Вопрос о возможности наличия у одного работника двух трудовых книжек вызывает много споров как среди работников, так и среди кадровиков и юристов. На первый взгляд кажется, что это простая формальность — одна книжка на одного человека. Но на практике ситуации бывают сложнее: кто-то теряет книжку, кто-то устраивается на вторую работу, а кто-то намеренно пытается скрыть трудовой стаж. Разберёмся, что говорит закон, какие последствия могут быть и как правильно поступать в таких случаях.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все места работы, должности, награды и увольнения. Ключевое слово здесь — единственный.

В пункте 1 статьи 66 ТК РФ чётко указано:

«Трудовая книжка — единственный документ, подтверждающий трудовой стаж работника».

Это означает, что законом предусмотрена только одна трудовая книжка на одного работника. Даже при наличии нескольких мест работы (в т.ч. по совместительству) дополнительная книжка заводиться не должна.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

Прямого запрета в тексте ТК РФ на «две книжки» нет, это часто цитируют те, кто пытается оправдать подобную ситуацию. Однако это утверждение вводит в заблуждение.

На практике и в правоприменительной практике суды и контролирующие органы (включая Росударственную инспекцию труда и Пенсионный фонд РФ) рассматривают наличие двух трудовых книжек у одного человека как нарушение трудового законодательства, поскольку:

• нарушается принцип единственности документа, подтверждающего стаж;
• возникает риск дублирования или искажения данных о трудовой деятельности;
• нарушается система персонифицированного учёта в Пенсионном фонде.

В Письме Минтруда РФ от № 14-2/В-584 прямо указано:

«Согласно Трудовому кодексу РФ, у работника может быть только одна трудовая книжка. Ведение двух и более трудовых книжек одним работником не соответствует требованиям законодательства».

Также в Письме Пенсионного фонда РФ от № 14-14/11853 подчёркивается, что дублирование стажа в двух книжках недопустимо, и при расчёте пенсии будут учтены только те периоды, которые подтверждены в одном документе (обычно — в первом, зарегистрированном в системе).

Как возникают две трудовые книжки?

На практике случаи с двумя книжками встречаются довольно часто. Вот основные причины:

1. Утрата или порча первой книжки, работник пишет заявление об утере, получает дубликат, но позже «находит» старую книжку и продолжает использовать её на другой работе.
2. Увольнение по статье — работник боится, что его «черная» история помешает трудоустройству, и устраивается на новую работу, используя новую книжку.
3. Намеренное обман — работник хочет «прибавить» стаж, например, для досрочной пенсии, или скрыть перерывы в трудовой деятельности.
4. Ошибки кадровиков — при первичном трудоустройстве работник предоставил поддельную или утерянную книжку, и кадровик не проверил её подлинность.

Что будет, если у работника две трудовые книжки?

Последствия зависят от того, кто виноват — работник или работодатель.

Для работника:

• Нарушение трудового законодательства, если будет доказано, что работник сознательно предоставил ложные сведения (например, заявление об утере, когда книжка не терялась), это может быть расценено как мошенничество.
• Риск потери стажа — Пенсионный фонд не будет учитывать периоды работы, зафиксированные в «лишней» книжке, если они совпадают по времени с периодами в основной.
• Проблемы при оформлении пенсии — при подаче документов на пенсию сотрудники ПФР проверяют все книжки. Если обнаружат дублирование, они могут отказать в зачёте одного из стажей или потребовать судебного разбирательства.
• Увольнение по инициативе работодателя, если работодатель узнает о наличии двух книжек, он может уволить работника по п. 5 ст. 81 ТК РФ (за предоставление подложных документов при трудоустройстве).

Для работодателя:

• Административная ответственность — если работодатель внесёт запись в «лишнюю» книжку, он может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (штраф до 50 000 рублей для юрлица).
• Риск претензий со стороны ПФР — если в системе персонифицированного учёта будут дублирующиеся периоды, ПФР может запросить пояснения и провести проверку.

Что делать, если у работника две трудовые книжки?

Если работодатель обнаружил, что у сотрудника две трудовые книжки, действовать нужно поэтапно:

1. Провести беседу с работником, выяснить, как сложилась такая ситуация. Возможно, это ошибка, а не умысел.
2. Определить, какая книжка является основной — обычно это та, в которую уже внесены записи о текущем месте работы, или та, которая была выдана первой.
3. Сделать дубликат основной книжки — если основная книжка утеряна, но есть копии записей, можно оформить дубликат по п. 30 Правил ведения трудовых книжек.
4. Уничтожить вторую книжку — если она не является официальным дубликатом, она должна быть изъята и передана в архив или уничтожена (с составлением акта).
5. Внести все записи в одну книжку — если в «лишней» книжке есть периоды, не отражённые в основной, их можно внести в основную книжку на основании документов (справок с предыдущих мест работы, выписок из архивов и т.п.).

Важно! Никогда не вносите записи в «лишнюю» книжку — это нарушение. Все записи должны быть только в одной — основной.

Электронные трудовые книжки: меняется ли ситуация?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Работник может выбрать:

• оставить бумажную книжку (если не подавал заявление об отказе до );
• перейти на электронный формат (через заявление в ПФР или работодателю).

Но даже при переходе на электронный формат принцип единственности сохраняется. У одного работника может быть:

• либо одна бумажная книжка,
• либо одна электронная запись в системе ПФР.

Электронная система автоматически отслеживает все трудовые периоды и исключает дублирование. Если работник попытается «зарегистрировать» вторую книжку — система не позволит это сделать.

Нет, иметь две трудовые книжки одновременно — незаконно.

Хотя в тексте Трудового кодекса нет прямой фразы «запрещено иметь две книжки», все нормы, принципы и разъяснения контролирующих органов однозначно указывают на то, что:

• трудовая книжка, единственный документ стажа;
• дублирование документов нарушает систему персонифицированного учёта;
• работник не может иметь два основных места работы с двумя книжками — даже если он работает по совместительству, всё фиксируется в одной книжке;
• попытка использовать две книжки может привести к увольнению, отказу в пенсии и даже уголовной ответственности за мошенничество.

Рекомендации:

• Работникам: не пытайтесь скрыть трудовую историю. Лучше честно объяснить ситуацию работодателю — это безопаснее, чем рисковать карьерой и пенсией.
• Работодателям: проверяйте подлинность трудовых книжек при приёме на работу. Запрашивайте справки с предыдущих мест работы, если есть сомнения.
• Кадровикам: не заводите новые книжки без веских оснований (утрата, порча, судебное решение). Всегда проверяйте наличие записей в ПФР через личный кабинет.

Помните: одна трудовая книжка, один человек — один стаж. Любые попытки обойти это правило — это не хитрость, а риск. Риск потерять всё, что накоплено годами: стаж, пенсию, репутацию и даже работу.

Совет на будущее: если вы потеряли трудовую книжку — сразу обращайтесь к работодателю за дубликатом. Не ищите «обходных путей». Честность, лучшая стратегия на всю жизнь.