В процессе работы сотрудника часто возникает необходимость временно изъять трудовую книжку у организации — например, при смене места работы, при оформлении новых трудовых отношений или при проверке стажа. В статье разберём, какие документы требуются, как правильно составить заявление и какие нюансы учитывать в 2026 году.
Почему может понадобиться временное изъятие трудовой книжки?
- Переход на новую должность в другой организации.
- Необходимость предоставить копию трудовой книжки в государственные органы (например, в Пенсионный фонд).
- Проверка стажа и условий работы при оформлении отпуска или пенсии.
- Возврат книжки после временного хранения в архиве.
Правовая база
Согласно действующему Трудовому кодексу РФ и рекомендациям Федерального закона «О труде», работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки в своей архивной папке. Выдача её сотруднику допускается только в рамках письменного заявления, в котором указываются:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Период, на который требуется книжка.
- Причина обращения (например, «для представления в новую организацию»).
- Подпись работника и дату подачи.
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом:
- Если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажной версии, обе формы могут использоваться одновременно.
- Электронная версия хранится в Социальном фонде и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги.
Как оформить заявление «взять трудовую книжку на время»
Форма и содержание
Форма заявления не регламентирована законом, однако обычно используют следующий шаблон:
Заявление о выдаче (взятии) оригинала трудовой книжки на время Я, ФИО Фамилия Отчество, паспорт: серия, номер, выдан кем и когда, прошу выдать мне оригинал своей трудовой книжки на период с «дата начала» по «дата окончания».Причина: «для представления в новую организацию / для оформления пенции и т.д.».
Подпись: _______________________ Дата: «__» «____» 2026 г.
Приложения
В заявление может быть приложено:
- Копия паспорта.
- Копия трудовой книжки (если требуется).
- Документ, подтверждающий цель обращения (например, приглашение от новой организации).
Пример готового заявления
Пример 1. Заявление о выдаче трудовой книжки для перехода в новую компанию.
Пример 2. Заявление о временном хранении трудовой книжки в архиве организации.
Оба примера можно скачать на сайте Домашний‑юрист.ру в разделе «Шаблоны заявлений».
Особенности обращения с заявлением
- Подпись — обязательна, без неё документ не считается официальным.
- Резолюция, после получения заявления руководитель ставит резолюцию (одобрение/отказ).
- Сроки — обычно выдача происходит в течение 1‑3 рабочих дней, но может быть продлён по согласованию сторон.
- Электронная версия, если у сотрудника есть ЭТК, он может потребовать её временного вывода из системы для печати.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли взять трудовую книжку без заявления? — Нет, без письменного запроса работодатель не обязан выдавать оригинал.
- Какие сроки выдачи? — По закону нет жёстких сроков, но обычно процесс занимает не более 5 рабочих дней.
- Что делать, если книжка потеряна? — Сотрудник может запросить выписку из трудовой деятельности, а также оформить дубликат.
- Можно ли одновременно пользоваться бумажной и электронной версиями? — Да, если сотрудник не отказался от бумажной формы.
Заявление о взятии трудовой книжки на время — простой, но важный документ, позволяющий сотрудникам официально получить оригинал своей трудовой истории. Правильное оформление, наличие подписи и приложений, а также соблюдение сроков гарантируют беспроблемный процесс как для работника, так и для работодателя.
Если вы планируете оформить такое заявление, используйте готовый шаблон из официальных источников, адаптируйте его под свои нужды и не забудьте о подписи и дате.
Автор статьи — консультант по трудовому праву, 2026 год.