже.

Если вы трудились официально, все сведения о прошлых местах работы должны быть в электронной базе СФР. Вы можете запросить эту информацию через Госуслуги. Зайдите в свой личный кабинет на портале и запросите необходимую информацию о стаже и предыдущих местах работы — эти данные станут официальным подтверждением для оформления дубликата.

Обращение в Государственный архив

Если предприятие давно ликвидировано и данные о нем не переданы в электронные базы, поможет Государственный архив. Работодатель или сам сотрудник могут направить запрос в архив по месту нахождения бывшей организации. Специалисты архива выдадут официальную справку, подтверждающую периоды работы.

Сложные и нестандартные ситуации

В некоторых случаях восстановление стажа требует особого подхода:

• Работа вахтовым методом: если сотрудник работал вахтовым методом, запросы могут направляться по месту нахождения работодателя, организовавшего вахту, а не по месту фактического выполнения работ.
• Ликвидация места работы: если работодатель ликвидирован, запросы направляются его правопреемнику, в архив или в СФР.
• Начало трудовой деятельности после 1 января 2021 года: работники, которые первую трудовую деятельность начали после этой даты, сведения о стаже могут получить только из электронной трудовой книжки (ЭТК). Бумажная книжка им не заводится, а значит, и восстанавливать нечего — все данные уже в базе СФР.

Что делать, если сотрудник устраивается на работу без трудовой?

Если сотрудник, который только устраивается на работу, сообщил работодателю о потере трудовой книжки, то последний должен оформить и выдать работнику новый документ. Обратите внимание: в случае потери выдается новая трудовая книжка, а не дубликат (если это первое обращение к данному работодателю и он не может восстановить старые записи самостоятельно). Однако для подтверждения предыдущего стажа новому работодателю сотрудник все равно должен предоставить справки с прошлых мест работы, выписки из архива или сведения из СФР.

Краткий чек-лист по восстановлению

1. Оформить дубликат на новом бланке (по последнему месту работы) или завести новую книжку (при трудоустройстве к новому работодателю).
2. Внести в него известные сведения, подтвержденные оригиналами справок, архивными выписками или данными из СФР/ПФР;
3. Заверить записи подписью работодателя и печатью (при наличии).

Для максимально точного соблюдения процедуры рекомендуется уточнить у персонального консультанта по трудовому праву полный перечень документов, которые необходимо направить бывшему работодателю для получения сведений о предшествующем стаже. Эксперты подскажут, какие именно запросы необходимо сделать в вашей конкретной ситуации, чтобы восстановление прошло быстро и без юридических ошибок.