Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. При её утере или порче работник имеет право получить дубликат (или новую книжку, если оригинал никогда не заводился). Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, нормативная база и готовый образец заявления, который можно сразу использовать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 65 – порядок ведения и выдачи трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждённый образец трудовой книжки и правила её заполнения (в т.ч. порядок выдачи дубликата);
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – требования к подтверждению страхового стажа;
• Постановление Правительства РФ от № 498 – о порядке взаимодействия с Социальным фондом и МФЦ при восстановлении документов.

Согласно п. 5 ст. 65 ТК РФ, при утрате трудовой книжки сотрудник обязан подать письменное заявление о её утере (или порче) по последнему месту работы.

Кто и где может оформить дубликат?

1. По последнему месту работы – если трудовая книжка была утеряна после увольнения или во время работы, заявление подаётся бывшему (или текущему) работодателю.
2. В Социальном фонде России (СФР) – при отсутствии возможности обратиться к работодателю (например, организация ликвидирована). СФР выдаёт справку о стаже, на основании которой кадровая служба нового работодателя оформляет дубликат.
3. Через МФЦ или портал «Госуслуги» – можно подать электронное заявление о выдаче справки о трудовой деятельности, которая затем используется для заполнения дубликата.

Важно: дубликат выдаётся не позднее 15 рабочих дней со дня получения заявления (ст. 65 ТК РФ, п. 5).

Необходимые документы для восстановления

• Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец ниже);
• Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия);
• СНИЛС (копия);
• Документы, подтверждающие периоды работы:
  • Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении;
  • Справки от бывших работодателей (форма 2-НДФЛ, выписка из трудовой книжки, если она частично сохранилась);
  • Выписки из Пенсионного фонда (СФР) о страховом стаже;
  • Иные документы (например, приказы о награждении, грамоты, если они содержат сведения о датах работы).
• Если трудовая книжка никогда не заводилась – заявление о том, что до этого момента ТК сотруднику не выдавалась (приложить копию трудового договора или иного подтверждения начала трудовой деятельности).

Пошаговая инструкция восстановления трудовой книжки

1. Соберите подтверждающие документы о всех периодах работы (см. пункт выше).
2. Составить заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец приведён ниже).
3. Подать заявление:
   • Лично в отдел кадров последнего места работы;
   • Заказным письмом с уведомлением о вручении;
   • Через электронный документооборот (если у работодателя есть такая возможность);
   • В СФР или МФЦ, если работодатель недоступен.
4. Получить подтверждение приёма заявления (входящий номер, дата получения).
5. Дождаться изготовления дубликата (не более 15 рабочих дней).
6. Получить дубликат трудовой книжки и проверить correctness записей (должна быть пометка «Дубликат» на ьном листе и в каждой записи).
7. При необходимости – внести недостающие сведения на основании предоставленных документов (кадровик делает это под свою ответственность).

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой шаблон, который можно распечатать и заполнить от руки или на компьютере.

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) __.__;____,
паспорт серии № ____________ выдан ___________________ «___» __________ ____ г.,
проживающий(ая) по адресу: _______________________________________________,
ИНН ____________, СНИЛС ____________,

обращаюсь к вам с просьбой выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с её утерей
(порчей) __.__.____ (дата утери/порчи).

Прилагаю к заявлению следующие документы, подтверждающие мои периоды работы:

 
Трудовой договор с ООО «Пример» от __.__.____ № ___;
 
Приказ о приёме на работу № ___ от __.__.____;
 
Приказ об увольнении № ___ от __.__.____;
 
Справка 2-НДФЛ за 2022‑2024 гг.;
 
Выписка из лицевого счёта СФР о страховом стаже за период с __.__.____ по __.__.____;
 
Иные документы (перечислить при необходимости).


Прошу выдать дубликат трудовой книжки в течение 15 рабочих дней со дня получения
настоящего заявления.

Примечание:

• Если трудовая книжка никогда не заводилась, в заявлении указывается: «Трудовая книжка мне ранее не выдавалась, прошу оформить новую трудовую книжку на основании представленных документов».
• В случае утери по вине работодателя (например, книжка хранилась в отделе кадров и была потеряна там) следует добавить фразу: «Утеря трудовой книжки произошла по вине работодателя при хранении документа в отделе кадров».

Что делать, если работодатель отказывает в выдаче дубликата?

1. Написать письменную претензию с требованием выдать дубликат в срок, установленный законом (15 рабочих дней).
2. Если ответ не получен или получен отказ – обратиться в трудовую инспекцию (Гос инспекция труда) с заявлением о нарушении ст. 65 ТК РФ.
3. В качестве альтернативы – получить справку о стаже в Социальном фонде и предоставить её новому работодателю для оформления трудовой книжки с нуля.

Согласно судебной практике, отказ работодателя без законных оснований считается нарушением прав работника и может повлечь взыскание компенсации морального вреда.

Особенности восстановления в 2025 году

С действует приказ Минтруда № 320н, который уточняет:

• Дубликат трудовой книжки оформляется на бланке, утверждённом данным приказом;
• На каждой странице дубликата делается пометка «Дубликат»;
• Записи в дубликат вносятся только на основании документов, представленных работником;
• Выдача дубликата невозможна, если у работника нет никаких документов, подтверждающих стаж (в этом случае необходимо восстанавливать стаж через СФР).

Также в 2025 году активно развивается электронный документооборот: многие организации принимают заявления в электронном виде через корпоративный портал или через «Госуслуги». При этом срок рассмотрения остаётся тем же – 15 рабочих дней.

---

Восстановление трудовой книжки при её утере – процедура, регламентированная законодательством и доступная каждому работнику. Главное – своевременно подать заявление, предоставить подтверждающие документы и следить за соблюдением сроков выдачи дубликата. Используя представленный выше образец заявления и следуя пошаговой инструкции, вы minimise риски задержек и сможете быстро получить необходимый документ для дальнейшего трудоустройства или оформления пенсии;

Помните: трудовая книжка – ваш профессиональный паспорт; её сохранность важна, но даже при утрате закон предоставляет чёткий механизм восстановления.