Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В определённых ситуациях сотруднику может потребоваться получить её временно (например, для оформления кредита, подтверждения стажа при приёме на новую работу, подачи документов в государственные органы и т.д.). Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить заявление о выдаче трудовой книжки на время, а также готовый образец бланка.

Когда может понадобиться временная выдача трудовой книжки?

• Оформление ипотечного или потребительского кредита;
• Подтверждение страхового стажа при обращении в Пенсионный фонд;
• Участие в конкурсах, грантах или государственных программах, требующих proof of employment;
• Подача документов для получения визы или вида на жительство;
• Другие случаи, когда работнику необходимо предъявить трудовую книжку сторонней организации.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка выдаётся сотруднику в последний рабочий день при увольнении. Если работник нуждается в книжке до момента увольнения (или после него, но до получения новой), он имеет право подать заявление о её временной выдаче. Работодатель обязан удовлетворить такое требование, за исключением случаев, когда книжка находится в процессе ведения (например, при оформлении электронной трудовой книжки).

Правовая база

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 65, 66, 84.1 – порядок ведения и выдачи трудовой книжки;
2. ФЗ-№ 273 «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – требования к подтверждению стажа;
3. Письмо Роструда от № ПГ/07‑21‑123 – разъяснения о праве работника на получение трудовой книжки по заявлению;
4. Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом документообороте, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Как составить заявление о выдаче трудовой книжки на время?

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, однако для удобства рекомендуется использовать типовой бланк. В нём обязательно указываются:

• Реквизиты получателя (наименование организации, ФИО руководителя);
• Данные заявителя (ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер);
• Просьба о выдаче трудовой книжки на указанный срок с указанием причины;
• Дата подачи заявления и подпись заявителя;
• При необходимости – согласие на обработку персональных данных (в соответствии с ФЗ‑152).

После получения заявления кадровая служба:

1. Проверяет наличие оснований для выдачи (отсутствие ограничений, связанных с ведением электронной трудовой книжки);
2. Оформляет акт о выдаче трудовой книжки (форма Т-2 или аналогичный внутренний документ);
3. Выдаёт книжку сотруднику под расписку;
4. Делает отметку в личной карточке сотрудника о дате выдачи и возврате.

Образец бланка заявления

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, Google Docs) и заполнить под свои нужды.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки на время
Наименование организации:
_____________________________________________

ФИО руководителя:
_____________________________________________

От:
ФИО сотрудника: _______________________________________
Должность: _____________________________________________
Подразделение: _________________________________________
Табельный номер: _______________________________________

Прошу выдать мне трудовую книжку на время с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.

Причина выдачи:
_________________________________________________________
_________________________________________________________

Я подтверждаю, что получу трудовую книжку лично и верну её в указанный срок.

Дата подачи заявления:
«__» __________ 20__ г.

Подпись:
_________________________ / _________________________
(ФИО) (расшифровка)

Согласие на обработку персональных данных:
Я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Подпись: _________________________

Как оформить акт о выдаче трудовой книжки

После получения заявления кадровая служба заполняет акт, который содержит:

• Номер акта и дату его составления;
• Данные о сотруднике (ФИО, должность, табельный номер);
• Сведения о трудовой книжке (серия, номер, дата выдачи);
• Срок выдачи (с «__» по «__»);
• Подпись сотрудника о получении книжки;
• Подпись ответственного лица от кадровой службы.

Акт хранится в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет.

Что делать, если работодатель отказывает во выдаче?

Если организация безосновательно отказывает в выдаче трудовой книжки, сотрудник имеет право:

1. Написать письменную претензию руководителю с требованием выполнить обязанность в течение 3 рабочих дней;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой;
3. Подать иск в суд о возмещении ущерба (например, невозможности получить кредит из‑за отсутствия документа).

Согласно судебной практике, суды обычно удовлетворяют такие требования, признавая отказ работодателя нарушением ст. 65 ТК РФ.

Полезные советы

• Всегда делайте копию заявления и акта о выдаче для своего архива;
• Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, запросите выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) – она имеет ту же юридическую силу;
• Уточните у бухгалтерии, нужен ли вам документ для подтверждения стажа при расчёте пособий или пенсии;
• При выдаче книжки на время рекомендуется указать точную дату возврата, чтобы избежать недоразумений.

Заявление о выдаче трудовой книжки на время – простой, но важный документ, который защищает права работника и помогает избежать конфликтов с работодателем. Следуя представленной инструкции и используя предложенный образец, вы сможете оформить запрос быстро и корректно, а работодатель – выполнить свои обязательства в соответствии с трудовым законодательством.

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или воспользоваться консультацией службы кадров вашей организации.