Одним из самых распространённых вопросов в кадровой практике является: нужно ли делать запись о временном переводе работника в трудовую книжку? Ответ на этот вопрос неоднозначен, но в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации — запись о временном переводе в трудовую книжку делать не обязательно.

Что такое временный перевод?

Временный перевод — это изменение трудовой функции работника (должности, профессии, специальности) или структурного подразделения, осуществляемое на определённый срок по инициативе работодателя или по соглашению сторон, при сохранении за работником его основного места работы.

Примеры временного перевода:

• Ведущий бухгалтер временно замещает начальника отдела на время его отпуска;
• Инженер-технолог временно выполняет обязанности главного инженера в связи с болезнью;
• Сотрудник отдела продаж временно переведён на должность менеджера по работе с клиентами на 3 месяца.

Важно: временный перевод не предполагает увольнения с основной должности и не является постоянным изменением трудового договора.

Законодательная база

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Согласно пункту 12 Правил, в трудовую книжку вносятся записи о:

1. приёме на работу;
2. переводе на другую постоянную работу;
3. увольнении;
4. награждении и взысканиях;
5. переименовании должности или организации.

Временный перевод в этот перечень не входит. Следовательно, вносить запись о временном переводе в трудовую книжку не требуется.

Когда запись всё же может быть сделана?

Есть исключения, когда запись о временном переводе может быть сделана, но только по инициативе работника и с его письменного согласия:

• Если работник планирует устроиться на новое место работы, и ему необходимо подтвердить опыт выполнения обязанностей на более высокой должности (например, временно исполнял обязанности генерального директора).
• Если временный перевод длился более 1 года и стал значимым этапом карьеры.

В таких случаях работодатель вправе, но не обязан внести запись. При этом необходимо:

1. Получить от работника письменное заявление с просьбой внести запись;
2. Оформить приказ о временном переводе (форма № Т-5 или Т-5а);
3. Сделать запись в трудовую книжку по форме: «Принят на должность [новая должность] временно с [дата] по [дата]».

Важно! Если запись внесена, она должна быть подтверждена документально, приказом, соглашением, актом о выполнении обязанностей.

Практический пример

Работник, занимающий должность ведущего бухгалтера, временно переведён на должность начальника отдела на 6 месяцев. При этом:

• Он продолжает получать зарплату по основной должности (если иное не предусмотрено соглашением);
• Работодатель издаёт приказ о временном переводе;
• В трудовую книжку запись не вносится, так как перевод временный и не является постоянным;
• Если работник впоследствии претендует на должность руководителя, он может представить приказ и справку о временном исполнении обязанностей как подтверждение опыта.

Чем грозит неправильное внесение записи?

Если работодатель неправомерно внесёт запись о временном переводе в трудовую книжку, это может повлечь:

• Нарушение порядка ведения трудовых книжек — штраф от 30 000 до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ;
• Сложности при проверке трудовой инспекцией;
• Проблемы при оформлении пенсии или при трудоустройстве, если запись вводит в заблуждение о постоянном стаже на новой должности.

Рекомендации работодателю

1. Не вносите записи о временном переводе в трудовую книжку — это не требуется законом.
2. Обязательно оформляйте приказ о временном переводе (форма Т-5 или Т-5а) и заключайте дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Сохраняйте все документы, подтверждающие временный перевод — они могут понадобиться при проверке или при трудоустройстве работника в будущем.
4. Если работник просит внести запись — рассмотрите его просьбу, но только при наличии письменного заявления и при условии, что запись не вводит в заблуждение.
5. Не путайте временный перевод с постоянным. Постоянный перевод — это изменение трудового договора, и он обязательно оформляется записью в трудовую книжку.

Запись о временном переводе в трудовую книжку делать не обязательно и не рекомендуется, если только работник не запросит её письменно и не сможет обосновать необходимость такой записи для дальнейшей карьеры. Главное — соблюдать закон, правильно оформлять приказы и сохранять документы. Трудовая книжка — это исторический документ карьеры работника, и любая лишняя запись может исказить её содержание.

Помните: в трудовой книжке должно быть только то, что действительно важно для будущего работника. Временный перевод, это оперативная кадровая мера, а не карьерный шаг, и его место — в приказах и служебных записках, а не в трудовой книжке.

Соблюдайте закон — и избегайте лишних рисков!