Временное исполнение обязанностей (ВРИО) — частая практика на предприятиях, когда кто-то из сотрудников уходит в отпуск, болеет или находиться в длительной командировке․ У кадровиков и бухгалтеров регулярно возникает вопрос: как правильно отразить этот факт в документах и делается ли запись в трудовую книжку о возложении обязанностей? Давайте разберем эту тему подробно, опираясь на актуальные требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ) на 2026 год․
Что говорит закон о записях в трудовую книжку?
Основным нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является статья 66 ТК РФ․ Согласно ей, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- работнике,
- выполняемой им работе,
- переводах на другую постоянную работу,
- об увольнении работника,
- основаниях прекращения трудового договора․
Ключевое слово в этой формулировке — «постоянную»․ Поскольку временное исполнение обязанностей (будь то временное замещение или совмещение) по своей природе не является постоянным переводом, в большинстве случаев запись в трудовую книжку вносить не нужно и нельзя, так как это не будет соответствовать требованиям ТК РФ․
Общие правила: когда запись НЕ вносится
Ни один нормативный правовой акт не содержит требования вносить временное исполнение обязанностей в трудовую книжку сотрудника․ Рассмотрим типичные ситуации, когда запись делать не следует:
Совмещение профессий (должностей)
Если работник исполняет обязанности временно отсутствующего коллеги наряду с исполнением обязанностей по своей основной должности (ст․ 60․2 ТК РФ), информация о том, что сотрудник временно выполнял дополнительные функции, в трудовую книжку не заносится․ Эти условия следует отразить в заключаемом дополнительном соглашении к трудовому договору и приказе о временном исполнении обязанностей․
Временный перевод (ст․ 72․2 ТК РФ)
Если сотрудник временно переводится на должность отсутствующего работника (с освобождением от своей основной работы на этот период), срок такого перевода не должен превышать один год․ Несмотря на то, что издается приказ о временном переводе, запись в трудовую книжку об этом не вносится․
ВРИО руководителей и главных бухгалтеров
Часто спрашивают: вносят ли в трудовую книжку запись о временном исполнении обязанностей главбуха или начальника отдела? Ответ однозначный — нет, не вносят․ Например, если заместитель главного бухгалтера временно исполняет обязанности главбуха, указанный перевод имеет временный характер, и запись делать не требуется․ То же самое касается ВРИО начальника отдела на время его отпуска․
Исключение из правил: когда запись ВНОСИТСЯ
Из любого правила есть исключения․ В некоторых случаях в трудовую книжку исполняющего обязанности все же понадобится внести запись․ Это происходит в следующей ситуации:
В этом случае логика ТК РФ соблюдена: человек принят на работу для выполнения конкретных обязанностей, и это его основное место работы, следовательно, запись необходима․
Как правильно оформить ВРИО документально?
Поскольку запись в трудовую книжку при временном замещении не вносится, важно корректно оформить внутреннюю кадровую документацию․ По закону работодатель может поручить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другому работнику только с его письменного согласия․
Порядок оформления выглядит так:
- Издание приказа о временном исполнении обязанностей (временном замещении)․ Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено, он составляется в свободной форме․
- Хранение приказа․ Приказ о временном исполнении обязанностей сохраняется в личном деле сотрудника․
Важно помнить, что работник имеет право отказаться от исполнения дополнительной работы как до начала ее выполнения, так и в её процессе (предупредив работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня)․
Кому нельзя поручить ВРИО?
Существуют законодательные запреты․ Некоторым работникам в силу закона нельзя оформить временное исполнение определенных обязанностей․ Кроме того, за чей счет осуществляется приобретение трудовых книжек? Полностью за счет работодателя․ Эти нюансы также важно учитывать кадровику при оформлении документов․
Краткие итоги
- Любое временное исполнение должностных обязанностей (совмещение, временный перевод по ст․ 72․2 ТК РФ) в трудовую книжку не заносится․
- Запись делается только в случае приема нового сотрудника по срочному трудовому договору для замещения отсутствующего (как о приеме, так и об увольнении)․
- Основанием для ВРИО служат дополнительное соглашение и приказ, которые хранятся в личном деле работника․
- За временное исполнение обязанностей сотруднику положена доплата․
Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать штрафов за неправильное ведение трудовых книжек, а работнику — сохранить чистоту и законность своей трудовой истории․