Вопросы ведения трудовых книжек всегда требуют точного соблюдения законодательства, ведь этот документ является главным подтверждением стажа и карьерного пути работника. Одной из самых частых ситуаций, вызывающих затруднения у кадровиков, является временный перевод сотрудника на другую должность. Нужно ли фиксировать этот факт в трудовой книжке? Давайте разберемся во всех нюансах с опорой на актуальные требования Трудового кодекса РФ.

Что говорит закон о временных переводах?

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку работника вносятся сведения о самом работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Ключевое слово в данной норме — «постоянную». Законодательство четко разграничивает характер переводов:

• Временный перевод (на срок до одного года или до выхода основного работника) — не является основанием для внесения записей в трудовую книжку.
• Постоянный перевод — в обязательном порядке фиксируется в документе.

Таким образом, прямой ответ на вопрос: запись о временном переводе в трудовую книжку (как в бумажной форме, так и в сведения о трудовой деятельности в электронной) вносить не нужно. Для внесения записей работодатель должен руководствоваться только приказом о постоянном переводе.

Особенности временного перевода

Временный перевод работника на работу, не предусмотренную трудовым договором, возможен только с согласия работника (в соответствии с ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). На практике это оформляется следующим образом:

1. Заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе, где указываются срок перевода, новая должность и условия оплаты труда.
2. Издается приказ о временном переводе (унифицированная форма Т-5 или локальный бланк организации).
3. Запись в трудовую книжку не вносится.

Чаще всего встречаются два вида временных переводов:

• Временный перевод на вакантную должность (на срок до 1 года);
• Временный перевод на период отсутствия основного работника (до выхода этого сотрудника на работу).

Если временный перевод стал постоянным

На практике нередко случается так, что временный перевод по обоюдному согласию сторон превращается в постоянный (например, основной работник уволился, и заменявший его сотрудник остается на этой должности навсегда). Как быть в этом случае?

В случае признания временного перевода постоянным, запись в трудовую книжку вносить необходимо. Делается это в особом порядке, который зависит от того, была ли ранее ошибочно внесена запись о временном переводе.

Ситуация 1: Ошибочная запись о временном переводе была внесена ранее

Если кадровик по незнанию уже внес запись о временном переводе, ее необходимо признать недействительной, так как в трудовые книжки вносятся сведения только о постоянных переводах. В этом случае алгоритм действий следующий:

1. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
2. В графе 2 ставится текущая дата внесения исправления.
3. В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, перевод являлся временным».
4. В графе 4 повторяется дата и номер приказа о временном переводе.
5. Сразу под этой записью вносится новая запись о постоянном переводе в традиционном порядке.

Ситуация 2: Запись о временном переводе не вносилась (правильный вариант)

Если кадровик действовал по закону и не фиксировал временный перевод, то при его трансформации в постоянный запись вносится так, как будто это постоянный перевод, но с особым указанием дат:

1. В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
2. В графе 2 ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с первоначальным временным переводом (то есть дата, когда сотрудник фактически приступил к новой работе).
3. В графе 3 указывается наименование структурного подразделения и должности (работы), на которую работник переведен постоянно.
4. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о признании перевода постоянным.

Отражение в отчетности СЗВ-ТД

Не стоит забывать, что с введением электронных трудовых книжок (сведений о трудовой деятельности) работодатели обязаны сдавать отчет по форме СЗВ-ТД. Если временный перевод не отражается в бумажной трудовой книжке, то нужно ли подавать на него СЗВ-ТД?

Ответ однозначный: нет, не нужно. В форму СЗВ-ТД вносятся только те же мероприятия, что и в бумажную трудовую книжку. Подавать отчет о временном переводе не требуется. Однако, если временный перевод трансформируется в постоянный, работодатель обязан будет подать СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

Резюме

Главное правило, которое должен запомнить каждый работодатель и специалист отдела кадров: временный перевод не фиксируется в трудовой книжке. Ни в бумажной, ни в электронной. Запись делается только в том случае, если временный характер работы был изменен на постоянный. В таком случае важно правильно указать дату начала работы на новой должности и реквизиты приказа, подтверждающего изменение характера перевода. Соблюдение этих правил гарантирует чистоту трудового стажа сотрудника и отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции.