Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Потеря трудовой книжки – серьёзная ситуация, которая может возникнуть не только по вине сотрудника, но и по вине работодателя (кража, пожар, халатное хранение и т․д․)․ В таких случаях закон возлагает обязанность по восстановлению документа именно на последнего работодателя․ Ниже представлен подробный пошаговый гид, нормативная база и практические рекомендации, которые помогут работодателю корректно оформить дубликат трудовой книжки․

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (ведение и хранение трудовых книжек)․
Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила)․
Федеральный закон «О страховых пенсиях» – регулирует взаимодействие с ПФР/СФР при запросе сведений о стаже․
Инструкция по работе с электронными трудовыми книжками (приказ Минтруда России от № 697н) – полезна, если планируется переход на электронный формат после восстановления․

Последовательность действий работодателя при утере трудовой книжки по его вине

Фиксация факта утраты․ Составляется акт о pérdida трудовой книжки (в произвольной форме, но с указанием даты, обстоятельств, ФИО сотрудника, номера книжки, подписей ответственных лиц и печати организации)․
Получение заявления сотрудника․ Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (см․ образец ниже)․ Заявление принимается под расписку․
Запрос сведений о стаже работы․ Работодатель направляет запросы:
- в Пенсионный фонд России (СФР) – для получения выписки о периодах страхования;
- к предыдущим работодателям (если они известны) – для получения подтверждающих справок о периодах работы;
- в архив организации (если имеются внутренние приказы, трудовые договоры, табели)․
Сбор и проверка документов․ На основании полученных выписок, справок и копий приказов формируется пакет данных, достаточный для заполнения новой трудовой книжки․
Изготовление дубликата․ На бланке трудовой книжки делается запись «Дубликат» на первой странице (обязательно)․ Вносятся все сведения о работе сотрудника, полученные из запросов․
Выдача дубликата сотруднику․ Документ выдается под расписку в отделе кадров или у уполномоченного лица․ При выдаче делается отметка в личной карточке сотрудника․
Уведомление ПФР/СФР․ При необходимости (например, если планируется переход на электронную трудовую книжку) работодатель информирует фонд о выдаче дубликата․
Хранение копий․ Один экземпляр акта о pérdida, заявления сотрудника и всех запросов/ответов хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет․

Документы, необходимые для восстановления

Акт о pérdida трудовой книжки (форма свободная)․
Заявление сотрудника на выдачу дубликата трудовой книжки․
Выписка из ПФР/СФР о периодах страхования (можно получить через Госуслуги или лично в отделении)․
Справки от предыдущих работодателей о периодах работы (должны содержать реквизиты организации, даты приема и увольнения, должность, подпись и печать)․
Копии приказов о приеме, переводе, увольнении (если сохранены в архиве организации)․
Трудовой договор (если имеется)․
Бланк трудовой книжки (можно приобрести в канцелярии или заказать через специализированных поставщиков)․

Образцы документов

Образец заявления сотрудника на выдачу дубликата трудовой книжки

Заявление

Я, [ФИО полностью], проживающий(ая) по адресу: [адрес], паспорт: [серия и номер], работаю(л) в организации [название работодателя] с [дата приема] по [дата увольнения или «по настоящее время»] в должности [должность]․

В связи с утерей трудовой книжки по вине работодателя (акт о pérdida от [дата] № [номер]) прошу выдать мне дубликат трудовой книжки, содержащий сведения о всех периодах моей работы в указанной организации․

Приложение: копия паспорта, трудовой договор (если имеется)․

Образец запроса в ПФР/СФР о выписке страховых периодов

Запрос

Наименование организации: [название]
ИНН: [ИНН]
КПП: [КПП]
Адрес: [адрес]
Контактное лицо: [ФИО, телефон, e‑mail]

Прошу предоставить выписку о периодах страхования застрахованного лица [ФИО], дата рождения [ДД․ММ․ГГГГ, СНИЛС [номер] за период с [дата начала] по [дата окончания] (или за весь трудовой стаж)․

Выписка необходима для восстановления трудовой книжки, утерянной по вине работодателя․

Образец справки от предыдущего работодателя

Справка

Настоящим подтверждаем, что [ФИО] работал(а) в нашей организации [название] в должности [должность] с [ДД․ММ․ГГГГ] по [ДД․ММ․ГГГГ]․

Основание: приказ № [номер] от [ДД․ММ․ГГГГ] о приеме на работу и приказ № [номер] от [ДД․ММ․ГГГГ] об увольнении․

Справка выдана по требованию сотрудника для восстановления трудовой книжки․

М․П․ (печать организации)

Особенности восстановления при утере по вине работодателя

Обязанность по выдаче дубликата лежит исключительно на работодателе, даже если сотрудник уволен․ В этом случае бывший работник обращается к последнему месту работы․
Если трудовая книжка утеряна из-за действия непреодолимой силы (пожар, наводнение), работодатель всё равно должен восстановить документ, но может приложить к акту документы, подтверждающие факт форс‑мажора․
При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) восстановление бумажного дубликата не отменяет необходимости внесения сведений в ЭТК․ После выдачи дубликата работодатель обязан актуализировать данные в ЭТК через личный кабинет на портале «Работа в России»․
Если сотрудник требует компенсации морального вреда из‑за утери трудовой книжки, такой иск возможен, но требует доказывания вины работодателя и наличия ущерба (например, невозможность трудоустройства)․

Восстановление трудовой книжки при утере по вине работодателя: пошаговая инструкция