Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат все еще остается важным и актуальным для многих работников. К сожалению, ситуации, когда работодатель теряет трудовую книжку сотрудника, не редкость. В этой статье мы подробно разберем, к чему это приведет, кто несет ответственность и как правильно восстановить утраченный документ.
Кто виноват и какие последствия?
Согласно законодательству, работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников. Пока работник состоит в штате, его документ должен храниться в сейфе или специальном шкафу в отделе кадров. Если утрата произошла по вине работодателя, именно он обязан инициировать процедуру восстановления и оплатить все связанные с этим расходы (включая стоимость нового бланка).
Если работодатель отказывается признать вину или затягивает с оформлением дубликата, работник имеет полное право обратиться в суд. В таком случае суд обяжет компанию восстановить документ, а также может привлечь работодателя к административной ответственности в виде штрафа.
Пошаговая инструкция по восстановлению
Если работодатель потерял трудовую книжку, не стоит паниковать. Процедура восстановления четко регламентирована. Вот что необходимо сделать:
Шаг 1. Заявление о восстановлении
Работнику следует обратиться к работодателю (кадровику) с письменным заявлением о восстановлении трудовой книжки. В заявлении необходимо указать причину отсутствия документа — утеря работодателем. Заявление должно быть зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции.
Шаг 2. Сбор подтверждающих документов
Восстановить записи «по памяти» нельзя — каждый факт трудовой деятельности должен быть подтвержден документально. Работодатель обязан оказать содействие в сборе этих данных. Для подтверждения стажа могут понадобиться:
- Приказы о приеме на работу и увольнении;
- Трудовые договоры;
- Справки из архивов (если предыдущие работодатели уже ликвидированы);
- Выписки из Пенсионного фонда (Социального фонда России);
- Расчетные ведомости о начислении заработной платы;
- Сведения о персонифицированном учете.
Важно: Прежде чем запрашивать информацию у предыдущих работодателей, текущий работодатель должен убедиться, что работник согласен на передачу своих персональных данных третьим лицам.
Шаг 3. Оформление дубликата
Взамен утерянной или пришедшей в негодность трудовой книжки выдается дубликат. Он выглядит точно так же, как и оригинал, но на первой странице (титульном листе) вверху ставится четкая пометка «Дубликат».
В новый бланк вносятся известные сведения о беспрерывном трудовом стаже, с непременным указанием документов, данный факт подтверждающих. Если какие-то документы не сохранились, записи о тех периодах работы в дубликат не вносятся. После заполнения все записи заверяются подписью работодателя и печатью (при наличии).
Альтернативный вариант: переход на электронную трудовую книжку
Современное трудовое законодательство предоставляет работникам право выбора. Если у работника уже была оформлена бумажная трудовая книжка, но она утеряна, он может не оформлять дубликат, а перейти на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (ЕФС-1).
Для этого при трудоустройстве на новое место работы (или на текущем месте) сотрудник должен представить письменное заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме с указанием причины отсутствия бумажного документа (ст. 65 ТК РФ). В этом случае новый бумажный бланк не оформляется, а все последующие данные будут вноситься только в электронный формат Социального фонда.
Что делать, если работодатель бездействует?
Иногда недобросовестные работодатели игнорируют просьбы сотрудника или заявляют, что книжка «была выдана на руки» (хотя это ложь). В такой ситуации алгоритм действий следующий:
- Направить претензию — отправить письменное требование о восстановлении трудовой книжки заказным письмом с описью вложения.
- Обратиться в Трудовую инспекцию (ГИТ) — написать жалобу на незаконные действия работодателя. Инспектор проведет проверку и выдаст предписание.
- Обратиться в суд — если предыдущие меры не помогли, суд не только обяжет работодателя выдать дубликат, но и может взыскать компенсацию морального вреда, а также привлечь компанию к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Если книжка потеряна самим работником
Для сравнения: если трудовая книжка была утеряна самим работником в период, когда он не работал (например, дома), ситуация меняется. В этом случае ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Последний работодатель обязан оформить дубликат, однако собирать справки со всех предыдущих мест работы сотруднику придется самостоятельно.
Утеря трудовой книжки работодателем — это неприятное, но решаемое событие. Главное — помнить, что закон на стороне работника. Обязанность по восстановлению документа и оплате бланка полностью лежит на виновнике утраты. Требуйте оформления дубликата в письменном виде, собирайте подтверждающие документы или воспользуйтесь правом перейти полностью на электронный формат учета стажа, который исключает риск потери данных в будущем.