Временный перевод – это перемещение работника на другую работу или в другое подразделение без изменения его постоянного места работы․ В отличие от постоянного перевода, временный перевод не требует обязательного внесения записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, однако при переходе в статус постоянного переводa запись становится обязательной․

Правовая основа

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 71‑73 – порядок ведения трудовой книжки․
• Приказ Минтруда РФ № 320н от  г․ «Об утверждении порядка заполнения трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от № 1826 «Об электронных трудовых книжках» (для ЭТК)․

Когда запись обязательна?

1. Если временный перевод становится постоянным (по решению работодателя)․
2. Если в организации ведётся бумажная трудовая книжка и требуется оформить окончательную запись о переводе (например, при закрытии проекта)․
3. При переходе с бумажной формы на электронную трудовую книжку (ЭТК) – запись делается в электронном виде согласно правилам ФЦУ․

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Содержание записи

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте приказ о переводе․ В приказе указывается, что временный перевод становиться постоянным с указанием даты․
2. Определите порядковый номер записи (следующий после последней записи в разделе «Сведения о работе»)․
3. В графе 2 укажите дату начала исполнения обязанностей в новом подразделении (это дата, когда работник фактически приступил к работе)․
4. В графе 3 впишите полное наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО․
5. В графе 4 укажите:
   • наименование структурного подразделения;
   • должность;
   • разряд (если применимо);
   • условия оплаты (ставка, оклад)․
6. Подпишите запись руководителем организации и поставьте печать․
7. Вложите копию приказа в личное дело работника․

Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Основные отличия

• Запись вносится через портал Госуслуги или специализированную систему ФЦУ․
• Подтверждением является электронная подпись (ЭП) руководителя․
• Все поля, указанные в бумажном образце, присутствуют в электронном шаблоне, но заполняются в виде полей формы․

Пошаговый процесс

1. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК․ После подачи изменить решение нельзя․
2. Работодатель формирует электронный приказ о переводе (временный → постоянный) и подписывает его ЭП․
3. В системе ФЦУ открывается форма «Запись о переводе»:
   • Поле «Номер записи» заполняется автоматически․
   • Поле «Дата начала исполнения обязанностей» – фактическая дата․
   • Поле «Наименование организации, ИНН, ОКПО» – копируется из справочника․
   • Поле «Подразделение, должность, разряд» – вводятся вручную․
4. После заполнения формы руководитель подписывает её ЭП, система автоматически сохраняет запись в ЭТК․
5. Работнику отправляется уведомление о том, что запись внесена, и он может просмотреть её в личном кабинете на Госуслугах․

Пример готовой записи (бумажный вариант)

Графа 1: 12

Графа 2:

Графа 3: ОАО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678

Графа 4: отдел разработки, инженер‑программист, разряд 4‑й, оклад 120 000 руб․

Подпись руководителя: ___________________/И․ Иванов/

Печать: (ставится печать организации)

Частые ошибки и как их избежать

• Пропуск даты начала работы․ Дата должна соответствовать реальному дню, когда работник приступил к исполнению обязанностей․
• Неправильный номер записи․ Нумерация должна быть сквозной без пропусков․
• Отсутствие подписи и печати․ Без подписи руководителя запись считается недействительной․
• Запись в ЭТК без ЭП․ Электронная подпись обязательна – без неё система отклонит документ․
• Смешивание временного и постоянного перевода․ Временный перевод без изменения статуса не фиксируется; фиксировать следует только после перехода в постоянный․

FAQ (часто задаваемые вопросы)

Нужно ли вносить запись о самом временном переводе?

Нет․ Временный перевод фиксируется в приказе, но в трудовую книжку запись делается только при переходе в постоянный статус․

Можно ли оформить временный перевод в ЭТК?

ЭТК позволяет фиксировать только постоянные кадровые перемещения․ Поэтому временный перевод в системе не отображается, но при его превращении в постоянный запись будет внесена автоматически․

Что делать, если работник уже получил бумажную трудовую книжку и хочет перейти на ЭТК?

Работник подаёт заявление о переходе, работодатель оформляет приказ о передаче ЭТК, в бумажную книжку вносится итоговая запись о выдаче (по приказу Минтруда 320н), после чего книжка передаётся в архив․

Как проверить правильность внесённой записи?

Сравните запись с приказом о переводе, проверьте соответствие дат, названий подразделений и наличие подписи/печати․ В случае ЭТК откройте запись в личном кабинете и убедитесь, что все поля заполнены․

Оформление записи о временном переводе, ставшем постоянным – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований․ Правильный образец записи помогает избежать юридических конфликтов, ускоряет процесс кадрового учета и гарантирует, что сведения о работе работника будут отражены в трудовой книжке корректно как в бумажном, так и в электронном виде․

Скачайте готовый образец записи (PDF/Word) с официального сайта Кадрового дела или из системы Система Кадры, чтобы иметь под рукой шаблон, адаптированный под текущие 2026‑й нормы․

Дата публикации:  г․ | Автор: помощник ChatGPT