Трудовая книжка — это один из самых важных документов для каждого работника, подтверждающий его трудовой стаж и опыт работы. Однако случаи ее утраты или повреждения не редкость. В таких ситуациях у работодателя и работника возникает множество вопросов: нужно ли оформлять новую трудовую книжку, как подтвердить стаж, какие документы предъявлять? В этой статье мы подробно разберем порядок действий в подобных ситуациях на основании действующего трудового законодательства РФ.

Правовые основы: что говорит закон?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку работнику в случае ее утраты, повреждения или по иной причине. При этом работодатель не вправе ссылаться на вину работника в утрате документа.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

При приеме на работу

Если новый сотрудник при трудоустройстве заявляет, что потерял трудовую книжку, работодатель обязан:

1. Принять на работу на общих основаниях, так как отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме;
2. По заявлению работника оформить новую трудовую книжку (без записей о предыдущих местах работы);
3. Либо предложить работнику обратиться к предыдущему работодателю за дубликатом.

После увольнения с последнего места работы

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, он может:

• Обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата;
• При трудоустройстве на новое место работы предъявить справки, выписки или иные документы, подтверждающие трудовой стаж;
• Новый работодатель по заявлению работника может оформить новую трудовую книжку (без записей о предыдущих местах работы).

Как подтвердить трудовой стаж при отсутствии трудовой книжки?

Для подтверждения трудового стажа работник может предъявить:

• Справки с предыдущих мест работы;
• Выписки из приказов о приеме и увольнении;
• Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Справки из Пенсионного фонда РФ о стаже;
• Иные документы, подтверждающие трудовую деятельность (например, копии трудовых договоров, расчетные листки и т.д.).

Можно ли завести новую трудовую книжку без дубликата?

Ранее существовала практика, когда работодатели заводили новую трудовую книжку при приеме на работу работника, потерявшего предыдущую. Однако в настоящее время такой подход считается нарушением трудового законодательства.

Согласно действующему законодательству, работодатель должен:

• Оформить дубликат трудовой книжки (если есть возможность восстановить записи);
• Либо по заявлению работника оформить новую трудовую книжку (без записей о предыдущих местах работы).

Заведение новой трудовой книжки «с нуля» без попыток восстановления записей не допускается.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Если у работника сохранились какие-либо записи о предыдущих местах работы, он может обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Порядок следующий:

1. Подача заявления: Работник пишет заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат трудовой книжки.
2. Проверка данных: Работодатель проверяет предоставленные работником сведения и оформляет дубликат.
3. Внесение записей: В дубликат вносятся все известные записи о трудовой деятельности.
4. Заверение: Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Электронная трудовая книжка: новые возможности

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Если у работника утеряна бумажная трудовая книжка, он может перейти на электронную.

В этом случае:

• Работодатель должен оформить новую бумажную трудовую книжку (если работник не перешел на ЭТК);
• Или оформить дубликат бумажной трудовой книжки;
• При этом записи о предыдущих местах работы вносятся в ЭТК.

Ответственность работодателя за утрату трудовой книжки

Если трудовая книжка была утеряна по вине работодателя, он несет ответственность:

• Административную (штраф до 5 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальную (возмещение ущерба работнику);
• Дисциплинарную (взыскание к виновному сотруднику).

В случае утраты трудовой книжки по вине работодателя, он обязан:

1. Оформить дубликат;
2. Внести в него все известные записи;
3. Возместить работнику причиненный ущерб.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли принять на работу человека без трудовой книжки?

Да, можно. Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку или дубликат по заявлению работника.

Вопрос 2: Что делать, если работник не может предоставить документы, подтверждающие стаж?

В этом случае работодатель вправе считать работника трудоустраивающимся впервые. Стаж будет исчисляться только с момента трудоустройства в данной организации.

Вопрос 3: Можно ли завести новую трудовую книжку без попыток восстановления записей?

Нет, такой подход не допускается. Работодатель должен либо оформить дубликат, либо по заявлению работника оформить новую трудовую книжку без записей о предыдущих местах работы.

Вопрос 4: Как быть, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя?

Работодатель обязан оформить дубликат, внести в него все известные записи и возместить работнику причиненный ущерб.

Потеря трудовой книжки — это серьезная проблема, которая требует оперативных действий как со стороны работника, так и работодателя. Современное законодательство предоставляет четкие механизмы восстановления трудового стажа, поэтому не стоит паниковать. Главное, своевременно обратиться к работодателю или в Пенсионный фонд, предоставить имеющиеся документы и следовать установленной процедуре.

Работодатель, в свою очередь, обязан соблюдать нормы трудового законодательства, не отказывать в приеме на работу и своевременно оформлять дубликаты или новые трудовые книжки. Только так можно избежать конфликтов и обеспечить права работников на достоверный учет их трудового стажа.