Временный приём на работу – это один из самых распространённых способов обеспечить непрерывность деятельности предприятия в периоды отпуска основного сотрудника (декретный отпуск‚ отпуск по уходу за ребёнком‚ длительный больничный и т.п.). Правильное оформление такой записи в трудовой книжке имеет юридическую силу и защищает интересы обеих сторон.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие внесение записей о временном приёме в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 65‚ 66‚ 71‚ 84.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
• Постановления и разъяснения Роструда (вопросы о сроках записи‚ о необходимости указания основания и срока действия договора).
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (2025‑2026 гг.) – образцы записей‚ типовые формы договоров.

Когда обязательна запись о временном приёме?

Запись в раздел «Сведения о работе» вносится в следующих случаях:

1. Приём на работу по срочному трудовому договору на период отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребёнком основного работника.
2. Временный перевод сотрудника в другое подразделение/другую должность с указанием срока действия.
3. Трудоустройство на сезонные работы‚ в районах Крайнего Севера‚ в условиях чрезвычайных ситуаций и т.п.‚ если договор заключён на ограниченный срок.
4. Работа в качестве заместителя (совместительство) на период отсутствия постоянного сотрудника.

Порядок внесения записи

Запись делается в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑3 трудовой книжки). Обязательные поля:

После завершения временного периода в книжку вносятся записи об освобождении (перевод‚ увольнение‚ возврат к основному работнику) – те же поля‚ но с датой окончания.

Примеры записей

Приём на работу в период декретного отпуска (2025 г.)

2025 г. 01 март Приём на работу Инженер‑технолог‚ 2‑й разряд
 Основание: срочный трудовой договор № 12/2025 от 
 Срок: с по (замещение в период декрета)
 _______________________/И. Иванов (директор) Печать

Временный приём в 2024 г. на замену в отпуске по уходу за ребёнком

2024 г. 15 апреля Приём на работу Специалист по кадрам‚ 1‑й разряд
 Основание: приказ № 45/2024 от «О приёме временного работника»
 Срок: с по (замещение в отпуске по уходу)
 _______________________/А. Петров (начальник отдела) Печать

Запись о завершении временного периода (2026 г.)

2026 г. 01 октября Увольнение (временный) Инженер‑технолог
 Основание: окончание срока срочного договора № 12/2025
 _______________________/И. Иванов (директор) Печать

Пошаговая процедура для работодателя

1. Подготовка договора – оформить срочный трудовой договор‚ указать точные даты и основание (замещение‚ сезонность и т.п.).
2. Подписание договора обеими сторонами‚ получение копии паспорта и ИНН сотрудника.
3. Внесение записи в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента начала работы.
4. Печать и подпись – запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации.
5. Контроль сроков – вести учёт даты окончания договора; за 5 дней до окончания подготовить приказ о прекращении временного трудового договора.
6. Внесение записи об окончании – в течение 3 дней после завершения периода оформить запись об увольнении (или переводе).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания срока – в записи обязательно указывается «с … по …» или «до замещения». Без этого запись считается недействительной.
• Неправильный раздел – запись вносят только в раздел «Сведения о работе»‚ а не в «Образование» или «Военная служба».
• Отсутствие печати – без печати запись может быть оспорена в суде.
• Опечатки в дате – проверяйте‚ чтобы даты начала и окончания не пересекались с другими записями.
• Запись о «временной» работе без указания основания – необходимо явно указать‚ что это «временный приём» (например‚ «временный работник»‚ «замещение»).

Ответственность за нарушения

Согласно ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н‚ за неправильное оформление записей в трудовой книжке предусмотрена:

• Административная ответственность – штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Гражданско‑правовая ответственность – возмещение убытков работнику‚ если ошибка привела к потере права на пенсию‚ отпускные и т.п.
• Трудовая дисциплина – возможное привлечение к дисциплинарной ответственности лица‚ вносящего запись без полномочий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в записи‚ что договор срочный?

Да. В поле «Основание приёма» обязательно указываеться‚ что это «срочный трудовой договор» и указывается номер и дата договора.

Можно ли оформить временный приём без подписания отдельного договора?

Нет. Трудовой договор обязателен‚ даже если срок его короткий (не более 90 дней). Без договора запись считается недействительной.

Как оформить запись‚ если временный работник уже имеет запись о постоянном приёме в той же организации?

В таком случае в раздел «Сведения о работе» делается новая запись‚ где указывается «временный приём»‚ а в поле «Основание» – «замещение в период отпуска». При окончании временного периода делается запись об увольнении «временного» договора‚ а постоянный статус сохраняется.

Что делать‚ если работник уходит в отпуск до окончания срока временного договора?

Оформляется запись об отпуске в отдельном листе (раздел «Отпуска»)‚ а срок действия временного договора сохраняется. При возвращении работника запись о завершении договора вносится по обычной схеме.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку (ЭТК) для записи о временном приёме?

Да. В ЭТК процесс идентичен бумажному варианту‚ но запись вносится через специализированную программу‚ где автоматически заполняются обязательные поля. Требуется электронная подпись работодателя.

Корректное внесение записи о временном приёме в трудовую книжку – важный элемент трудового процесса. Соблюдение требований Трудового кодекса‚ Приказа Минтруда № 320н и рекомендаций КонсультантПлюс позволяет избежать юридических рисков‚ обеспечить права работников и сохранить репутацию организации. При любом сомнении рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.