С 1 января 2021 года в России параллельно с электронными трудовыми книжками (ЭТК) действует и бумажный вариант. Однако с 1 января 2026 года завершается переходный период‚ после чего основной формат станет электронным. Бумажная трудовая книжка (БТК) будет выдаваться только по личному заявлению работника. Эта статья подробно разбирает‚ когда‚ как и почему нужно писать такое заявление.

Когда заявление на бумажную книжку обязательно?

Не каждый новый сотрудник должен подавать заявление. Ситуации делятся на две категории:

Заявление НЕ требуется‚ если:

• Сотрудник уже работал в другой организации после 1 января 2021 года и уже написал заявление о ведении БТК (бумажная книжка у него на руках). В этом случае его выбор сохраняется‚ и новому работодателю не нужно повторно оформлять заявление. Работодатель просто продолжает вести ту же самую книжку.
• Сотрудник ранее выбрал электронный формат и не менял его. Тогда ведется ЭТК.

Заявление ТРЕБУЕТСЯ‚ если:

• Сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года и у него нет бумажной трудовой книжки (она не велась ранее или была утеряна и не восстановлена).
• Сотрудник ранее выбирал электронный формат‚ но теперь передумал и хочет перейти на бумажный. В этом случае он пишет новое заявление с просьбой прекратить ведение ЭТК и выдать ему БТК.
• У сотрудника есть старая (советская или довоенная) бумажная трудовая книжка‚ и он хочет‚ чтобы в нее продолжали вносить записи.

Как правильно составить заявление?

Единого утвержденного бланка не существует. Заявление пишется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты.

Обязательные элементы заявления:

1. Шапка: наименование организации (работодателя)‚ ФИО и должность руководителя (или кадровика).
2. Данные сотрудника: ФИО‚ паспортные данные‚ занимаемая должность.
3. Просительная часть: четкая и недвусмысленная формулировка о выборе формата.
4. Основание: ссылка на ст. 66 или 66.1 ТК РФ.
5. Дата и подпись сотрудника.

Образец заявления (текст)

Ключевые формулировки:

• Для выбора бумажного формата: «Прошу продолжить осуществлять ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе…» или «Прошу вести мою трудовую книжку в бумажной форме…».
• Для выбора электронного формата: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде…» или «Прошу формировать сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде…».
• Для перехода с электронного на бумажный: «Прошу прекратить ведение моей электронной трудовой книжки и выдать мне бумажную трудовую книжку…».

Сроки подачи заявления

Заявление подается в период испытательного срока или в течение трех рабочих дней со дня приема на работу (если испытание не предусмотрено). Работодатель обязан принять заявление и рассмотреть его.

Что делает работодатель после получения заявления?

1. Принимает заявление (желательно с отметкой о приеме).
2. Вносит запись в книжку (если выбрана бумажная форма) или формирует сведения в ЭТК (если выбран электронный формат).
3. При выборе бумажного формата: выдает сотруднику его трудовую книжку (новую или ранее имевшуюся) под расписку. Если книжки нет‚ оформляет новую.
4. При выборе электронного формата: уведомляет сотрудника о начале ведения ЭТК и предоставляет ему доступ к ней через портал Госуслуг или личный кабинет в системе организации.
5. Отказывать в просьбе о ведении БТК нельзя. Это право сотрудника.

Особые случаи и частые вопросы

Иностранный гражданин

Если у гражданина другой страны нет бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан по его просьбе оформить и выдать ему бумажную трудовую книжку. Заявление от него также требуется.

Утерянная или испорченная книжка

Если у сотрудника была бумажная книжка‚ но она утеряна/испорчена‚ он должен сначала восстановить ее (через суд или по месту последнего работы). После восстановления он подает заявление на продолжение ведения БТК. Если восстановление невозможно‚ оформляется новая книжка.

Можно ли передумать?

Да. Сотрудник в любой момент может подать новое заявление с просьбой изменить способ ведения (например‚ перейти с электронного на бумажный). Работодатель обязан перейти на новый формат с даты подачи заявления.

Нужно ли заявление при увольнении?

Нет. Заявление о выборе формата подается при приеме на работу. При увольнении работодатель просто вносит последнюю запись в выбранный ранее формат (бумажный или электронный) и выдает документы.

Ответственность работодателя

Если работодатель:

• Не разъяснил сотруднику его право на выбор‚
• Не принял заявление‚
• Не ведет трудовую книжку в выбранном сотрудником формате‚

— это является нарушением Трудового кодекса. На работодателя может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Практический вывод и рекомендации

Статья подготовлена на основе актуальной судебной практики и разъяснений контролирующих органов по состоянию на май 2026 года.