В современном трудовом праве существует понятие «временное исполнение обязанностей» (ВЭО), которое позволяет работодателю временно передать конкретному сотруднику обязанности другого работника, находящегося в отпуске, командировке, больничном и т.п. Важно правильно оформить эту ситуацию в трудовой книжке, чтобы избежать конфликтов с законом и сохранить права работника.
Что такое временное исполнение обязанностей?
Временное исполнение обязанностей – это юридический статус, при котором работник получает право исполнять функции другого сотрудника, но при этом сохраняет свой основной трудовой договор и должность. В отличие от замещения (т. е. временно заменяющего сотрудника), ВЭО не подразумевает изменение трудового договора, а лишь временное расширение обязанностей.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 122–124)
- Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (для записей о военной службе)
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 1, 2026 г.)
- Положение о кадровом учете в государственных и муниципальных учреждениях (Положение № 5, 2026 г.)
Когда требуется запись в трудовой книжке о ВЭО?
Запись в трудовой книжке обязательна в следующих случаях:
- Работник принимает на себя обязанности другого сотрудника, а это изменение должности (например, бухгалтер становится исполняющим обязанности главного бухгалтера).
- Временное исполнение сопровождается доплатой (согласно приказу работодателя).
- Временное исполнение длится более 30 календарных дней.
- Временное исполнение связано с переходом в другую организацию (например, сотрудник из одного филиала компании принимает обязанности в другом филиале).
В иных случаях, например, если работник временно исполняет обязанности секретаря на 1–2 недели, запись в трудовой книжке не требуется.
Как правильно оформить запись о ВЭО?
В трудовой книжке запись оформляется в соответствии с § 122 ТК РФ. Ниже приведён пример оформления:
С по исполняла обязанности по должности бухгалтера по расчету заработной платы в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника наряду с работой, определенной трудовым договором от № 348, с доплатой в размере 40 000 руб. (приказ от № 5).
Ключевые элементы записи:
- Период исполнения – даты начала и окончания (если известны).
- Указание должности, которую исполняет работник.
- Ссылка на трудовой договор (номер и дата).
- Указание доплаты (если предусмотрена).
- Ссылка на приказ работодателя (номер, дата).
Формат записи в трудовой книжке
Внутри трудовой книжки запись делается в свободном формате, но с соблюдением следующих правил:
- Запись не зачеркивается – в случае изменения должности в дальнейшем добавляется новая запись.
- Если место в книжке отсутствует, запись переносится на следующую свободную строку.
- При необходимости изменения записи (например, при переводе в другую должность) в книжке добавляется новая запись с новой датой начала.
Пример записи
С по исполнял обязанности руководителя отдела продаж в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника (должность: руководитель отдела продаж) в рамках трудового договора от № 112, с доплатой 15 000 руб. (приказ от № 3).
Что делать, если в трудовой книжке нет места для записи?
Согласно пункту 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при отсутствии места на внутренней стороне передней обложки:
- Запись переносится на следующую свободную страницу.
- Если все страницы заполнены, работодатель обязан выдать новую трудовую книжку и перенести все предыдущие записи.
Когда запись не требуется?
Запись в трудовой книжке не требуется в следующих ситуациях:
- Временное исполнение обязанностей не связано с изменением должности (например, временно исполняющий обязанности секретаря).
- Срок исполнения меньше 30 дней.
- Временное исполнение не сопровождается доплатой.
- Работник не имеет трудового договора с работодателем (например, временный сотрудник по договору подряда).
Практические рекомендации работодателю
- Планируйте заранее – оформляйте приказ о ВЭО минимум за 5 дней до начала исполнения.
- Убедитесь, что договор с работником содержит пункт о возможности временного исполнения обязанностей.
- Проверьте, что доплата соответствует требованиям Трудового кодекса (не должна превышать 50 % от основной зарплаты).
- Сохраняйте копии приказов и договоров в электронном архиве.
- При необходимости обновляйте запись в трудовой книжке, если срок исполнения продлевается.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вносить запись о ВЭО, если работник исполняет обязанности только в выходные? – Нет, если срок не превышает 30 дней и не сопровождается доплатой.
- Можно ли вести запись о ВЭО в электронной трудовой книжке? – Да, если ваш регион допускает электронный формат, но при этом необходимо иметь бумажную копию.
- Что делать, если работник отказался от ВЭО? – В таком случае запись не вносится, но работодатель должен оформить отказ в письменной форме.
Запись о временном исполнении обязанностей в трудовой книжке – важный элемент кадрового учёта, который защищает права как работодателя, так и работника. Соблюдение требований Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек позволяет избежать конфликтов и юридических рисков. Всегда сохраняйте копии всех документов, связанных с ВЭО, и своевременно обновляйте записи в трудовой книжке.
Для более подробной информации и актуальных форм обратитесь к КонсультантПлюс (публикации 2026 г.) и официальным сайтам государственных органов.