Вопросы оформления кадровых документов всегда вызывают множество споров у специалистов отдела кадров и бухгалтеров. Одна из самых частых ситуаций, приводящих к ошибкам, — это временное замещение сотрудника (например, уходящего в декретный отпуск или длительную командировку). Нужно ли вносить запись в трудовую книжку? Как правильно оформить перевод? Разберемся во всех тонкостях с учетом актуальных требований законодательства.
Главное правило: вносится ли запись о временном замещении?
Исходя из общих правил и требований, в соответствии с которыми должно осуществляться ведение и хранение документа о профессиональной деятельности, сведения, связанные с переводом, носящим временный характер, в трудовую книжку не вносятся.
Это подтверждается многочисленными разъяснениями экспертов и нормами права:
- При оформлении временного замещения или временного перевода запись в трудовую книжку не вносится.
- Запись о временном переводе работника в трудовой книжке (в случае ее ведения) не делается.
- Сведения о временном переводе не передаются в СФР (Социальный фонд России).
Более того, внесение записи о временном замещении в трудовую книжку является нарушением. Однако важно отметить, что такая ошибка не влечет за собой недействительности самого документа — трудовая книжка продолжает оставаться действительной, но неверную запись придеться исправлять.
Временный прием на работу и замещение декретницы: в чем разница?
Часто возникает путаница между понятиями «замещение» и «совместительство», а также между «временным переводом» и «приемом на работу по срочному трудовому договору». Именно от сути отношений зависит необходимость внесения записи.
Прием по срочному трудовому договору (на место декретницы)
Если вы принимаете нового сотрудника на работу по срочному трудовому договору (например, на период нахождения основного работника в отпуске по уходу за ребенком), на него распространяется общее правило:
Если сотрудник проработал больше 5 дней, запись в трудовую книжку внести ОБЯЗАТЕЛЬНО.
В этом случае работник принимается на работу (пусть и временную), и это фиксируется в графе 3 раздела «Сведения о работе». При увольнении в связи с истечением срока трудового договора также делается соответствующая запись.
Временный перевод действующего сотрудника
Если ваш работник, уже оформленный в штате, временно переводится на должность отсутствующего сотрудника (например, с должности кассира на должность бухгалтера), это именно временный перевод. По окончании временного перевода работница (или работник) будет обратно переведена на свою прежнюю должность. Ей следует пояснить, что запись о временной работе в должности бухгалтера в трудовую книжку не вносится.
Совместительство
Не стоит путать замещение и работу по совместительству. Совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Как оформить назначение временно исполняющим обязанности (врио)?
Многие кадровики задаются вопросом: как оформить записи в трудовой книжке о назначении временно исполняющим обязанности (врио)?
Ответ однозначен: и принять начальника управления (или иного сотрудника на роль врио), и внести запись в трудовую книжку необходимо в общем порядке, без указания «временно исполняющий обязанности».
Если сотрудник переводится на вышестоящую должность с приказом «врио», но по факту это оформление постоянного перевода с испытательным сроком или иными условиями, в трудовую книжку вносится стандартная запись о переводе. Словосочетание «врио» в трудовой книжке не фиксируется.
Когда временный перевод становится постоянным
На практике часто встречаются ситуации, когда временный перевод по соглашению сторон или иным причинам превращается в постоянный. Как быть в этом случае?
В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Порядок ее внесения следующий:
- Графа 1 раздела «Сведения о работе» — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (то есть дата, когда сотрудник фактически приступил к новой работе, а не дата подписания соглашения о признании перевода постоянным).
- Графа 3 — указывается наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного) и должности с формулировкой о переводе.
Указание структурного подразделения при переводе
Отдельно стоит отметить важное правило, касающееся наименования подразделения. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от N 69:
В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного.
При этом недопустимо дублирование в трудовой книжке записи о наименовании подразделения при переводе работника на другую должность, если сотрудник остается в том же самом отделе, что и раньше.
Резюме для кадровиков и бухгалтеров
Чтобы избежать штрафов и неверных записей, запомните основные постулаты:
- Временный перевод и временное замещение действующего сотрудника — не фиксируются в трудовой книжке.
- Прием по срочному договору (в т.ч. на место декретницы) — фиксируется обязательно, если сотрудник отработал более 5 дней.
- Аббревиатура «врио» в трудовую книжку не пишется.
- Если временный перевод стал постоянным, делайте запись, указывая дату фактического начала работы на новой должности.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит вам вести кадровый учет без ошибок и претензий со стороны проверяющих органов.