Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ В ряде ситуаций работодателю и сотруднику требуется временно выдать оригинал книжки, например, для копирования, проверки данных, оформления документов․ Ниже вы найдете подробное руководство, основанное на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях․

Что такое «временная выдача» трудовой книжки?

Временная выдача – это предоставление работнику оригинала трудовой книжки на ограниченный срок с последующим возвратом․ Такая практика широко используется в кадровой работе: копирование, сканирование, проверка сведений в других организациях․

Кому и зачем нужна временная выдача?

• Сотруднику, которому необходимо скопировать сведения для личных целей․
• Кадровому отделу, при проверке данных в других организациях․
• Юридическим лицам, которым нужна копия для оформления документов․

Правовые основы

Вопросы выдачи трудовой книжки регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст․ 11, 12, 13, 14)․
• Федеральным законом «О государственной службе» (для госслужащих)․
• Федеральным законом № 439-ФЗ «Об электронной трудовой книжке» (п․ 5, ст․ 2)․

Основные положения:

1. Работник имеет право в любое время обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче оригинала трудовой книжки․
2. Работодатель обязан выдать книжку, если нет оснований для отказа (например, подозрение в подделке)․
3. Временная выдача должна сопровождаться распиской о получении и возврате․
4. При возврате работодатель проверяет наличие всех записей и отсутствие порчи․

Когда можно выдать трудовую книжку на время?

Согласно практическим рекомендациям, временную выдачу можно осуществлять в следующих случаях:

• Для копирования или сканирования в электронном виде․
• При проверке сведений в другом работодателе․
• Для оформления справок, выписок, заявлений, которые требуют оригинала․
• При необходимости проведения аудита кадровой документации․

Важно помнить, что выдача не должна нарушать закон о хранении трудовой книжки․ Если работник не возвращает книжку в срок, работодатель может потребовать компенсацию за возможную порчу․

Как оформить временную выдачу?

Ниже приведен пошаговый алгоритм, который поможет избежать ошибок․

Подготовка документации

1. Составьте заявление работника о выдаче трудовой книжки․ В заявлении укажите:
   • ФИО, должность, отдел․
   • Цель выдачи (копирование, проверка и т․д․)․
   • Срок выдачи (дата выдачи и дата возврата)․
2. Подготовьте расписку о получении, которую работник подпишет при выдаче․
3. Создайте отдельный журнал (или используйте электронный журнал) для фиксации всех случаев временной выдачи․ В журнале фиксируются:
   • Дата выдачи и возврата․
   • ФИО работника․
   • Причина выдачи․
   • Подписи сторон․

Выдача и возврат

1. Передайте оригинал трудовой книжки работнику․
2. Попросите подписать расписку о получении․
3. После окончания срока возврата, работник возвращает книжку․
4. Проверьте, что все записи в книжке сохранены и нет порчи․
5. Подпишите расписку о возврате и обновите журнал;

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года все новые сотрудники получают исключительно электронную трудовую книжку․ В случае необходимости копирования, работник может получить выписку из ЭТК через сервисы «Госуслуги» или «1С:Кабинет сотрудника»․

• Для получения выписки из ЭТК работник открывает раздел «Справки и выписки» на Госуслугах․
• Выбирает «Выписка из электронной трудовой книжки» и получает документ в формате PDF․

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может перейти на электронную версию по своему желанию․ В этом случае работодатель выдает закрывающую запись и оставляет бумажную копию в архиве․

Ответственность сторон

При временной выдаче обе стороны несут ответственность:

• Работник обязан:
  • Сохранять книжку от порчи․
  • Вернуть оригинал в оговоренный срок․
  • Не передавать книжку третьим лицам без согласия работодателя․
• Работодатель обязан:
  • Выдать книжку по заявлению работника․
  • Фиксировать выдачу и возврат в журнале․
  • Проверить состояние книжки при возврате․
  • При необходимости взыскать компенсацию за порчу․

Практические советы

• Всегда фиксируйте дату выдачи и возврата в электронном журнале․
• При выдаче бумажной трудовой книжки работнику выдавайте расписку о получении․
• Если работник использует ЭТК, не требуйте бумажную копию, если это не необходимо․
• При выдаче на копирование используйте защищенные копировальные устройства, чтобы избежать повреждения оригинала․
• В случае задержки возврата, работодатель может потребовать компенсацию за порчу, но это должно быть прописано в договоре или внутреннем регламенте․

Временная выдача трудовой книжки – это обычная практика, которая позволяет гибко управлять кадровыми документами․ Соблюдение простых правил оформления, фиксации и контроля поможет избежать конфликтов и юридических рисков․ Не забывайте, что с 2021 года большинство сотрудников используют электронную трудовую книжку, что значительно упрощает процесс выдачи и копирования․

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к отделу кадров или юристу вашей организации․ Они помогут правильно оформить временную выдачу и защитить интересы обеих сторон․