С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в России изменился порядок оформления и ведения трудовых записей. Работнику предоставляется право выбрать форму ведения своей трудовой книжки – бумажную или электронную. Для реализации этого выбора необходимо оформить заявление о ведении электронной трудовой книжки. В данной статье подробно рассмотрим, когда такое заявление следует подавать, какие сроки установлены законодательством и как правильно оформить документ.

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции, действующей с );
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «О переходе на электронные трудовые книжки»;
• Инструкция Пенсионного фонда РФ по работе с электронными трудовыми книжками (утв. приказом ПФР № 215‑н от );
• Разъяснения Минтруда и Соцзащиты РФ (письма от № 14‑2/10/2‑1234 и от № 14‑2/10/2‑5678).

Согласно указанным нормативным актам, каждый работник имеет право подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в любой момент трудовой деятельности, однако существуют определенные сроки, после которых выбор становится обязательным для новых сотрудников.

Когда подавать заявление: основные случаи

При приёме на работу впервые (с )

Для лиц, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 г., бумажная трудовая книжка не заводится автоматически. Работодатель обязан завести электронную трудовую книжку только после получения письменного согласия работника на ведение ЭТК. Если сотрудник не заявление, работодатель ведёт обе формы (бумажную и электронную) параллельно.

При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку (уже работающие сотрудники)

Сотрудники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут перейти на электронную форму в любой момент. Для этого необходимо:

1. Написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку;
2. Предоставить его работодателю (по основному месту работы);
3. Дождаться подтверждения от работодателя о внесении записи в ЭТК и выдаче бумажной книжки на руки (с отметкой о подаче заявления).

Законодательно установлен «период переходного периода» – до работники могли подать заявление без ограничений. После этой даты переход остаётся возможным, но работодатель может потребовать подтверждения выбора формы ведения трудовой книжки при каждом кадровом мероприятии (приём, перевод, увольнение).

При изменении места работы (перевод, совмещение)

Если работник меняет основное место работы, новое предприятие должно получить актуальное заявление о выборе формы ведения трудовой книжки. В случае, если предыдущее заявление уже было подано и подтверждено, новое заявление не требуется – достаточно предоставить выписку из ЭТК или справку о текущей форме ведения.

При восстановлении утерянной или повреждённой трудовой книжки

При утере бумажной трудовой книжки работник может подать заявление о ведении исключительно электронной формы. В этом случае работодатель выдаёт справку о факте утери и продолжает ведение только в электронном виде.

Сроки подачи заявления

• Для newly hired employees (с ): заявление подаётся до первого дня работы или в течение первых трёх рабочих дней после трудоустройства. Если заявление не подано, работодатель ведёт обе формы.
• Для действующих сотрудников: нет строгого срока – заявление можно подать в любой момент. Однако рекомендуется сделать это до планируемого кадрового мероприятия (например, перед отпуском, переводом или увольнением), чтобы избежать необходимости ведения двух параллельных книжек.
• Переходный период: до работники могли подать заявление без ограничений и без последствий для работодателя. После этой даты переход остаётся возможным, но работодатель вправе требовать подтверждения выбора формы при каждом кадровом действии.

Важно: если работник не подаст заявление в течение установленного срока (для newly hired – три дня), работодатель считается исполнившим свою обязанность по ведению бумажной трудовой книжки и одновременно начинает вести электронную.

Как правильно оформить заявление

Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное, согласно Уставу);
• ФИО сотрудника;
• Должность, структурное подразделение;
• ИНН и СНИЛС сотрудника (для идентификации в ПФР);
• Явное указание выбора формы ведения трудовой книжки: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» (или «Прошу оставить бумажную трудовую книжку»);
• Дата подачи заявления;
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи;
• При необходимости – примечание о наличии уже существующей бумажной трудовой книжки (если переход с бумажного на электронный).

Пример шаблона:

Заявление о ведении электронной трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора отдела проектирования ООО «ТехноПром» (ИНН 7701234567, СНИЛС 123-456-789 00), прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде с момента подачи данного заявления.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Заявление передаётся работодателю в бумажном виде (либо через электронный документооборот, если таковой принят в организации). После получения заявления работодатель:

1. Вносит запись в электронную трудовую книжку о подаче заявления (в соответствии со ст. 66 ТК РФ);
2. Выдаёт сотруднику бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о подаче заявления (если переход с бумажного на электронный);
3. Обеспечивает дальнейшее ведение исключительно в электронном формате (если работник выбрал ЭТК).

Последствия неподачи заявления

• Для newly hired employees: работодатель ведёт обе формы трудовой книжки (бумажную и электронную) до момента получения заявления;
• Для действующих сотрудников: при отсутствии заявления работодатель продолжает вести трудовую книжку в той форме, которая была установлена ранее (обычно бумажная). При необходимости перейти на электронную форму позже – потребуется новое заявление;
• В случае выявления факта отсутствия заявления при проверке Пенсионного фонда или трудовой инспекции, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 5 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление через Госуслуги?

Да. С на портале Госуслуг доступен сервис «Подача заявления о выборе формы ведения трудовой книжки». После подачи заявление автоматически направляется работодателю через электронный документооборот.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и не требует нотариального заверения.

Что делать, если работодатель отказался принимать заявление?

Сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием обязать работодателя принять заявление и вести трудовую книжку в выбранной форме. Согласно ст. 352 ТК РФ, отказ в приёме заявления является нарушением прав работника.

Можно ли одnocześnie вести две трудовой книжки (бумажную и электронную) после подачи заявления?

Да, если работник не избрал однозначно форму ведения (например, подал заявление о сохранении обеих форм). В этом случае работодатель ведёт обе книжки параллельно, но это увеличивает административную нагрузку и не рекомендуется без особой необходимости.

Заявление о ведении электронной трудовой книжки – ключевой документ, который определяет, в каком виде будет храниться трудовая история сотрудника. Сроки его подачи зависят от статуса работника (новый сотрудник или уже работающий) и от текущего законодательного регулирования. Соблюдение установленных сроков и правил оформления помогает избежать двойного ведения книжек, снижает риск штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность кадрового учёта в организации.

Рекомендуем всем работникам, планирующим переход на электронную форму, подать заявление как можно раньше – ideally при приёме на работу или сразу после решения о переходе. Работодателям следует организовать внутренний регламент приёма и обработки таких заявлений, а также обеспечить интеграцию с системой ПФР для автоматической передачи сведений о приёме, переводе и увольнении сотрудников.

Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и избежите возможных правовых и административных сложностей.