Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Её правильное ведение, обязанность работодателя и важное право сотрудника․ В этой статье подробно разберем‚ как оформить‚ заполнить и ввести трудовую книжку с учетом актуальных правил на 2026 год․

Что такое «введение» трудовой книжки?

Под «вводом» трудовой книжки обычно понимают её первое оформление при приеме на работу нового сотрудника‚ у которого ранее книжка не велась‚ либо оформление титульного листа и первой записи․ Это процесс включает:

Оформление титульного листа (если это новая книжка)․
Внесение первой записи о приеме на работу в раздел «Сведения о работе»․
Проставление необходимых подписей и печатей․

Типы трудовых книжек в 2026 году

Сегодня существуют два вида:

Бумажная (традиционная) трудовая книжка․ Оформляется в виде booklet-бланка установленной формы․ Её продолжают вести у работников‚ принятых до 1 января 2021 года‚ а также по их заявлению (если у них уже есть такая книжка)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)․ С 2021 года все новые работники получают запись в электронном виде в Пенсионном фонде (ПФР)․ Бланк бумажной книжки им не выдается‚ если они не подали заявление о её получении․

Важно! Если у сотрудника на 2026 год уже есть бумажная трудовая книжка (оформленная ранее)‚ работодатель обязан принять её и продолжить ведение в установленном порядке․ Новая бумажная книжка выдается только по заявлению работника․

Пошаговая инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки

Оформление титульного листа

Титульный лист заполняется однократно при первой выдаче книжки․ Заполняется разборчиво‚ черными чернилами (шариковой ручкой)‚ без сокращений и исправлений․

Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ как в паспорте․
Дата рождения — цифрами;
Сведения о высшем образовании, указываются только при наличии документа об образовании (диплома)․
Сведения о профессиональном образовании, по аналогии․
Сведения о специальности — по диплому или сертификату․
Дата выдачи и подпись работника․
Штамп или печать организации-работодателя․

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Это основной раздел․ Записи вносятся последовательно‚ без пропусков‚ на основании документов: трудового договора и приказа (распоряжения) о приеме на работу․

Ключевые графы (колонки) раздела:

Графа (Колонка)	Что указывать	На основании чего
Порядковый номер записи	1‚ 2‚ 3․․․ (нумерация сквозная по всей книжке)	Автоматически
Дата приема на работу	Число‚ месяц‚ год (например: )	Дата‚ указанная в трудовом договоре и приказе о приеме
Наименование организации‚ должность (специальность‚ профессия)	Полное официальное наименование работодателя (ООО «Ромашка»‚ ГБУ «Центр․․․») и точное наименование должности (например: «Ведущий специалист по кадрам»‚ «Инженер-программист»)․	Трудовой договор‚ штатное расписание
Подразделение	Название структурного подразделения‚ если оно есть (например: «Отдел кадров»‚ «Производственный цех №2»)․	Приказ о приеме
Основание	Данные документа‚ на основании которого работник принят․ Формат: «Приказ №․․․ от ․․․» или «Трудовой договор от ․․․»․ Указываются номер и дата․	Номер и дата приказа о приеме на работу
Примечание	Оставляется пустой‚ если нет особых условий (например‚ испытательный срок)․	—

Пример записи о приеме на работу:

Заполнение записей о переводах и увольнении

Каждое изменение трудовых отношений (перевод‚ увольнение) оформляеться отдельной строкой по аналогичной схеме․

При переводе: В графе 2 — дата перевода‚ в графе 3 — новая должность‚ в графе 5 — номер и дата приказа о переводе․
При увольнении: В графе 2 — дата увольнения (последний рабочий день)‚ в графе 3, «Уволен(а)» и причина (например‚ «по собственному желанию»‚ «в связи с сокращением штата»)‚ в графе 5 — номер и дата приказа об увольнении․

Запрещено: делать пометки «УТОЧНЯЕТСЯ»‚ «ПО СОГЛАШЕНИЮ СТОРОН» и т․п․ Причина увольнения должна быть указана строго по тексту Трудового кодекса РФ (ст․ 77‚ 78‚ 81 и др․)․

Раздел «Сведения о награждениях»

Этот раздел не используется для продолжения записей о работе․ Если для записи о приеме‚ переводе или увольнении не хватило места в разделе «Сведения о работе»‚ работодатель не имеет права продолжить в этом разделе․ Необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку․

Использование вкладыша

Вкладыш — это дополнительный лист установленной формы‚ который вклеивается в книжку․ Он имеет тот же заголовок «Сведения о работе» и используется‚ когда основной блок заполнен․ Записи на вкладыше нумеруются продолжением (например‚ если последняя запись в основной части была №15‚ то на вкладыше начинаем с №16)․ Вкладыш заверяется подписью руководителя и печатью организации․

Особенности заполнения при совместительстве и вахтовом методе

Совместительство: Запись вносится в ту же книжку․ В графе 3 указывается: «Принят(а) на работу по совместительству на должность ․․․»․ В графе 5, основание (приказ о совмещении)․ Увольнение с основной работы не прекращает трудовые отношения по совместительству‚ если иное не указано․
Вахтовый метод: Запись оформляется как обычный прием на работу․ В графе 3 можно добавить пометку «вахтовый метод»․ В графе 5 указывается приказ о направлении в командировку/на вахту․ Даты приема и увольнения соответствуют датам начала и окончания вахты․

Общие правила и требования

Чернила: Только черные или синие (синие — только для подписей)․
Шрифт: Разборчивый‚ рукописный․
Сокращения: Не допускаются (кроме общепринятых‚ например «г․»‚ «№»)․
Исправления и помарки: Категорически запрещены! При ошибке запись зачеркивается одной чертой‚ рядом пишется правильный вариант‚ ставится дата исправления и подпись лица‚ внесшего исправление (обычно кадровик или руководитель)․
Даты: Указываются в формате ДД․ММ․ГГГГ․

Что делать‚ если книжка у сотрудника отсутствовала?

Если у вновь принимаемого работника никогда не было трудовой книжки (например‚ он первый раз устраивается на работу)‚ работодатель обязан:

Выдать ему бланк трудовой книжки установленной формы (если он подал заявление на её получение)․
Заполнить титульный лист и первую запись о приеме на работу в присутствии самого работника․
Не позднее 7 календарных дней с даты приема на работы (не с даты оформления!) передать заполненную книжку работнику под расписку․

Важно! Если работник не хочет получать бумажную книжку‚ он должен подать заявление об отказе от её оформления․ В этом случае о нём формируется запись в электронную трудовую книжку (ЭТК) в ПФР․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): ключевые отличия

Не выдается физический бланк (если нет заявления)․
Все сведения о работе (прием‚ переводы‚ увольнения‚ награждения) работодатель обязан передавать в ПФР в электронном виде по форме СЗВ-ТД․
Отчет СЗВ-ТД сдается ежемесячно (не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным)․
Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или «Госуслуг»․
При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на бумажном носителе (если у него она была) или сведения о трудовой деятельности (если велась только ЭТК) по форме‚ утвержденной Минтрудом․

Типичные ошибки и как их избежать

Неправильное наименование должности․ Должность должна точно соответствовать штатному расписанию и трудовому договору․
Отсутствие основания․ В графе 5 всегда указывается номер и дата приказа (или договора)․
Сокращения и неразборчивый почерк․ Пишите четко и полностью․
Несвоевременная выдача книжки․ После оформления первой записи книжку должны передать работнику в течение 3 рабочих дней (по общему правилу)‚ но не позднее 7 дней с даты приема на работу․
Исправления без подписи и даты․ Любое исправление должно быть заверено․

Правильное ведение трудовой книжки — это залог защищённости и работника‚ и работодателя․ Основные принципы просты: основание на документе‚ последовательность‚ точность и аккуратность․ Всегда сверяйтесь с актуальными бланками и инструкциями Минтруда РФ․ При сомнениях — консультируйтесь со специалистом по кадрам или юристом․

Дата актуализации информации: май 2026 года․ Перед применением проверяйте возможные изменения в законодательстве․