Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу, согласно статье 66 ТК РФ и разделу VII приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, трудовая книжка работника хранится у работодателя на протяжении всего периода действия трудового договора. Выдача оригинала на руки работнику, не являющемуся совместителем или дистанционным работником, возможна лишь в исключительных случаях. До 2015 года документ вообще не выдавали до самого увольнения, однако сейчас законодательство допускает временную выдачу оригинала.

В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях работник может временно забрать трудовую книжку на руки, как эту процедуру правильно оформить, чтобы избежать штрафов, и какова ответственность работодателя.

Легальные случаи временной выдачи трудовой книжки

В законодательстве четко оговорены ситуации, когда работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки на руки работнику, который продолжает трудиться. Таких случаев два:

1. Увольнение работника. В последний рабочий день работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки (ст. 84.1 ТК РФ). Это является окончательным расчетом с документами, а не временной выдачей.
2. Временная выдача для оформления пенсии. Согласно актуальным правилам (действительным и в 2026 году), временно выдать трудовую книжку на руки можно только для оформления пенсии. Работодатель обязан это сделать не позднее 3 рабочих дней после получения соответствующего письменного заявления от сотрудника.

В заявлении работник должен указать причину — предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (для назначения пенсии). По истечении необходимого времени работник обязан вернуть документ работодателю.

Порядок оформления и документооборот

Несмотря на то, что выдача оригинала на руки стала возможна вне процесса увольнения, ответственность работодателя за хранение и оформление этого документа остается на прежнем, очень высоком уровне. Чтобы обезопасить себя от возможных санкций со стороны трудовой инспекции, работодатель должен строго соблюдать процедуру:

• Получение письменного заявления. Устной просьбы недостаточно. Заявление пишется от руки или распечатывается, но обязательно с личной подписью сотрудника.
• Снятие ксерокопии. Выдавая оригинал документа, работодателю следует сделать его ксерокопию (или скан), которая останется в деле.
• Взятие расписки. Это критически важный шаг. С работника обязательно берется расписка о получении трудовой книжки на руки. В ней должны быть указаны: ФИО сотрудника, дата получения, причина выдачи и обязательство вернуть документ в указанный срок.
• Внесение записей в книгу учета. В книге учета движения трудовых книжек делается отметка о том, что документ временно выдан на руки на основании письменного заявления работника.
• Ознакомление участников процедуры. С инструкцией о порядке выдачи и возврата должны быть ознакомлены все участники процедуры: ответственный кадровик и сам сотрудник, обратившийся с просьбой.

Что делать, если сотрудник не возвращает трудовую книжку?

Иногда возникают ситуации, когда работник, забравший документ для оформления пенсии, не торопится его возвращать. В этом случае кадровая служба должна действовать оперативно:

• Направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости немедленно вернуть трудовую книжку.
• Если работник ссылается на задержку в органах СФР (Социального фонда России), работодатель может позвонить в территориальный орган СФР и узнать, вернули ли сотруднику трудовую книжку после оформления пенсии.
• Имея на руках объяснительную записку сотрудника (о причине задержки) и ответ из СФР, работодатель сможет избежать административной ответственности за нарушение правил хранения трудовых книжек.

Важный нюанс при увольнении

Если на момент увольнения трудовая книжка уже находится на руках у сотрудника (например, он забрал ее для пенсии и не вернул), работодатель не несет ответственности за ее невыдачу в последний день работы. Судебная практика подтверждает: если трудовая книжка на руках у сотрудника, он не может требовать ее при увольнении и требовать компенсацию за задержку. Однако у работодателя должны быть доказательства того, что документ был выдан ранее (расписка и заявление).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и выдача на руки

С введением электронных трудовых книжек порядок несколько изменился. Если у нового сотрудника есть на руках бумажная трудовая, возможны два варианта развития событий:

• Сотрудник может попросить вести параллельно бумажную и электронную книжки. В этом случае правила временной выдачи бумажного оригинала остаются прежними (только для пенсии по заявлению).
• Сотрудник может полностью отказаться от ведения бумажной трудовой. В этом случае бумажный вариант выдается ему на руки, а в книге учета делается соответствующая запись. После этого работодатель освобождается от ответственности за его хранение.

Можно ли выдать трудовую книжку по другим причинам?

Многие работники просят выдать им оригинал для получения кредита, оформления загранпаспорта или других личных нужд. Законодательство не обязывает работодателя выдавать оригинал в этих случаях. Во избежание рисков работодатель вправе отказать и предоставить лишь заверенную копию или выписку из трудовой книжки, которые имеют юридическую силу для банков и государственных органов.

Временная выдача трудовой книжки на руки — это процедура, требующая строгого соблюдения закона. Помните главное:

• Оригинал выдается временно только для оформления пенсии (и при увольнении).
• Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней с момента получения заявления.
• Обязательно наличие заявления работника и расписки о получении документа.
• При задержке возврата документа свяжитесь с СФР и требуйте объяснительную от работника для снятия ответственности с работодателя.

Соблюдение этих простых правил позволит кадровику обезопасить свою компанию от штрафов, а работнику, без проблем реализовать свои права на оформление пенсионных выплат.