Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․ В ней фиксируются все ключевые события в карьере человека: прием на работу, переводы, увольнения, награды и другие значимые изменения․ Особое внимание при заполнении уделяется записям о временной работе, так как они имеют свои особенности, регламентированные законодательством РФ․ Неправильное оформление может привести к юридическим проблемам как для работника, так и для работодателя, включая отказ в начислении стажа или пенсии․

Законодательная база

Правила ведения и заполнения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․ Также важны положения Трудового кодекса РФ (ст․ 66, 68, 69), регулирующие порядок оформления трудовых отношений, включая временные договоры․

Что такое временная работа?

Временная работа — это трудовые отношения, заключенные на определенный срок, не превышающий 5 лет (по общему правилу)․ Основания для заключения срочного трудового договора перечислены в статье 59 ТК РФ․ К ним относятся:

• замещение временно отсутствующего сотрудника (например, в отпуске, на больничном);
• выполнение сезонных работ;
• совершение временных работ (ремонт, реконструкция и т․п․);
• работа за границей;
• прием на работу в организации, созданной на определенный срок;
• и другие случаи, прямо предусмотренные законом․

Обязательные реквизиты записи о приеме на работу временно

Запись в трудовой книжке должна содержать строго определенные элементы․ Нарушение хотя бы одного из них делает запись недействительной․

Структура записи:

1. Порядковый номер записи — присваивается последовательно, начиная с 1․
2. Дата приема на работу — дата, с которой сотрудник приступил к обязанностям (указывается в полном виде: число, месяц, год)․
3. Наименование должности — должно точно соответствовать штатному расписанию и трудовому договору․
4. Наименование структурного подразделения — например: «отдел продаж», «бухгалтерия»․
5. Основание для приема — указывается номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также ссылка на пункт статьи 59 ТК РФ (например: «на основании приказа № 15 от , п․ 2 ч․ 1 ст․ 59 ТК РФ»)․
6. Срок действия договора — указывается в виде «на срок замещения отсутствующего работника» или «на 6 месяцев» (если срок определен конкретно)․

Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу временно

Ниже приведен корректный пример записи, который можно использовать как шаблон:

№ 12

10 марта 2026 г․ Принят на работу в качестве бухгалтера по учету затрат в отдел бухгалтерии 

на срок замещения отсутствующего работника, на основании приказа № 15 от , п․ 2 ч․ 1 ст․ 59 ТК РФ․

Важно! Не допускается использование сокращений в названиях должностей и подразделений․ Например, вместо «бухг․» пишется «бухгалтер», вместо «отд․», «отдел»․

Особенности оформления при замещении отсутствующего сотрудника

Самый распространенный случай временной работы — замещение сотрудника, находящегося в отпуске, на больничном или в командировке․ В этом случае в трудовой книжке указывается:

• должность, которую занимал отсутствующий работник;
• основание — замещение конкретного сотрудника (например: «на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет»);
• не указывается конкретная дата окончания срока — только формулировка «на срок замещения»․

Если отсутствующий сотрудник возвращается, запись об увольнении будет сделана на основании п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ — «истечение срока трудового договора»․

Что нельзя писать в трудовой книжке при временной работе?

• Сокращенные названия должностей и подразделений․
• Формулировки вроде «временно», «на пробный срок», «по договоренности» — они не имеют юридической силы․
• Указание даты окончания работы в виде «до », если договор заключен на замещение, срок не фиксируется датой, а указывается по основанию․
• Использование неофициальных формулировок: «по графику», «по вызову», «на смену»․

Кто отвечает за правильное оформление?

Ответственность за ведение и заполнение трудовой книжки несет работодатель — в лице уполномоченного лица (как правило, кадровика или главного бухгалтера)․ Ошибка в записи может повлечь:

• отказ Пенсионного фонда в зачете стажа;
• жалобы сотрудника в трудовую инспекцию;
• штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юридического лица․

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если запись сделана с ошибкой, ее нельзя зачеркивать, исправлять или вырывать страницы․ Правильный порядок исправления:

1. Сделать новую запись, которая аннулирует ошибочную (в ней указывается: «Запись № X от [дата] признана недействительной»)․
2. Сделать новую, корректную запись с указанием всех реквизитов․
3. Все действия оформляются приказом работодателя и подписываются работником․

Рекомендации для кадровиков

• Всегда сверяйте трудовой договор с записью в трудовой книжке, они должны полностью совпадать․
• Храните копии приказов о приеме и увольнении не менее 75 лет (по требованиям архивного законодательства)․
• Используйте унифицированные бланки приказов (форма № Т-1 или Т-1а)․
• Проводите регулярную проверку трудовых книжек сотрудников — хотя бы раз в квартал․

Запись о приеме на работу временно — это не просто формальность․ Это важный юридический акт, влияющий на права работника на пенсию, компенсации, отпуск и другие гарантии․ Правильно оформленная запись в трудовой книжке — залог законности, прозрачности и доверия между работодателем и сотрудником․ Соблюдайте требования законодательства, используйте приведенные образцы и не забывайте: все записи должны быть точными, полными и соответствовать документам․

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — проконсультируйтесь с юристом или в территориальном органе Росудруда․ Лучше перестраховаться, чем потом исправлять ошибки, которые могут стоить сотруднику десятилетий стажа․