Краткий ответ: По действующему Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) работодатель обязан вернуть трудовую книжку (бумажную или электронную) работнику в течение трех дней после увольнения. Отказ работодателя от возврата является нарушением закона и влечёт за собой административную ответственность.
Содержание статьи
- Законодательная база
- Когда и в каком виде должна быть возвращена трудовая книжка
- Исключения и особые случаи
- Последствия для работодателя
- Что делать работнику, если книжка не возвращена
- Электронная трудовая книжка: особенности возврата
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и возврата трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 67, 68, 71, 71.1).
- Приказ Минтруда России № 3н от г. – вводит электронную трудовую книжку (ЭТК).
- Федеральный закон № 273-ФЗ от г. «Об образовании в Российской Федерации» – в части использования электронных документов.
Ключевые положения ТК РФ
- Статья 66 ТК РФ – работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) каждого работника.
- Статья 71 ТК РФ – при увольнении работодатель обязан в течение трех дней вернуть трудовую книжку работнику.
- Статья 71.1 ТК РФ – в случае невозможности вернуть книжку (утрата, порча) работодатель обязан оформить справку о причинах и выдать её работнику.
Когда и в каком виде должна быть возвращена трудовая книжка
Согласно статье 71 ТК РФ:
- Трудовая книжка (бумажная) возвращается в оригинале.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) «возвращается» в виде доступа к личному кабинету в системе СФР (Социальный фонд России). Работник получает подтверждение о закрытии доступа к записи.
- Срок возврата – не более трех календарных дней после даты увольнения.
Исключения и особые случаи
Существуют редкие ситуации, когда возврат может быть отложен:
- Если работник уволен в связи с ликвидацией организации, а трудовые книжки находятся в архиве. В этом случае работодатель обязан направить книжку почтовой связью в течение 10 дней.
- Если книжка была утеряна или повреждена работодателем. В таком случае работодатель оформляет справку о невозможности возврата (ст. 71.1 ТК РФ) и выдает её работнику.
- При переводе работника в другую организацию (внутри группы компаний) книжка может быть передана в новую структуру, но работнику также предоставляется копия записей.
Последствия для работодателя
Невозврат трудовой книжки в установленный срок считается административным правонарушением.
- Штраф для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Штраф для индивидуального предпринимателя – от 2 000 до 5 000 рублей.
- В случае систематических нарушений – возможность привлечения к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов и социальных отчислений.
Что делать работнику, если книжка не возвращена
Работнику следует действовать поэтапно:
- Обратиться к работодателю в письменной форме (рекомендовано заказным письмом) с требованием возврата книжки.
- Если ответ не получен в течение 3‑5 дней – подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд) по месту нахождения организации.
- При отсутствии реакции со стороны Роструда – обратиться в суд (мировой суд) с иском о возврате трудовой книжки и возмещении морального вреда.
- В случае утери книжки работодателем – потребовать выдачу справки о невозможности возврата и оформить новую трудовую книжку в отделе кадров.
Электронная трудовая книжка: особенности возврата
С 1 января 2020 г. в России действует электронный формат трудовой книжки (ЭТК). Основные отличия от бумажного варианта:
- Ведение записей осуществляется в единой базе СФР.
- Работодатель не «выдаёт» физический документ, а лишь закрывает доступ к записи после увольнения.
- Работнику предоставляется электронный сертификат о завершении трудовой книжки, который можно распечатать;
- Если работник желает получить бумажный аналог, он может обратиться в отдел кадров с заявлением – работодатель обязан оформить копию записей в бумажном виде.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель удержать трудовую книжку в качестве «залоговой»?
Нет. Трудовая книжка – личный документ работника, её удержание считается незаконным.
Что делать, если книжка «заперта» в архиве организации?
Работодатель обязан в течение 10 дней отправить книжку по почте (с уведомлением о вручении) или предоставить копию записей.
Как оформить справку о невозможности возврата книжки?
Работодатель заполняет форму по образцу, указывает причины (утрата, порча), подписывает её и передаёт работнику. Справка должна быть заверена печатью организации.
Нужно ли платить за выпуск новой трудовой книжки?
Работодатель обязан бесплатно оформить новую книжку в случае утери или порчи оригинала.
Как проверить, что запись в ЭТК действительно закрыта?
Работник может зайти в личный кабинет на сайте СФР и увидеть статус «Запись закрыта».
Работодатель обязан вернуть трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх дней после увольнения. Отказ от возврата – нарушение закона, за которое предусмотрены штрафы и возможность обращения работника в суд. При возникновении проблем работнику следует действовать последовательно: письменный запрос, жалоба в Роструд, судебный иск. Электронная трудовая книжка упрощает процесс, но также требует официального закрытия доступа и выдачи подтверждающего документа.
Если у вас возникли вопросы или требуется юридическая консультация, обратитесь к специалисту по трудовому праву.
Дата публикации: