Вопрос восстановления трудовой книжки становится особенно сложным, когда прежний работодатель уже не существует – предприятие ликвидировано, а архивные документы находятся в государственных учреждениях. В статье мы подробно разберём, какие действия необходимо предпринять, какие документы собрать и куда обращаться, чтобы восстановить сведения о трудовом стаже.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71) и Федеральному закону «О государственной регистрации юридических лиц» (ст. 22), при ликвидации организации её архивные документы передаются в государственный (муниципальный) архив. Информация о трудовом стаже хранится в:

• Государственном архиве субъекта РФ;
• Пенсионном фонде России (ПФР) – в виде выписки по форме СТД‑СФР;
• Многофункциональных центрах (МФЦ) – при получении справки из архива.

Что делать в первую очередь?

1. Убедиться, что книжка действительно утеряна. Проверьте, нет ли её у бывшего работодателя, в отделе кадров, у родственников.
2. Собрать все имеющиеся документы, подтверждающие трудовую деятельность. Это могут быть:
   • Трудовые договоры и их дополнения;
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении (копии);
   • Справки о стаже, выданные работодателем;
   • Выписки из ПФР (если они есть);
   • Налоговые формы 2‑НДФЛ, справки о доходах.
3. Определить, в какой архив переданы документы ликвидированной организации. Обычно это архив субъекта РФ, где находилась юридическая регистрация предприятия.

Обращение в государственный (муниципальный) архив

Если организация ликвидирована, архив – основной источник сведений о трудовой книжке.

Подготовка запроса

Запрос оформляется в свободной форме, но рекомендуется включить следующие сведения:

• ФИО работника (полностью, как в паспорте);
• Дата и место рождения;
• ИНН (при наличии);
• Период работы (дата приёма и увольнения);
• Наименование ликвидированной организации (полное название, ИНН, ОГРН);
• Номера приказов о приёме и увольнении (если известны);
• Контактные данные заявителя (почта, телефон).

Пример заявления (можно скопировать в текстовый редактор):

В [Наименование архива]
От: _________________________ (ФИО)
Адрес: _______________________
Телефон: _____________________
Электронная почта: ___________

Заявление
о предоставлении выписки из архива о трудовой деятельности

Прошу предоставить выписку из архива о периоде трудовой деятельности в организации
"[Полное название организации]" (ИНН __________, ОГРН __________) за период
[дата приёма] – [дата увольнения].

Прилагаю копию паспорта и (при наличии) копии трудовых договоров/приказов.

Подача запроса

• Лично в архив (по адресу, указанному на официальном сайте);
• Через портал Госуслуги (раздел «Запросы в архивы»);
• По почте с заказным письмом (не забудьте приложить копию паспорта).

Сроки и стоимость

Согласно статье 5 Федерального закона «Об архивных делах», архив обязан выдать выписку в течение 30 календарных дней. Плата за услуги может варьироваться от 300 до 1500 рублей в зависимости от объёма запрашиваемой информации.

Получение выписки из Пенсионного фонда России (ПФР)

Если архивные документы недоступны или запрос в архив затягивается, можно воспользоваться выпиской из ПФР, где фиксируются все периоды трудового стажа, зафиксированные в системе.

Как оформить выписку СТД‑СФР

1. Зарегистрироваться на портале ПФР (если ещё нет аккаунта).
2. В личном кабинете выбрать услугу «Выписка о трудовом стаже (форма СТД‑СФР)».
3. Заполнить форму: ФИО, СНИЛС, паспортные данные, указать период, за который требуется выписка.
4. Оплатить услугу (стоимость в 2026 г. составляет 500 ₽).
5. Получить электронную копию выписки (можно распечатать) или оформить бумажный вариант в отделении ПФР.

Что делать с полученной выпиской?

Выписка СТД‑СФР считается официальным документом, подтверждающим трудовой стаж. На её основании можно:

• Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) за получением дубликата трудовой книжки;
• Подать заявление в Трудовую инспекцию (если требуется официальное подтверждение для суда).

Оформление дубликата трудовой книжки

Куда обращаться

• Отделу кадров (если у работодателя ещё есть юридическое лицо – дочерняя компания, реорганизованная структура);
• Многофункциональному центру (МФЦ) – в разделе «Трудовая книжка (дубликат)»;
• Трудовой инспекции (в случае спора).

Перечень документов для дубликата

1. Заявление о выдаче дубликата (образец ниже).
2. Копия паспорта (страница с фото и регистрацией).
3. СНИЛС.
4. Выписка из ПФР (форма СТД‑СФР) или выписка из архива.
5. Трудовые договоры, приказы, справки – в качестве подтверждения записей, если они есть.

Образец заявления (можно использовать в МФЦ или в отделе кадров):

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО), паспорт: ____________ серия ___ № ________, выдан ____________, дата выдачи ____________, проживающий(ая) по адресу: _______________________, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Основание: утеря оригинала трудовой книжки; организация‑работодатель "[Наименование организации]" ликвидирована, сведения о стаже подтверждены выпиской из ПФР (форма СТД‑СФР) № _______ от "__" _______ 2026 г.

Приложения:
Копия паспорта;
СНИЛС;
Выписка из ПФР (СТД‑СФР);
Копии трудовых договоров/приказов (при наличии).

Сроки выдачи

В МФЦ дубликат обычно выдаётся в течение 5‑10 рабочих дней после подачи полного пакета документов. При обращении в отдел кадров компании‑наследника срок может быть дольше – до 30 дней.

Как действовать, если документы из архива не выданы или информация неполная

1. Составить жалобу в Трудовую инспекцию (Федеральный закон № 311‑ФЗ) с приложением копий всех запросов и отказов.
2. При необходимости – обратиться в суд (гражданский процесс) с иском о признании стажа и выдаче дубликата.
3. В судебном процессе в качестве доказательств могут выступать:
   • Квитанции об уплате налогов (2‑НДФЛ);
   • Справки из ПФР;
   • Свидетельские показания (коллеги, руководители).

Полезные ссылки и контакты

• Портал Госуслуги – gosuslugi.ru (запрос в архив, выписка СТД‑СФР).
• Официальный сайт Пенсионного фонда России – pfrf.ru.
• Список государственных архивов РФ – archives.gov.ru.
• МФЦ России – мфц.рф (поиск ближайшего центра).
• Трудовая инспекция по региону (контактные телефоны обычно указаны на сайте регионального управления труда).

Утеря трудовой книжки в сочетании с ликвидацией организации – ситуация, требующая последовательных действий:

1. Собрать все имеющиеся подтверждающие документы.
2. Обратиться в архив, где хранились документы ликвидированного работодателя, и оформить запрос.
3. Получить выписку из ПФР (форма СТД‑СФР) – альтернативный источник сведений о стаже.
4. На основании полученных данных оформить дубликат трудовой книжки в МФЦ или в отделе кадров (если есть наследник организации).
5. При возникновении отказов – использовать правовые инструменты (жалоба в Трудовую инспекцию, суд).

Следуя этой инструкции, вы сможете восстановить запись о трудовом стаже и обеспечить сохранность своих пенсионных прав.

Помните: своевременное оформление дубликата и хранение копий трудовых договоров и приказов существенно упрощает процесс восстановления в случае утери.