В условиях чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) работодатели часто сталкиваются с массовой утратой трудовых книжек сотрудников. Данный материал подробно рассматривает, какие нормы законодательства регулируют такие случаи, какие органы и комиссии формируются, и как правильно оформить дубликат.
Правовое основание
Согласно информации с информационного портала Роструда Онлайнинспекция.РФ (сентябрь 2015 г;) и Постановлению Правительства РФ от 04 июля 2017 г., в случае массовой утраты трудовых книжек работников:
- Трудовой стаж устанавливается комиссией, созданной органами исполнительной власти субъектов РФ.
- Комиссия формируется из представителей профсоюза, государственных органов и работодателя.
- Утрата признаётся массовой, если в результате ЧС утеряны все или большая часть трудовых книжек.
Эти положения закреплены в Порядке установления стажа (п. 31) и в КонсультантПлюс – «Путеводитель по кадровым вопросам».
Кто отвечает за восстановление?
Вопрос о том, кто должен восстанавливать утерянную книжку – новый или предыдущий работодатель – решается в рамках внутренних регламентов организации. Как указано на Бухгалтерии.ru, утрата может быть как с стороны работника, так и с стороны работодателя.
Как оформить дубликат при массовой утрате
Для восстановления трудовых книжек в случае массовой утери действует несколько последовательных шагов.
Создание комиссии
- Формируется комиссия по установлению стажа.
- В состав комиссии включаются:
- представители профсоюза;
- представители госорганов (например, Пенсионный фонд, Государственная инспекция труда);
- представители работодателя.
- Комиссия получает полномочия на проведение проверки и вынесение вывода о стаже каждого сотрудника.
Сбор подтверждающих документов
Для каждого работника собираются:
- копии ранее оформленных трудовых книжек (если такие имеются);
- трудовые договоры, приказы о приёме на работу;
- справки от профсоюза и других организаций, где трудовая книжка была заверена;
- другие документы, подтверждающие период работы.
Выдача дубликата
После заверения комиссией данных сведений, работодатель оформляет дубликат трудовой книжки в соответствии с требованиями Порядка 320н. Вкладыш в трудовую книжку считается неотъемлемой частью записи о стаже.
Практические рекомендации для специалиста по кадрам
Если вы являетесь специалистом по кадрам и столкнулись с массовой утратой трудовых книжек, следуйте этим рекомендациям:
- Оценка ситуации. Определите, относится ли утрата к категории массовой (требуется участие органов исполнительной власти).
- Формирование комиссии. Согласуйте создание комиссии с руководством и профсоюзом.
- Сбор копий. Попросите сотрудников предоставить любые имеющиеся копии их книжек, а также любые заверенные копии, полученные от предыдущих работодателей.
- Документирование. Составьте протокол комиссии, где фиксируются данные о стаже, датах и методах установления.
- Оформление дубликата. На основании протокола оформляйте дубликат в установленном порядке, учитывая все необходимые подписи и печати.
- Уведомление органов. При необходимости направьте копию протокола в Пенсионный фонд и Государственную инспекцию труда.
Что делать, если дубликат не может быть оформлен сразу?
В случае, когда комиссия еще не сформирована, а утеряна оригинальная книжка, можно временно использовать заверенные копии, полученные от других организаций, где сотрудник работал ранее. Как отмечено в материалах nalog-nalog.ru, такие копии могут служить основанием для временного оформления стажа до заверения комиссией.
Последствия для работодателя
Государственная инспекция труда имеет право привлечь работодателя и его должностных лиц к ответственности за нарушение требований по хранению трудовых книжек. При обнаружении нарушений могут быть наложены штрафы и требованы меры по восстановлению утраченных документов.
Краткое резюме
Массовая утрата трудовых книжек – это особый случай, требующий применения специальных норм законодательства. Главное:
- Утрата признаётся массовой только при наличии чрезвычайных обстоятельств.
- Для установления стажа создаётся комиссия из профсоюза, госорганов и работодателя.
- Дубликат оформляется на основании протокола комиссии и вкладыша в трудовую книжку.
- Работодатель обязан обеспечить своевременное восстановление документов, иначе рискует привлечь внимание инспекции.
Соблюдая эти шаги, вы сможете юридически правильно восстановить трудовые книжки сотрудников и избежать проблем с контролирующими органами.