Восстановление трудовой книжки – важный процесс, который может потребоваться в разных ситуациях: утеря, порча, отправка по почте в день увольнения, переход на электронный формат и т.д. Ниже подробно описаны правовые основы, порядок действий и необходимые документы, чтобы вернуть сотруднику полноценный документ о трудовом стаже.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 67, 68, 71.
• Постановление Правительства РФ от № 429 «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России от № 123н «О переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и окончании переходного периода».
• С 1 января 2026 года полностью завершён переходный период по внедрению ЭТК, поэтому все новые записи делаются в электронном виде.

Когда требуется восстановление?

1. Утеря или кража бумажной трудовой книжки.
2. Повреждение (разрывы, заляпы, протирание записей).
3. Отправка по почте в день увольнения без последующей регистрации в книге движения трудовых книжек.
4. Переход с бумажного формата на электронный (ЭТК) – необходимость переноса записей.
5. Ошибка в записях (неверные даты, названия организаций, должностей).

Общий порядок восстановления

Восстановление трудовой книжки делится на два направления: бумажный и электронный формат. Ниже – пошаговый алгоритм для каждого из них.

Восстановление бумажной трудовой книжки

1. Соберите необходимые документы (см. раздел 4).
2. Обратитесь в отдел кадров организации, где сотрудник работал в последний раз.
3. Заполните заявление «О восстановлении трудовой книжки» (образец в приложении).
4. Внесите запись в книгу движения трудовых книжек:
   • Дата отправки/получения книжки.
   • Номер и серию оригинала.
   • Причина восстановления (утеря, порча и т.п.).
5. Получите новую бумажную трудовую книжку в отделе кадров или в территориальном органе Пенсионного фонда РФ.
6. Перепишите все записи из утерянного/повреждённого оригинала, используя:
   • Трудовые договоры.
   • Внутренние приказы о приёме, переводе, увольнении.
   • Справки из Пенсионного фонда о подтверждённом стаже.
7. Подпишите новую книжку сотрудником и уполномоченным лицом организации.

Восстановление электронных трудовых книжек (ЭТК)

1. Убедитесь, что у сотрудника есть аккаунт в системе «Госуслуги» и подтверждённый Электронный цифровой подпись (ЭЦП).
2. Сотрудник подаёт запрос в личном кабинете «ЭТК – восстановление записи»:
   • Указываются даты, организации, должности.
   • Прикладываются сканы трудовых договоров и приказов.
3. Работодатель (или уполномоченный представитель) в течение 5 рабочих дней вносит корректирующие записи через портал работодателя (https://etk.gov.ru).
4. Если запись отсутствует в системе, необходимо обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда РФ с запросом о подтверждении стажа.
5. После подтверждения запись автоматически появляется в электронном личном кабинете сотрудника.
6. Сотрудник получает уведомление о завершении восстановления и может распечатать справку о трудовом стаже.

Перечень документов, необходимых для восстановления

Особенности восстановления при отправке книжки по почте в день увольнения

Если в день увольнения бумажная трудовая книжка была отправлена почтой, необходимо:

1. Внести запись в книгу движения трудовых книжек с указанием даты отправки, номера отправления и получателя.
2. Сохранить копию почтового отправления (трекинг‑номер, квитанцию).
3. После получения книжки сотрудником оформить акт получения и подписать его обеими сторонами.
4. Если книжка не дошла, подать заявление о потере почтового отправления в отделение почты и одновременно начать процесс восстановления (см. пункт 3.1).

Переход с бумажного формата на электронный (ЭТК)

С 1 января 2026 года переходный период завершён, поэтому все новые записи делаются в электронном виде. Для сотрудников, у которых есть только бумажные книжки, рекомендуется:

• Создать ЭТК‑аккаунт в системе «Госуслуги».
• Передать в отдел кадров сканы всех страниц бумажной книжки.
• Работодатель вносит записи в ЭТК, используя ЭЦП и подтверждающие документы.
• После завершения переноса сотрудник получает уведомление и может пользоваться только электронным форматом.

Ошибки и типичные проблемы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли восстановить трудовую книжку без оригинальных записей?

Да. При отсутствии оригинала необходимо предоставить копии трудовых договоров, приказов и, при возможности, справку из Пенсионного фонда, подтверждающую стаж.

Сколько времени занимает процесс восстановления?

Для бумажного формата – от 5 до 15 рабочих дней (в зависимости от наличия документов). Для ЭТК – обычно 3‑5 рабочих дней после подачи запроса.

Нужна ли согласие работодателя при восстановлении ЭТК?

Да. Работодатель вносит записи в систему от имени организации, используя ЭЦП. Без его участия запись не будет принята.

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

С 2026 года законодательно допускается только один активный документ. При переходе на ЭТК бумажный вариант считается недействительным.

Что делать, если книжка была утеряна в пути почтой, а сотрудник уже начал работать в новой компании?

Новая компания должна оформить временную запись в ЭТК (если у сотрудника уже есть аккаунт) или оформить новое трудовое соглашение, а затем совместно с предыдущим работодателем восстановить недостающие записи.

Восстановление трудовой книжки – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и правильного документооборота. С 2026 года основной акцент делается на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако в ряде случаев (утрата, порча, отправка по почте) всё ещё необходимо работать с бумажным форматом и вести книгу движения трудовых книжек. Соблюдая перечисленные шаги и имея в наличии все требуемые документы, вы сможете быстро и без ошибок восстановить трудовые книжки ваших сотрудников.

Дата публикации: