Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временном переводе сотрудника на другую должность или в другой отдел, является одним из самых частых у кадровиков и бухгалтеров. Ситуации бывают разные: декретный отпуск основного сотрудника, сезонные работы или производственная необходимость. Разберемся в нюансах законодательства, актуальных на 2026 год, и рассмотрим, как правильно оформить такой перевод, особенно если он становится постоянным.
Общее правило: отражать ли временный перевод?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, в трудовую книжку вносятся сведения только о постоянных переводах. Соответственно, внесение в трудовую книжку сведений о временном переводе трудовым законодательством не предусмотрено.
Если работник переводится на другую должность на определенный срок (например, на время отсутствия основного работника), запись в бумажную трудовую книжку не вносится. Эта информация фиксируется только в личной карточке сотрудника (форма Т-2) и в дополнительных соглашениях к трудовому договору.
Пример из практики
Если на должность бухгалтера работница была переведена временно (например, на время отпуска по беременности и роду основного сотрудника), то в трудовую книжку запись о работе по указанной должности не вносится. Это правило строго соблюдается специалистами отдела кадров.
Когда временный перевод становится постоянным
Ситуация кардинально меняется, если временный перевод перерастает в постоянный. Согласно ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ, если по окончании срока временного перевода работнику не предоставлена прежняя работа и он продолжает работать на новой должности, условие о временном характере перевода утрачивает силу. Перевод считается постоянным.
Именно в этот момент у работодателя возникает обязанность внести запись в трудовую книжку. Как это сделать правильно?
Как оформить запись, если временный перевод признан постоянным
Если такой перевод признан постоянным, то в трудовую книжку нужно внести запись в порядке, предусмотренном п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Важно соблюсти хронологию и корректно указать даты и реквизиты приказов.
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Издание приказа. Прежде чем вносить запись, работодатель должен издать приказ о признании временного перевода постоянным.
- Внесение записи в трудовую книжку. Запись вносится в традиционном порядке в раздел «Сведения о работе».
Как заполнить графы:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: необходимо отразить дату первоначального временного перевода (то есть дату фактического начала исполнения работником обязанностей на новой должности, а не дату, когда перевод стал постоянным!).
- Графа 3: делается запись о переводе (например: «Переведена на должность бухгалтера»).
- Графа 4: указываются реквизиты обоих приказов: о первоначальном временном переводе и о признании этого перевода постоянным.
Такой подход гарантирует, что стаж работы сотрудника на данной должности будет исчисляться с момента фактического начала работы, а не с момента юридического закрепления постоянства перевода.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности отражения
С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР/СФР) логика отражения переводов осталась схожей. В электронном формате также не отражаются временные переводы. Однако, если временный перевод признан постоянным, работодатель обязан представить в фонд следующие данные:
- В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом.
- Указываются реквизиты приказов, на основании которых произошел перевод и его признание постоянным.
Можно ли внести запись о временном переводе по просьбе работника?
Иногда сотрудники просят кадровиков внести запись о временном переводе в бумажную трудовую книжку, опасаясь, что иначе этот опыт работы «потеряется». Однако закон прямо запрещает это делать.
Ведомства и экспертные порталы (например, КонсультантПлюс и БУХ.1С) единодушны: временный перевод на другую работу в трудовой книжке не отражается. Внесение такой записи будет нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой штрафы для работодателя при проверке ГИТ. Опыт работы на временной должности подтверждается дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом о временном переводе.
Резюме
- Сам по себе временный перевод не фиксируеться в бумажной и электронной трудовой книжке.
- Если временный перевод стал постоянным, запись обязательно вносится.
- Датой перевода в записи указывается дата начала временного перевода.
- В графе с основанием (приказами) указываются реквизиты двух приказов: о временном переводе и о признании его постоянным.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать ошибок в кадровом делопроизводстве и гарантировать соблюдение трудовых прав работника.