Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих стаж работы гражданина. В ситуациях, когда работник продолжает трудиться в организации, но ему необходимо предъявить оригинал трудовой книжки в Социальный фонд России (ранее, ПФР) для оформления пенсии или перерасчета выплат, возникает необходимость временной выдачи документа на руки.
Для работодателя выдача оригинала документа — это серьезный риск. В случае утери книжки организацией или работником, ответственность ложится на работодателя. Именно поэтому обязательным условием выдачи трудовой книжки на руки является оформление расписки.
Зачем нужна расписка при выдаче трудовой книжки?
Расписка выполняет несколько ключевых функций:
- Снятие ответственности: Работодатель документально подтверждает, что документ передан работнику, и ответственность за его сохранность временно переходит к нему.
- Фиксация сроков: В документе указывается дата выдачи и предполагаемая дата возврата.
- Идентификация документа: В расписке фиксируются серия и номер трудовой книжки, что исключает подмену документа.
Основные требования к оформлению расписки
Закон не устанавливает строгого государственного бланка для такой расписки, поэтому она составляется в свободной форме. Однако, чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны следующие данные:
- Шапка документа: Кому адресована расписка (должность и ФИО руководителя организации).
- Данные работника: ФИО, должность, отдел.
- Реквизиты документа: Серия и индивидуальный номер трудовой книжки.
- Цель выдачи: Например, «для предъявления в Социальный фонд России (ПФР) с целью оформления пенсии».
- Срок: Дата получения и дата, к которой работник обязуется вернуть документ.
- Подпись: Личная подпись работника с расшифровкой и дата составления документа.
Образец расписки о получении трудовой книжки на руки
Ниже представлен пример заполнения расписки, который можно использовать в 2025-2026 годах.
Генеральному директору ООО «Альфа-М»
Иванову И.И;
от менеджера по продажам
Петрова Петра Петровича
РАСПИСКА
Я, Петров Петр Петрович, настоящим подтверждаю, что получил в отделе кадров ООО «Альфа-М» мою трудовую книжку (серия АБ № 1234567) на руки для предъявления в Социальный фонд России (СФР/ПФР) с целью оформления пенсионных документов.
Обязуюсь вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров в срок до «___» ___________ 2026 г.
Ответственность за сохранность трудовой книжки в период её нахождения у меня принимаю на себя.
Важные рекомендации для работодателя и работника
Для работодателя:
Сделайте копию. Перед выдачей оригинала трудовой книжки обязательно сделайте её ксерокопию или скан-копию всех заполненных страниц. Это поможет восстановить данные в случае утери документа работником.
Контроль сроков. Если работник не вернул книжку в указанный срок, отдел кадров должен незамедлительно связаться с ним и напомнить о необходимости возврата.
Электронные трудовые книжки (ЭТК). Помните, что если работник перешел на электронный формат ведения трудовой деятельности, оригинал бумажной книжки выдается ему один раз и навсегда (при переходе на ЭТК), и повторно возвращать её в организацию не требуется.
Для работника:
Бережное хранение. Трудовая книжка, это ваш главный документ для подтверждения стажа. Потеря оригинала может привести к длительным судебным разбирательствам по восстановлению стажа.
Своевременный возврат. Своевременно верните документ работодателю, чтобы избежать конфликтов и дисциплинарных взысканий, так как хранение трудовых книжек в организации является обязанностью работодателя по закону.