Вопрос о том, как оформить временный перевод сотрудника в связи с декретным отпуском, часто вызывает затруднения у работодателей и работников. В статье мы подробно разберём:

• Что такое временный перевод и какие правовые нормы его регулируют;
• Как правильно оформить перевод в трудовой книжке (бумажной и электронной);
• Какие документы нужны от работника и работодателя;
• Влияние перевода на стаж, начисление пособий и будущие пенсионные права;
• Пошаговую инструкцию для работодателя.

Правовая база

Согласно статье 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) трудовая книжка обязана вестись в установленной форме, а с 1 января 2020 г. допускается её электронный вариант. При этом:

• Трудовая книжка фиксирует все изменения в трудовых отношениях, в т.ч. временный перевод (перевод на другую должность, в другой отдел, в другое предприятие‑работодателя) без прекращения трудового договора.
• Перевод может быть осуществлён по инициативе работодателя (в т.ч. в связи с декретным отпуском) или по согласованию с работником.
• Для оформления перевода необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести запись в трудовую книжку (бумажную или электронную).

Что такое «временный перевод» в контексте декретного отпуска?

Временный перевод – это изменение условий труда (должность, место работы, тарифную ставку) на определённый срок, после истечения которого работник возвращается к прежним условиям. При декретном отпуске перевод часто используется в двух случаях:

1. Перевод в другой отдел/другую должность для замещения отсутствующего сотрудника, когда работодатель сохраняет за будущей мамой её прежнее место работы.
2. Перевод на другую организацию‑работодателя (внутригрупповой перевод) в случае, если в основной организации нет свободных вакансий, но есть возможность временно задействовать сотрудника в дочерней компании.

Важно: временный перевод не прекращает трудовой договор и не влияет на начисление декретных выплат (пособие по беременности и родам), а также не прерывает трудовой стаж.

Как оформить временный перевод в трудовой книжке

Бумажная трудовая книжка

Для бумажного варианта запись делается в следующем порядке:

• Заполняется раздел «Перевод» (страница 2‑3 ТК РФ).
• Указываются:
  • Дата начала и дата окончания перевода;
  • Новая должность, тарифная ставка, условия труда;
  • Основание (например, «в соответствии с приказом № 123 от г. о временном переводе в связи с декретным отпуском»);
  • Подпись работодателя (директора/управляющего) и подпись работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в базе Социального фонда России (СФР). Запись вносится через Личный кабинет работодателя:

1. Войти в Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или СФР.
2. Выбрать сотрудника и перейти в раздел «Трудовая книжка – Сведения о трудовой деятельности».
3. Нажать «Добавить запись» → выбрать тип «Временный перевод».
4. Заполнить поля:
   • Дата начала и окончания перевода;
   • Новая должность, тарифный разряд, место работы;
   • Основание (номер приказа, дата).
5. Подтвердить запись электронной подписью (ЭП) работодателя.
6. Система автоматически отправит уведомление работнику.

ЭТК имеет ряд преимуществ: отсутствие риска потери документа, мгновенный доступ к данным, автоматическое формирование отчётов (форма ЕФС‑1).

Влияние временного перевода на трудовой стаж и пенсионные права

• В период декретного отпуска стаж сохраняется в полном объёме, независимо от того, был ли работник переведён.
• Все выплаты по декретному отпуску (пособие по беременности и родам) рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 2 года и не зависят от места работы в период перевода.
• Перевод не приводит к перерыву в страховом стаже – в ПФР учитываются все периоды работы, включая временный перевод.
• Если перевод сопровождается изменением тарифной ставки, то размер пособия может измениться (в случае, если новый тариф выше).

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Подготовка приказа

Составьте приказ о временном переводе, указав:

• ФИО сотрудника;
• Текущую должность и подразделение;
• Новую должность, место работы и тарифную ставку;
• Сроки перевода (дата начала и дата окончания);
• Основание (декретный отпуск, необходимость замещения);
• Подпись руководителя и печать (при необходимости).

Шаг 2. Согласование с работником

Работник подписывает приказ и дополнительное соглашение к трудовому договору, где фиксируются новые условия.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

В зависимости от формы книжки:

• Для бумажной – заполните раздел «Перевод» в оригинале книжки.
• Для ЭТК – внесите запись через Личный кабинет работодателя (см. пункт 3.2).

Шаг 4. Уведомление государственных органов

Необходимо отправить сведения в СФР в форме ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности). Это делается автоматически при внесении записи в ЭТК, либо вручную через портал работодателя.

Шаг 5. Оформление декретного отпуска

Работник подаёт заявление о декретном отпуске в отдел кадров. После одобрения приказа о переводе, в трудовой книжке фиксируется как «временный перевод», а в ЭТК – соответствующая запись.

Шаг 6. Возврат к прежним условиям

По окончании декретного отпуска и срока перевода работодатель издаёт приказ о восстановлении прежних условий труда. Запись в трудовой книжке делается аналогично пункту 3.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Практический пример оформления

Пример приказа о временном переводе

Приказ № 45‑О от г.

О временном переводе сотрудника в связи с декретным отпуском

В соответствии со ст. 71 ТК РФ и с учетом необходимости замещения должности
в отделе «Маркетинг», приказываю:

Перевести Иванову Марину Сергеевну, 
 сотрудника ООО «Ромашка», 
 с должности «Менеджер по продажам» 
 в должность «Ведущий специалист отдела маркетинга» 
 с г. по г.

Установить тарифную ставку 2‑й разряд, оклад 55 000 руб;

Основание: заявление сотрудника о декретном отпуске от г. 
 и необходимость замещения вакансии.

Внести запись в трудовую книжку (бумажную/ЭТК) согласно п. 3.1/3.2.

Генеральный директор ___________________ (подпись) 
Иванов И.И. (расшифровка подписи)

Временный перевод сотрудника в период декретного отпуска – это удобный инструмент, позволяющий работодателю обеспечить непрерывность бизнес‑процессов, а работнику – сохранить свои трудовые права и стаж. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Оформление приказа и дополнительного соглашения обязательно;
• Запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) должна содержать полные данные о сроках и условиях перевода;
• Перевод не прерывает страховой и пенсионный стаж;
• Для электронных книжек все действия происходят в системе СФР, что упрощает контроль и отчетность.

Соблюдая указанные правила, вы избежите юридических рисков и обеспечите прозрачность трудовых отношений.

Источник информации: Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1, 71), официальные разъяснения СФР, практические рекомендации работодателей, актуальные данные на .