В трудовой книжке фиксируются все изменения трудовой функции работника, включая временные переводы․ Правильное оформление записи обеспечивает юридическую защиту как сотрудника, так и работодателя, а также упрощает дальнейшее трудовое администрирование․
Что такое временный перевод?
Временный перевод – это изменение трудовой функции сотрудника, которое осуществляется на ограниченный период (обычно до 3 мес;), но не приводит к изменению трудового договора․ Перевод может быть вызван:
- отсутствием сотрудника в отпуске, декрете, больничном;
- необходимостью выполнения конкретного проекта;
- переорганизацией подразделений․
Важно отличить временный перевод от постоянного перевода – последний фиксируется как изменение трудового договора․
Правовые основы
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022 (Федеральный закон РФ от № № 123-ФЗ), в трудовую книжку вносятся сведения о:
- трудовой функции (должность, профессия, квалификация);
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении работника;
- основе прекращения трудового договора;
- сведения о награждении за успехи в работе․
В случае временного перевода в бумажной трудовой книжке запись не обязательна, но в электронном варианте она фиксируется для полноты данных․
Как выглядит запись в бумажной трудовой книжке?
В бумажной трудовой книжке временный перевод обычно не фиксируется, если он не приводит к изменению трудового договора․ Однако в некоторых случаях работодатели добавляют комментарий в поле «Сведения о работе»:
Пример записи:
«Перевод на должность Сотрудник отдела продаж (временно) с по ․ Должность Кассир (основная) сохраняется․»
Как выглядит запись в электронной трудовой книжке?
В электронном формате запись выглядит более структурированно․ В таблице «Переводы» указываются:
- Дата фактического начала исполнения обязанностей (число, месяц, год);
- Кадровое мероприятие – «Перевод»;
- Трудовая функция – должность, профессия, квалификация;
- Сведения о приеме, переводе, увольнении – «Перевод»․
Если перевод становится постоянным, в таблицу «Трудовые договоры» добавляется новая запись с датой вступления в силу․
Когда фиксировать временный перевод?
Временный перевод фиксируется в трудовой книжке в следующих случаях:
- Перевод в другую должность внутри организации, если он сопровождается изменением трудового договора (например, изменение зарплаты, условий работы)․
- Перевод, который превратился в постоянный (после окончания срока временного перевода работник возвращается на прежнюю должность, но с новыми условиями)․
Если перевод не меняет условия трудового договора, запись в бумажной трудовой книжке не обязательна, но в электронном варианте рекомендуется фиксировать для прозрачности․
Как оформить документы при переводе?
Для оформления перевода необходимо подготовить:
- Заявление сотрудника о переводе (если требуется);
- Приказ о переводе, подписанный руководителем;
- Согласие работника (если перевод меняет условия труда)․
В приказе указываются:
- Дата и номер приказа;
- ФИО сотрудника;
- Текущая должность и новая должность;
- Дата начала перевода;
- Условие перевода (временно/постоянно);
- Подпись руководителя․
Превращение временного перевода в постоянный
Если временный перевод становится постоянным, в трудовую книжку вносится новая запись:
Пример записи:
«Перевод на должность Сотрудник отдела продаж (постоянно) с ․ Дата вступления в силу: ․ Зарплата: 70 000 ₽/мес․ (изменено в соответствии с § 72․1 ТК РФ)․»
При этом в разделе «Сведения о работе» указывается дата начала и причина изменения (например, «превращение временного перевода в постоянный»)․
Что НЕ фиксировать в трудовой книжке при временном переводе?
Согласно законодательству, в трудовой книжке не нужно отражать:
- Совмещение должностей (профессий);
- Расширение зон обслуживания и увеличение объема работ;
- Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором․
Практические советы
- Всегда сохраняйте копии приказов и заявлений о переводе․
- В электронном варианте обязательно указывайте дату фактического начала исполнения обязанностей․
- Если перевод становится постоянным, сразу обновите запись в трудовой книжке․
- При отсутствии изменений в трудовом договоре, в бумажной трудовой книжке можно оставить поле «Сведения о работе» пустым, но в электронном варианте рекомендуется добавить комментарий․
- При оформлении перевода убедитесь, что все данные совпадают с данными в системе кадрового учета․
Правильное оформление записи о временном переводе в трудовой книжке обеспечивает юридическую чистоту трудовых отношений и облегчает контроль за соблюдением трудового законодательства․ Важно помнить, что в бумажной трудовой книжке временный перевод может не фиксироваться, однако в электронном варианте он должен быть отражен для полной прозрачности и удобства последующего учета․