Временный перевод сотрудника на должность работницы, находящейся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком (так называемой «декретной ставке»), — распространенная кадровая практика. Однако у специалистов отделов кадров часто возникают сомнения: нужно ли вносить соответствующую запись в трудовую книжку? Разберемся в нюансах законодательства и правилах оформления.

Что говорит закон о временных переводах?

Согласно статье 72.2 ТК РФ, под временным переводом понимается изменение на определенный срок трудовой функции работника или структурного подразделения, в котором он работает. Перевод для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы (как в случае с декретным отпуском), допускается по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.

Важно понимать ключевой принцип: должность, которую занимает основная сотрудница, ушедшая в декрет, не является вакантной. Именно поэтому в документах предприятия (графике отпусков, табеле учета рабочего времени и т.п.) временно переведенный работник продолжает числиться по своей прежней должности, так как перевод не имеет постоянного характера.

Главный вопрос: вносить ли запись в трудовую книжку?

Самое главное правило, которое необходимо запомнить работодателям и кадровикам: вносить запись о временном переводе в трудовую книжку категорически не нужно.

Этот вывод базируется на следующих нормативных актах и разъяснениях:

• Постановление Правительства РФ № 225: при решении вопросов, связанных с заполнением трудовой книжки временного сотрудника, необходимо руководствоваться положениями данного постановления. В нем прямо указано, что в трудовой книжке не ставится пометка о том, что сотрудник принят временно (например, для замещения декретницы).
• Разъяснения экспертов (КонсультантПлюс): сведения о временном переводе на другую работу не вносятся ни в трудовую книжку (в случае ее ведения), ни в сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде. Также не сдается подраздел 1.1 ЕФС-1.

Пример из практики

Представим ситуацию: работница, занимавшая должность кассира, была временно переведена на должность бухгалтера для замещения сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком. По окончании этого перевода она была возвращена на свою основную должность кассира. В этом случае ей следует пояснить, что запись о временной работе в должности бухгалтера в трудовую книжку не вносится на основании закона.

Как правильно оформить временный перевод?

Хотя запись в трудовую книжку не вносится, сам факт перевода должен быть документально подтвержден внутри организации. Оформление происходит в следующем порядке:

1. Издание приказа о временном переводе. Приказ составляется на основании дополнительного соглашения.
2. Ознакомление работника с приказом под подпись.

Особые случаи и риски

Перевод перед декретом

Ситуация, когда работница, уже находящаяся во временном переводе, собралась в декрет, требует особого внимания. Прерывать временный перевод перед ее декретным отпуском и возвращать ее на старую должность не обязательно, но здесь есть нюансы, связанные с оплатой и сохранением среднего заработка. Кадровику стоит внимательно изучить обстоятельства: квалификационная категория сотрудника и условия оплаты могут меняться.

Перевод с «декретной ставки» на постоянную

Если основная сотрудница уволится по собственному желанию (или иному основанию), не выходя из декрета, ее должность становится вакантной. В этом случае временный перевод может быть трансформирован в постоянный. Для этого необходимо:

• Заключить новое дополнительное соглашение, отменяющее срочность перевода.
• Издать приказ о признании перевода постоянным.
• И только в этом случае внести запись в трудовую книжку о переводе на постоянной основе.

Совместители и частичные ставки

Если работник (совместитель) занимает 0,5 ставки вакантной должности и его нужно переместить на 0,5 декретной должности, чтобы освободить вакантные 0,5 ставки, процедура оформления остается аналогичной: заключается допсоглашение, издается приказ, запись в трудовую не вносится.

Записи об отпусках

Отдельно стоит отметить вопрос о фиксации самого декретного отпуска. Сведения о любых отпусках сотрудников, в т.ч. и декретных (по беременности и родам, по уходу за ребенком), в трудовые книжки не заносятся. Эта информация отражается только в личной карточке работника и в табеле учета рабочего времени.

Резюме

Оформление временного перевода на период декретного отпуска имеет свои специфические особенности, однако главное правило остается неизменным: временный перевод не фиксируется в трудовой книжке. Работодателю достаточно заключить дополнительное соглашение и издать приказ. Внутренние документы компании (табели, графики) при этом должны отражать, что работник по-прежнему занимает свою основную должность. И только если «декретная ставка» станет вакантной и перевод станет постоянным, появится основание для внесения записи в трудовую книжку.