В кадровой практике часто возникают ситуации, когда необходимо временно перевести сотрудника на другую должность для замещения отсутствующего коллеги (например, на период декретного отпуска, болезни или длительной командировки). У специалистов по кадрам и руководителей при этом возникает множество вопросов, главный из которых: как правильно отразить такой перевод в трудовой книжке? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления, законодательные требования и типичные ошибки.
Что говорит законодательство о срочных переводах?
Согласно Трудовому кодексу РФ, переводом считается изменение трудовой функции сотрудника. По общему правилу, в трудовую книжку работника вносится запись только о постоянном кадровом переводе, под которым понимают изменение трудового функционала без установления сроков. Классический пример постоянного перевода: менеджера по продажам переводят на должность старшего менеджера в пределах того же отдела.
Однако, когда речь заходит о переводе на период отсутствия основного работника (например, на время отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком), ситуация выглядит иначе.
Главное правило: слово «временно» не пишется
Самое важное правило, которое нужно запомнить кадровикам: при оформлении приема на работу или перевода на время отсутствия основного работника, запись в трудовую книжку делается без указания на срочность трудовых отношений.
Это означает, что в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки вы просто указываете новую должность и структурное подразделение. Формулировки вроде «переведен временно», «на время декрета» или «на период отсутствия основного сотрудника» являются грубой ошибкой и могут стать причиной штрафов от трудовой инспекции.
Особенности приема на время декретного отпуска
Процедура приёма сотрудника на работу на временной основе (по срочному трудовому договору) для замещения отсутствующей работницы аналогична стандартному приёму. В трудовом договоре обязательно прописывается условие о его срочности: «заключен на время отсутствия основного работника ФИО». Но в трудовой книжке это условие не дублируется. Запись о приеме выглядит так же, как и при бессрочном договоре.
Образец записи о приеме временно в трудовой книжке:
- Графа 1: № записи (порядковый номер)
- Графа 2: Дата приема (ДД.ММ.ГГГГ)
- Графа 3: Принят(а) в [название подразделения] на должность [название должности]
- Графа 4: Приказ от [дата] № [номер]
Как оформить временный перевод?
Если сотрудник уже работает в компании, и его переводят на другую должность для замещения отсутствующего человека, порядок действий следующий:
- Получение согласия: Работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на временный перевод (за исключением случаев, прямо предусмотренных ТК РФ, например, простой или предотвращение катастрофы).
- Издание приказа: На основании соглашения сторон издается приказ о переводе. Данный приказ работодатель обязан отразить в трудовой книжке работника, что предусмотрено Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
- Внесение записи: Запись вносится по общим правилам, без указания срока.
Преобразование совместительства в основное рабочее место
Отдельный и очень популярный вопрос у кадровиков — как происходит процедура преобразования совместительства в основное рабочее место и как должна оформляться запись в трудовой книжке о переводе на постоянное место работы.
Часто бывает так: сотрудник работал по внешнему совместительству, запись в трудовую книжку не вносили, а сейчас перевели его по основному месту работы у того же работодателя.
Здесь важно понимать:
- Если ранее запись о работе по совместительству не вносилась, то при переходе на основную работу делается стандартная запись о приеме на работу (а не о переводе).
- Если запись о совместительстве уже была, то оформление может производиться через дополнительное соглашение к трудовому договору о признании работы основной, и в трудовую книжку вносится запись о переводе (также без указания слова «временно»).
Судебная практика и ограничения
Среди правовых нюансов стоит отметить интересный судебный прецедент. Суд разбирался с тем, подпадает ли срочный трудовой договор, заключенный на время отсутствия основного работника, под пятилетнее ограничение (согласно ст. 58 ТК РФ максимальный срок срочного договора не может превышать 5 лет).
Суды исходят из того, что договор, заключенный на время отсутствия основного сотрудника, носит зависимый от события характер (выход основного сотрудника на работу). Следовательно, он не может быть ограничен жесткими рамками в 5 лет, так как работодатель не может предсказать, когда именно основной работник вернется (например, отпуск по уходу за ребенком может продлеваться). Это важно учитывать при заключении срочного договора.
Что делать, когда основной работник возвращается?
Записи в трудовую книжку будут зависеть от того, вносилась ли ранее запись о приеме по срочному договору или о переводе:
- Если это был временный перевод: Когда основной работник возвращается, временно переведенного сотрудника нужно вернуть на его прежнюю должность. В трудовую книжку вносится запись об обратном переводе (также без слова «временно»).
- Если это был прием по срочному договору: При выходе основного работника срочный договор расторгается. В трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Оформление временного перевода или приема на период отсутствия основного работника требует внимательности. Главное правило, которое убережет вас от ошибок: срочность фиксируется только в трудовом договоре и приказе, а в трудовой книжке запись должна выглядеть так, будто сотрудник принят или переведен на постоянной основе. Соблюдение новых правил ведения и хранения трудовых книжек обеспечит чистоту кадрового документооборота и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов.