Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовой стаж работника. Вопрос о возможности временного выдачи этой книги часто возникает как у работодателя‚ так и у сотрудника. Ниже разберём‚ что позволяет законодательство‚ какие процедуры соблюдаются‚ а также как правильно оформить выдачу и возврат трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудовых договоров‚ должности‚ места работы‚ причины увольнения и т.д. Она является обязательной для всех сотрудников‚ работающих в России.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (часть 2) – глава «Трудовая книжка»
• Постановление Правительства РФ № 1740 «Об утверждении правил оформления трудовой книжки»
• Постановление Минтруда РФ № 1-1/2018 «О порядке выдачи трудовой книжки»

Согласно статье 35 ТК РФ‚ работник имеет право на получение трудовой книжки в любой момент‚ а работодатель обязан выдать её не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.

Когда можно выдать трудовую книжку «на время»?

Для копирования и сканирования

Работник может запросить временную выдачу трудовой книжки для того‚ чтобы сделать копию или сканировать документ. В таком случае работодатель обязан:

• Выдать оригинал в течение 3 рабочих дней со дня обращения.
• Получить от работника расписку о получении.
• Сохранить оригинал в надёжном месте до возврата.

При переходе на электронную трудовую книжку

Если работник в день увольнения выбирает переход на электронную трудовую книжку‚ он может получить оригинал для оформления перехода. В этом случае работодатель оформляет уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.

При необходимости получения справки от другого работодателя

Если работник планирует обратиться к другому работодателю за справкой‚ ему может понадобиться оригинал трудовой книжки. В таком случае работодатель выдаёт её на временное хранение.

При передаче родственнику умершего работника

В случае смерти работника‚ его родственник может запросить выдачу трудовой книжки. Для этого требуется заявление и нотариальное удостоверение.

Как оформить временную выдачу?

Заявление работника

Работник должен подать письменное заявление в отдел кадров. В заявлении указывается:

• ФИО и должность.
• Дата и цель выдачи (копирование‚ получение справки и т.д.).
• Срок‚ на который требуется оригинал.

Уведомление работодателя

После получения заявления работодатель оформляет уведомление о выдаче трудовой книжки. В уведомлении указываются:

• Дата выдачи.
• Срок возврата.
• Права и обязанности работника (сохранность‚ возврат в целости).

Расписка о получении

При выдаче оригинала работник подписывает расписку‚ подтверждающую получение документа. Это снимает с работодателя ответственность за сохранность книги во время нахождения вне территории предприятия.

Что делать‚ если работник не забирает трудовую книжку?

• Если работник не приходит за книжкой в течение уведомительного срока‚ работодатель может отправить её по почте с согласия работника.
• Если работник отказывается забрать и не даёт согласия на отправку‚ книга остаётся у работодателя.
• В случае отказа от получения‚ работодатель может оформить акт об отказе от получения трудовой книжки.

Срок возврата и ответственность

Согласно ТК РФ‚ работник обязан вернуть трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня её получения. Если работник не возвращает книгу‚ работодатель может удержать её до момента возврата.

При возврате работник обязан подписать акт о возврате‚ подтверждающий‚ что книга находится в целости и сохранности.

Примеры документов

Заявление работника о выдаче трудовой книжки

Заявление

От: _______________________________ (ФИО‚ должность‚ отдел)
Кому: _____________________________ (ФИО руководителя‚ должность)

Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на срок до ____________ (дата)‚ для целей ____________ (копирование‚ получение справки и т.д.).

С уважением‚
_________________________ (подпись)

Уведомление работодателя о выдаче

Уведомление
Отдел кадров
____________________________________

В связи с заявлением сотрудника _____________________________ (ФИО) от _______________ (дата)‚ настоящим уведомляем‚ что трудовая книжка выдана ему в руки ___________ (дата) на срок до ____________ (дата). Работник обязан вернуть книгу в целости и сохранности в течение 3 рабочих дней со дня выдачи.

Подпись руководителя: ______________________

Расписка о получении

Расписка о получении трудовой книжки

Я‚ ______________________________ (ФИО)‚ подтверждаю‚ что получил(а) оригинал трудовой книжки от ____________________ (ФИО руководителя) в отделе кадров ___________ (дата). Книга находится в целости и сохранности.
Подпись: ______________________

Акт об отказе от получения трудовой книжки

Акт об отказе от получения трудовой книжки

Настоящим подтверждаю‚ что в день увольнения я отказался(ась) забрать трудовую книжку и не дал(а) согласия на её отправку по почте.

Подпись: ______________________

Практические рекомендации

• Всегда оформляйте письменные документы при выдаче и возврате трудовой книжки.
• Сохраняйте копии всех заявлений‚ уведомлений и расписок.
• При передаче книги родственнику умершего работника обязательно оформляйте нотариальное удостоверение.
• Если работник не возвращает книгу в срок‚ работодателю следует вести учёт и при необходимости обратиться в органы труда.
• При переходе на электронную трудовую книжку убедитесь‚ что все данные перенесены корректно.

Выдача трудовой книжки на время возможна‚ но требует соблюдения ряда юридических формальностей. Работодатель обязан выдать оригинал в течение 3 рабочих дней со дня обращения‚ а работник – вернуть его в течение 3 дней после получения. При отсутствии согласия на возврат или отказе от получения‚ книга остаётся у работодателя до тех пор‚ пока не будет возвращена. Соблюдение всех процедур защищает права обеих сторон и обеспечивает законность кадрового документооборота.