С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот момент вызывает множество вопросов у работников и работодателей: можно ли после полной электронной записи вернуться к традиционной бумажной трудовой книжке? В статье подробно рассмотрим правовые основания‚ процедуру возврата‚ а также плюсы и минусы каждого формата․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог привычной бумажной книжки‚ хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР)․ Основные характеристики:

• Доступность: сведения о трудовой деятельности можно получить в личном кабинете на портале Госуслуги или через работодателя․
• Надёжность: исключён риск физической утраты‚ повреждения или подделки записей․
• Автоматизация: работодатель передаёт данные в СФР напрямую‚ что снижает вероятность ошибок при ручном заполнении․

ЭТК была введена в 2020 году‚ а с 1 января 2026 года переходный период заканчивается – после этой даты все новые трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде‚ если работник не заявил об отказе от бумажной формы․

Законодательная база и сроки перехода

Основные нормативные акты‚ регулирующие вопрос:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2020 года)․
2. Постановление Правительства РФ № 1500 «О переходном периоде по внедрению электронных трудовых книжек» (действует до )․
3. Приказ Минтруда России № 123н «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»․

Согласно этим документам:

• До 31 декабря 2025 года работник может выбрать один из двух вариантов ведения трудовой книжки: бумажный‚ электронный или одновременное ведение обоих форматов (при отсутствии заявления об отказе от бумажной формы)․
• С 1 января 2026 года обязательным становится исключительно электронный формат для newly hired сотрудников․ Однако уже оформленные бумажные книжки сохраняют свою юридическую силу и могут продолжать использоваться․

Таким образом‚ возврат к бумажной форме после полного перехода на ЭТК возможен только в рамках уже существующей бумажной книжки‚ а не как новый документ․

Возможность возврата к бумажной форме

Законодательство не запрещает работнику вести трудовую книжку одновременно в двух форматах‚ если он не подал заявление об отказе от бумажной версии․ Однако после 1 января 2026 года ситуация меняется:

• Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ он может продолжать делать в неё записи (например‚ при переходе к новому работодателю‚ который ещё не перешёл на ЭТК)․ Для этого необходимо:
• Сообщить текущему работодателю о желании вести бумажную форму;
• Предоставить ему свою бумажную книжку для внесения записей;
• Убедиться‚ что работодатель одновременно передаёт данные в СФР (электронный дубликат)․
• Если бумажной книжки нет‚ после 1 января 2026 года создать новую бумажную трудовую книжку невозможно – закон допускает только электронный формат для newly hired сотрудников․ В этом случае работник может:
• Получить выписку из ЭТК на бумажном носителе (через Госуслуги или МФЦ) – это не трудовая книжка‚ а лишь подтверждающий документ;
• Хранить электронную книжку в личном кабинете и распечатывать её при необходимости․

Важно: одновременное ведение обоих форматов разрешено только до конца переходного периода․ После 31 декабря 2025 года любой новый запись в бумажную книжку будет считаться незаконной‚ если не будет подкреплён электронным дубликатом в СФР․

Как оформить возврат: пошаговая инструкция

Если вы хотите продолжать вести бумажную трудовую книжку после 1 января 2026 года‚ действуйте следующим образом:

1. Проверьте наличие существующей бумажной книжки․ Если она утеряна – восстановите её через бывшего работодателя или в архиве СФР (запрос о выдаче дубликата)․
2. Сообщите текущему работодателю о своём решении․ Сделайте это письмом (можно электронным) с указанием:
   • Желания вести трудовую книжку в бумажном виде;
   • Согласия на simultaneous передачу данных в СФР (электронный дубликат)․
3. Получите согласие работодателя․ Если компания уже полностью перешла на ЭТК и не ведёт бумажный учёт‚ вам могут предложить:
   • Вести электронную книжку и получать выписки на бумаге;
   • Перейти к другому работодателю‚ который сохраняет бумажный формат․
4. Передайте бумажную книжку работодателю для внесения записи․ Убедитесь‚ что запись сделана корректно (дата‚ наименование организации‚ должность‚ основание – приказ или трудовой договор)․
5. Проверьте‚ что данные одновременно отражены в СФР․ После внесения записи в бумажную книжку работодатель обязан в течение пяти рабочих дней передать сведения в электронную форму․
6. Храните книжку в безопасном месте․ При утере или повреждении немедленно обращайтесь к работодателю для восстановления записи и последующего дублирования в СФР․

Если же вы никогда не имели бумажной книжки и хотите её завести после 2026 года‚ закон не позволяет этого сделать․ В таком случае рекомендуется:

• Получать регулярные выписки из ЭТК (они имеют юридическую силу при подтверждении стажа);
• Хранить электронную книжку в личном кабинете Госуслуг и делать распечатки при необходимости․

Преимущества и недостатки каждого формата

Бумажная трудовая книжка

• Преимущества:
  • Привычный формат для многих поколений работников;
  • Не требует доступа к интернету для просмотра;
  • Можно хранить в личном архиве без привязки к государственным системам․
• Недостатки:
  • Риск физической утраты‚ повреждения‚ подделки;
  • Трудности при быстрой проверке стажа новым работодателем;
  • Необходимость ручного внесения записей‚ что повышает вероятность ошибок․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Преимущества:
  • Мгновенный доступ к данным через Госуслуги;
  • Защита от потери и подделки;
  • Автоматическое обновление при изменении места работы;
  • Снижение административной нагрузки на работодателя․
• Недостатки:
  • Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с порталом;
  • Возможные технические сбои в системе СФР (хотя они редки);
  • Некоторые работники психологически предпочитают «осязаемый» документ․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК и вести только бумажную книжку после 2026 года?

Нет․ После завершения переходного периода обязательным является электронный формат для newly hired сотрудников․ Бумажная книжка может вестись только как дополнение к уже существующей ЭТК․

Что делать‚ если я потерял бумажную трудовую книжку после 2026 года?

Обратитесь к последнему работодателю за справкой о периодах работы и попросите его внести запись в ЭТК․ Полученная выписка из СФР будет служить доказательством стажа․

Нужен ли нотариальный перевод бумажной записи в электронную форму?

Нет․ Работодатель сам отвечает за передачу данных в СФР․ Нотариальное заверение требуется только при оформлении дубликата бумажной книжки через архив․

Можно ли использовать выписку из ЭТК как замену трудовой книжки при приёме на работу?

Да․ Выписка‚ заверенная электронной подписью СФР‚ имеет ту же юридическую силу‚ что и запись в трудовой книжке‚ и принимается работодателями при оформлении․

Возврат к исключительно бумажной трудовой книжке после 1 января 2026 года невозможен для newly hired сотрудников․ Однако если у вас уже есть бумажная книжка‚ вы можете продолжать вести её параллельно с электронной формой‚ обеспечивая своевременную передачу данных в СФР․ Это позволяет сочетать привычный «осязаемый» документ с преимуществами цифровой системы․

Для тех‚ кто никогда не имел бумажной книжки‚ оптимальным решением является получение регулярных выписок из ЭТК и их использование при подтверждении трудового стажа․ Следует помнить‚ что законодательство направлено на упрощение и повышение надёжности учёта трудовой деятельности‚ а электронный формат является основным инструментом достижения этой цели․

Если у вас остались вопросы – обращайтесь в отделение Социального фонда России по месту жительства или воспользуйтесь онлайн‑консультацией на портале Госуслуги․ Будьте внимательны к срокам и сохраняйте все подтверждающие документы – это гарантирует защиту ваших трудовых прав․