С 1 января 2020 года в России параллельно с электронными трудовыми книжками (ЭТК) продолжает действовать традиционный бумажный формат. Законодательство дает работнику право выбора‚ и если он решает продолжать вести бумажную трудовую книжку‚ это решение имеет четкие процедурные и правовые последствия. Данная статья подробно разбирает этот сценарий.

Правовая основа: право выбора за работником

Ключевым изменением‚ введенным Федеральным законом от № 439-ФЗ‚ стало не обязательное‚ а альтернативное ведение трудовой книжки. Согласно части 2 статьи 2 и статьям 66‚ 66.1 Трудового кодекса РФ:

• Работник‚ принятый на работу впервые с 2020 года‚ получает сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в базе Социального фонда России — СФР) по умолчанию.
• Однако любой работник (включая тех‚ кто уже имеет бумажную книжку) вправе выбрать один из двух форматов:
  1. Электронная трудовая книжка (сведения хранятся в информационной системе СФР).
  2. Бумажная трудовая книжка (традиционный формат с вклеенными страницами).

Как работник выражает свой выбор?

Выбор не является молчаливым согласием. Работник должен подать письменное заявление работодателю. Это обязательное условие.

Форма заявления не строго регламентирована‚ но должна содержать ключевые элементы:

• Наименование работодателя (организации‚ ФИО ИП).
• ФИО и должность работника.
• Ясное и недвусмысленное выражение воли: «прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе» или аналогичная формулировка со ссылкой на ст. 66 ТК РФ.
• Дата и личная подпись работника.

Заявление подается в отдел кадров (уполномоченному лицу) лично под расписку или направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Что происходит после выбора в пользу бумажной книжки?

Для работника‚ который уже имеет бумажную книжку

Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка и вы подали заявление о продолжении ее ведения:

• Работодатель продолжает вносить записи в вашу существующую книжку (о приеме‚ увольнении‚ взысканиях‚ поощрениях и т.д.) в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
• Вы получаете только бумажный документ. Сведения в базе СФР на вас не формируются (или формируются только в минимальном объеме‚ необходимом для отчетности‚ но без возможности вашего доступа к личному кабинету).
• Вы несете полную ответственность за физическое хранение и сохранность своей трудовой книжки. В случае утери или порчи вы должны будете восстановить ее через суд или обращение в архив (если записи есть).

Для впервые принимаемого на работу работника (с 2020 года)

Если вы устраиваетесь на работу впервые и не имели ранее трудовой книжки (бумажной или электронной):

• По умолчанию вам будет открыта электронная трудовая книжка в СФР.
• Если вы хотите получить бумажную книжку‚ вы должны заранее‚ при приеме на работу‚ подать соответствующее заявление работодателю.
• В этом случае работодатель обязан оформить вам бумажную трудовую книжку установленного образца и вести ее.

Особенности ведения бумажной трудовой книжки в 2026 году

Несмотря на развитие цифровизации‚ бумажная трудовая книжка сохраняет полную юридическую силу. При ее ведении:

• Записи делаются рукописным или машинописным способом‚ с обязательным указанием даты и подписью ответственного лица от работодателя (обычно специалиста отдела кадров) и печатью организации (если она есть).
• Содержание записей строго регламентировано: основание для внесения записи (приказ‚ распоряжение)‚ дата‚ наименование документа‚ подпись. Запрещены исправления‚ помарки‚ незаверенные дописки.
• Требования к книжке: она должна быть на бланке установленной формы‚ с пронумерованными страницами‚ скрепленными обложкой. Используются только чернила (синие или черные).
• Хранение: после увольнения работник хранит книжку самостоятельно. При устройстве на новое место работы он должен предъявить ее новому работодателю для внесения записи об увольнении с предыдущего места и приема на новое.

Сравнительная таблица: Бумажная vs. Электронная книжка

Важные нюансы и частые вопросы

Можно ли передумать и сменить формат?

Да. Закон не запрещает переход с бумажного формата на электронный и наоборот. Однако для этого снова потребуется подать новое письменное заявление работодателю. Переход возможен не чаще одного раза в год. Все ранее внесенные записи будут перенесены/отражены в выбранном формате.

Что‚ если работодатель не реагирует на заявление?

Если вы подали заявление о продолжении ведения бумажной книжки‚ а работодатель игнорирует его и начинает направлять сведения в СФР (что фактически означает перевод на электронный формат)‚ это нарушение ваших прав. В этом случае следует:

1. Направить работодателю письменное требование (повторное заявление) с указанием на нарушение ст. 66.1 ТК РФ.
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению закона и восстановления вашего права.

Можно ли иметь две книжки: бумажную и электронную?

Нет. Закон предусматривает исключительный выбор одного формата. Сведения о трудовой деятельности должны храниться в одном месте — либо в вашей бумажной книжке‚ либо в информационной системе СФР. Дублирование не предусмотрено.

Право на продолжение ведения бумажной трудовой книжки — это реальная и защищаемая законом возможность для каждого работника. Ключевое условие — своевременное и грамотное заявление. Если вы цените физический документ‚ привыкли к нему или опасаетесь цифровых рисков‚ этот формат остается полностью актуальным. Главное — помнить о необходимости самостоятельного хранения и аккуратного ведения документа. При любых спорных ситуациях с работодателем стоит ссылаться на статьи 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики его применения. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.