В кадровом делопроизводстве часто возникают ситуации‚ когда сотрудника необходимо переместить на другую должность или в другое структурное подразделение на определенный срок․ Главный вопрос‚ который волнует работодателей и самих работников: нужно ли вносить запись о временном переводе в трудовую книжку?
Ответ на этот вопрос строго регламентирован Трудовым кодексом Российской Федерации․ Давайте разберем все нюансы‚ правила оформления и последствия‚ если временный перевод станет постоянным․
Что такое перевод на другую работу?
Согласно статье 72․1 ТК РФ‚ переводом на другую работу считается:
- Изменение трудовой функции работника (выполнение другой работы)․
- Изменение структурного подразделения‚ если оно было указано в трудовом договоре․
- Перевод на работу в другую местность вместе с работодателем․
Переводы делятся на два основных типа:
Постоянные․
Временные․
Именно от вида перевода зависит необходимость ведения записей в трудовой книжке и подачи отчетности в Социальный фонд России (ранее ПФР)․
Вносится ли запись о временном переводе в трудовую книжку?
Это самый важный момент‚ который нужно запомнить:
> При временном переводе запись в трудовую книжку работника НЕ делается․
Также при оформлении исключительно временного перевода не подается форма СЗВ-ТД (отчетность в Социальный фонд)․
Почему так?
Законодатель исходит из того‚ что трудовая книжка отражает основные‚ устойчивые изменения в трудовом статусе гражданина․ Поскольку временный перевод предполагает‚ что через определенное время (или после наступления определенного события) сотрудник вернется на свою прежнюю должность‚ вносить эти данные в основной документ о стаже не требуется․
Для фиксации временных изменений достаточно внутренних документов организации:
- Дополнительного соглашения к трудовому договору․
- Приказа (распоряжения) работодателя о переводе․
Когда временный перевод становится постоянным?
Ситуация может измениться․ Бывают случаи‚ когда срок временного перевода истекает‚ но сотрудника не возвращают на старое место‚ и он продолжает работать на новой должности․
Согласно части 1 статьи 72․2 ТК РФ‚ действует следующее правило:
Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена‚ а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать‚ то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным․
Что делать в этом случае?
Как только временный перевод трансформировался в постоянный (автоматически или по решению сторон)‚ работодатель обязан оформить это документально:
Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ где зафиксировать новые постоянные условия труда․
Издать приказ о признании перевода постоянным (или о переводе на постоянную основу)․
Внести запись в трудовую книжку работника․
Подать отчетность (СЗВ-ТД/ЕФС-1) в Социальный фонд России․
Запись в трудовой книжке в таком случае будет датирована днем‚ когда перевод фактически стал постоянным (обычно это день‚ следующий за окончанием срока временного перевода‚ или день издания приказа‚ признающего перевод постоянным)․
Алгоритм действий при переводе
Чтобы избежать ошибок и штрафов‚ придерживайтесь следующего алгоритма:
Шаг 1․ Оформление временного перевода
- Получите письменное согласие работника (за исключением случаев‚ предусмотренных ч․ 2 и 3 ст․ 72․2 ТК РФ‚ например‚ при катастрофах или простое)․
- Подпишите дополнительное соглашение с указанием срока или условия окончания перевода․
- Издайте приказ․
- В трудовую книжку запись не вносим․
Шаг 2․ Окончание срока перевода
Здесь возможны два сценария:
Сценарий А: Возврат на прежнюю должность
- Издается приказ о прекращении временного перевода и выходе на основную работу․
- Никаких записей в трудовую книжку делать не нужно․
Сценарий Б: Перевод становится постоянным
- Стороны договариваются об изменении условий труда на постоянной основе․
- Оформляется новое допсоглашение и приказ․
- Вносится запись в трудовую книжку с указанием новой должности․
- Подается отчетность в СФР․
Особые случаи
Существуют нюансы для разных категорий работников:
- Дистанционные работники․ Перевод дистанционного работника на другую должность (даже временный) оформляется по общим правилам․ Однако‚ если перевод становится постоянным‚ запись в бумажную трудовую (если она ведется) вносится по месту нахождения работодателя‚ а электронная отчетность подается в обязательном порядке․
- Замещение отсутствующего сотрудника․ Часто временный перевод оформляют для замещения сотрудника‚ находящегося в декрете․ Пока основной сотрудник не вышел‚ запись не нужна․ Если же основного сотрудника уволили‚ а «временный» работник остался‚ перевод становится постоянным со всеми вытекающими последствиями (запись в ТК‚ отчетность)․
Резюме
Можно ли внести запись о временном переводе? Нет‚ нельзя и не нужно․ Закон запрещает вносить записи о временных переводах в трудовую книжку․
Что делать‚ если перевод стал постоянным? Необходимо срочно оформить документы (приказ‚ допсоглашение)‚ внести запись в трудовую книжку и отчитаться в Социальный фонд․
Какой риск для работодателя? Отсутствие записи при фактическом постоянном переводе может привести к проблемам при проверках трудовой инспекции и возникновению споров о стаже и пенсии работника․
Правильное оформление документации — залог безопасности как для бизнеса‚ так и для прав работника․ Всегда четко фиксируйте характер перевода (временный или постоянный) в дополнительном соглашении к трудовому договору․