С 1 января 2024 года в России вступили в силу новые правила ведения трудовых отношений: все новые сотрудники‚ устраивающиеся на работу впервые‚ получают исключительно электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажные трудовые книжки больше не оформляются при первичном трудоустройстве. Это значительный шаг в цифровизацию кадрового учета‚ направленный на повышение прозрачности‚ снижение рисков потери документов и упрощение доступа к информации о трудовом стаже.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и другие кадровые события. Данные в ЭТК формируются и обновляются работодателем и передаются в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) через специальные отчетные формы.

ЭТК не имеет физического носителя — вся информация доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда (es.pfrf.ru).

Кто обязан оформлять ЭТК и когда?

• С 1 января 2024 года — все работники‚ впервые устраивающиеся на работу‚ обязательно получают только электронную трудовую книжку. Бумажная версия им не выдается.
• Работники‚ уже имеющие бумажную трудовую книжку‚ могут сохранить её по своему желанию. Они также имеют право перейти на ЭТК‚ подав заявление работодателю.
• Работодатели обязаны вести ЭТК для всех новых сотрудников‚ независимо от формы собственности‚ типа договора (включая ГПХ‚ если он подпадает под трудовое законодательство) и режима работы.

Как оформить электронную трудовую книжку при трудоустройстве?

Процедура оформления ЭТК для нового сотрудника проста и регламентирована законом:

1. Получение согласия работника
   Работодатель обязан сообщить сотруднику о переходе на ЭТК и получить его письменное согласие (форма согласия утверждена Приказом Минтруда РФ от № 588н). Согласие оформляется в произвольной форме‚ но должно содержать: ФИО‚ паспортные данные‚ подпись‚ дату и указание на выбор ЭТК.
2. Сбор данных
   Работодатель собирает следующие сведения:
   • ФИО сотрудника
   • Дата рождения
   • СНИЛС
   • Паспортные данные
   • Контактные данные (электронная почта‚ телефон)
3. Регистрация в системе ПФР
   На основании предоставленных данных работодатель формирует и отправляет в ПФР форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности). Эта форма подается через специализированные сервисы: Контур.Экстерн‚ 1С-Отчетность‚ Электронный отчет ПФР или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
4. Создание ЭТК
   После получения данных ПФР автоматически создает электронную трудовую книжку и привязывает её к СНИЛС сотрудника. Работник получает уведомление на почту или в личный кабинет на Госуслугах.

Важно!

Если сотрудник при трудоустройстве не предоставил СНИЛС‚ работодатель не может оформить ЭТК до получения этого документа. СНИЛС, ключевой идентификатор для всех кадровых записей в системе ПФР.

Как заполнять ЭТК: порядок и формы

Заполнение ЭТК — это не ручная запись в книжке‚ а формирование и передача отчетных данных. Работодатель отвечает за точность и своевременность внесения информации.

Основные кадровые события‚ подлежащие отражению в ЭТК:

• Прием на работу (дата‚ должность‚ основание — трудовой договор)
• Перевод на другую работу (постоянный или временный)
• Увольнение (основание‚ дата)
• Награждение поощрениями (если предусмотрено внутренними локальными актами)
• Изменение ФИО (при смене фамилии‚ имени‚ отчества)

Форма ЕФС-1: ключевой документ для заполнения ЭТК

С 1 января 2023 года вместо СЗВ-ТД используется форма ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности). Она содержит:

• Реквизиты работодателя (ОГРН‚ ИНН‚ наименование)
• Данные работника (ФИО‚ СНИЛС‚ паспорт)
• Коды вида трудовой деятельности (согласно Приказу ПФР № 2281 от )
• Дата и основание приема/увольнения/перевода
• Номер и дата приказа

Срок подачи ЕФС-1: не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа о приеме‚ увольнении или переводе.

Образец заполнения ЕФС-1 (кратко):

Где и как посмотреть электронную трудовую книжку?

Работник может получить доступ к своей ЭТК несколькими способами:

1. Через портал Госуслуги
   Авторизуйтесь на gosuslugi.ru → перейдите в раздел «Каталог услуг» → «Пенсионный фонд» → «Электронная трудовая книжка».
2. Через личный кабинет ПФР
   На сайте es.pfrf.ru → войдите в личный кабинет → выберите «Электронная трудовая книжка».
3. Через МФЦ
   Подайте заявление в любом многофункциональном центре — сотрудники помогут распечатать выписку.
4. Через работодателя
   По письменному запросу работодатель обязан предоставить выписку из ЭТК в течение 3 рабочих дней.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж. Она может потребоваться при:

• получении пенсии
• оформлении кредита
• поступлении на работу
• получении льгот

Формат выписки: PDF с электронной подписью работодателя или ПФР. Выписка имеет юридическую силу и может быть использована в любых инстанциях.

Как заказать:

1. Зайдите на Госуслуги или в личный кабинет ПФР.
2. Выберите «Запросить выписку».
3. Укажите период (например‚ «все время» или «с по »).
4. Выберите способ получения: электронный (на почту) или бумажный (в МФЦ).

Что делать‚ если в ЭТК обнаружена ошибка?

Если работник обнаружил неточность в своей электронной трудовой книжке (например‚ неверная дата увольнения‚ неправильная должность)‚ необходимо:

1. Сообщить об ошибке работодателю — подать письменное заявление с указанием ошибки и приложением подтверждающих документов (приказы‚ трудовой договор‚ копии записей в бумажной книжке‚ если есть).
2. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить в ПФР исправленную форму ЕФС-1 с пометкой «Исправление».
3. ПФР в течение 5 рабочих дней вносит изменения в ЭТК и уведомляет работника.

Если работодатель отказывается исправлять ошибку‚ работник может обратиться в трудовую инспекцию или в ПФР с жалобой.

Особенности для работодателей

• Ответственный сотрудник — руководитель организации назначает сотрудника (кадровик‚ бухгалтер)‚ ответственного за ведение ЭТК и подачу ЕФС-1. Он должен быть обучен работе с системами ПФР.
• Книга учета движения ЭТК — ведется в электронном виде (в программе 1С‚ Контур‚ или в Excel). Фиксируются: дата приема‚ дата подачи ЕФС-1‚ ФИО сотрудника‚ СНИЛС‚ статус (активна/закрыта).
• Хранение данных — все приказы‚ трудовые договоры‚ заявления сотрудников о переходе на ЭТК хранятся в архиве организации не менее 75 лет.
• Интеграция с бухгалтерскими программами — программы 1С ЗУП‚ Контур.Экстерн‚ СБИС автоматически формируют ЕФС-1 при вводе кадровых событий.

Преимущества электронной трудовой книжки

• ✅ Нет риска потери‚ порчи или подделки документа
• ✅ Доступ к информации в любое время‚ из любого места
• ✅ Автоматическое формирование стажа для пенсии
• ✅ Упрощение процесса трудоустройства (не нужно искать бумажную книжку)
• ✅ Снижение административной нагрузки на кадровые службы

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь и бумажную‚ и электронную трудовую книжку одновременно?

Да‚ если работник уже имел бумажную книжку до 2024 года‚ он может сохранить её. Но новые записи будут вестись только в ЭТК. Бумажная книжка становится «исторической» — в неё больше ничего не вносится.

Что делать‚ если работник устраивается на работу в 2024 году‚ но не имеет СНИЛС?

Работодатель не может оформить ЭТК без СНИЛС. Работник должен получить СНИЛС в ПФР или МФЦ до оформления трудового договора. Без СНИЛС трудоустройство невозможно.

Нужно ли уведомлять работника о формировании ЭТК?

Да. Работодатель обязан информировать сотрудника о создании ЭТК и предоставить ему доступ к информации. Это делается через письменное согласие и уведомление на почту или в личный кабинет.

Можно ли отказаться от ЭТК и потребовать бумажную?

Нет. С 1 января 2024 года при первичном трудоустройстве бумажная трудовая книжка не оформляется. Это запрещено законом. Исключение, только для тех‚ кто уже имел бумажную книжку до 2024 года.

Переход на электронные трудовые книжки, это не просто техническое обновление‚ а фундаментальное изменение системы кадрового учета в России. Для работодателей это требует пересмотра внутренних процессов‚ обучения персонала и внедрения цифровых инструментов. Для работников — это удобство‚ прозрачность и надежность хранения важнейшей информации о трудовом стаже.

Главное правило: Точность‚ своевременность и законность — основа корректного ведения ЭТК. Ошибки в ЕФС-1 могут привести к нарушению права на пенсию‚ поэтому к этому процессу нужно относиться с максимальной ответственностью.

Помните: электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ. Это ваша профессиональная биография‚ сохраненная в надежной системе на десятилетия вперед.